Μέρος της δουλειάς ενός διευθυντή είναι η πειθαρχία των υπαλλήλων που δεν τηρούν τους κανόνες. Ενώ μια απλή προφορική προειδοποίηση θα αρκεί για πρώτη φορά, μικρές παραβάσεις, πιο σοβαρές ή επαναλαμβανόμενες παραβάσεις απαιτούν τεκμηριωμένη γραπτή προειδοποίηση. Αυτό θα βοηθήσει όχι μόνο να εξηγήσει στον υπάλληλο τι έκανε λάθος και τι αναμένεται από αυτόν, αλλά επίσης να σας επιτρέψει να κρατήσετε ένα αντίγραφο της προειδοποίησης για το φάκελο του υπαλλήλου, το οποίο μπορεί να είναι χρήσιμο αργότερα. Η σύνταξη μιας τέτοιας προειδοποίησης μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά με ένα γραπτό πρότυπο προειδοποίησης, η διαδικασία μπορεί να είναι πραγματικά απλή.
Συμβουλές
-
Μια γραπτή προειδοποίηση θα πρέπει να ακολουθεί ένα τυποποιημένο πρότυπο και να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως ποιοι κανόνες έχουν παραβιαστεί, λεπτομερή περιγραφή του αδικήματος και πώς πρέπει να βελτιωθεί ο υπάλληλος.
Γιατί να χρησιμοποιήσετε γραπτή προειδοποίηση
Μια γραπτή προειδοποίηση μπορεί να είναι χρήσιμη τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για την εταιρεία. Για τον εργαζόμενο, η προειδοποίηση μπορεί να παρέχει σαφείς οδηγίες και οδηγίες σχετικά με το τι αναμένει η εταιρεία από αυτήν και πώς να βελτιώσει την απόδοση της εργασίας της, ώστε να αποφευχθούν περαιτέρω προειδοποιήσεις. Για την εταιρεία, η γραπτή προειδοποίηση μπορεί να βοηθήσει να αποδείξει ότι έχουν ληφθεί μέτρα, ώστε να μπορέσουν να ληφθούν περαιτέρω μέτρα εάν το πρόβλημα συνεχίσει. Χρησιμεύει επίσης ως τεκμηρίωση του προβλήματος σε περίπτωση που ο εργαζόμενος καταθέσει αργότερα κάποια νομική διαφορά, όπως μια παράνομη υπόθεση τερματισμού.
Πότε να χρησιμοποιείτε αυτές τις προειδοποιήσεις
Κάθε επιχείρηση θα έχει διαφορετικά προβλήματα με διαφορετικούς υπαλλήλους βάσει των κανόνων της εταιρείας και του είδους των ατόμων που εργάζονται εκεί. Τούτου λεχθέντος, ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον οποίο οι υπάλληλοι εγγράφονται σε όλες τις βιομηχανίες είναι η υπερβολική καθυστέρηση.
Συνήθως μια προειδοποιητική επιστολή προς έναν υπάλληλο εκδίδεται μετά από προφορική προειδοποίηση, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πάντοτε. Σε περίπτωση που συμβεί ένα σοβαρό αδίκημα, είναι λογικό να παρακάμψετε μια προφορική προειδοποίηση και να έχετε αμέσως μια γραπτή προειδοποίηση που μπορεί να πάει στο αρχείο του υπαλλήλου. Αξίζει να σημειωθεί ότι όλες οι προφορικές προειδοποιήσεις πρέπει να τεκμηριώνονται μετά το γεγονός, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας της προειδοποίησης, και αυτές πρέπει να καταχωρούνται στον φάκελο του υπαλλήλου, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση ως προς το αν ο υπάλληλος έχει ή δεν έχει προειδοποιήσει ένα ιδιαίτερο πρόβλημα.
Χρησιμοποιώντας μια επιστολή επίπληξης
Είναι καλή ιδέα να αναζητήσετε πρότυπα τόσο για γραπτή προειδοποίηση όσο και για επιστολή επιστολών υπαλλήλων, προτού τα χρειαστείτε. Αυτά θα πρέπει να προσαρμοστούν για την επιχείρησή σας και να προετοιμαστούν για χρήση πριν να γράψετε πραγματικά έναν υπάλληλο. Κάθε εργαζόμενος που λαμβάνει ειδοποίηση προειδοποίησης ή πειθαρχίας πρέπει να λάβει την ίδια φόρμα συμπληρωμένη με πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο πρόβλημα που τεκμηριώνεται. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλοι οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζονται δίκαια και ισότιμα.
Συμπληρώστε πάντα κάθε κενό σε μια προτυπωμένη επιστολή προειδοποιητικής επιστολής.Εάν κάτι δεν ισχύει, μπορείτε να γράψετε το "N / A", οπότε είναι σαφές ότι δεν ήταν εφαρμόσιμο και ότι δεν υπήρξατε αμέλεια κατά την συμπλήρωση της φόρμας. Αν γράφετε πράγματι μια επιστολή χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό, αλλά γράψτε ακόμα το γράμμα με όλες τις λεπτομέρειες. Η λήψη αυτών των βημάτων μπορεί να σας προστατεύσει εάν προκύψουν νομικά προβλήματα αργότερα. Για το λόγο αυτό, χρησιμοποιήστε πάντα την επίσημη γλώσσα και αποφύγετε τη χρήση στενογραφίας ή φρασεολογίας.
Ενώ πρέπει να εργαστείτε με ένα πρότυπο, ο συγκεκριμένος τόνος που χρησιμοποιείται σε επιστολή επίπληξης πρέπει να ποικίλει ανάλογα με τη σοβαρότητα της παραβίασης. Αν ο υπάλληλος καθυστέρησε μερικές φορές, για παράδειγμα, μπορείτε απλά να επικεντρωθείτε στη διόρθωση της συμπεριφοράς και να ορίσετε έναν πιο θετικό τόνο για να τον ενθαρρύνετε να εμφανιστεί έγκαιρα. Εάν ένας υπάλληλος κατάρα σε έναν πελάτη, όμως, μπορεί να θέλετε να έχετε έναν πολύ πιο σοβαρό τόνο που επικεντρώνεται σε ενδεχόμενες κυρώσεις σε περίπτωση που ξαναπάει λάθος.
Δώστε την επιστολή στον υπάλληλο αυτοπροσώπως, όχι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι απλά αφήνοντας το στο γραφείο του υπαλλήλου. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε ένα μάρτυρα παρόν ή όχι, αλλά μην χειρίζεστε το θέμα δημόσια μπροστά από το υπόλοιπο προσωπικό. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο και άβολο, αλλά είναι σημαντικό να το κάνετε. Μπορεί πραγματικά να είναι ωφέλιμο να μιλήσετε στον υπάλληλο σχετικά με την κατάσταση, καθώς μπορεί να πιστέψει ότι η επιστολή ακούγεται περισσότερο ή λιγότερο αυστηρή από ό, τι σκοπεύατε να είναι και ακόμα και η παρουσία σας μπορεί να βοηθήσει να υπογραμμίσετε τον τόνο που σκοπεύατε να πάρετε με το γράμμα. Μπορείτε να μαλακώσετε το χτύπημα της επιστολής προσφέροντας στον υπάλληλο κάποια θετική ανατροφοδότηση, αλλά ποτέ δεν το κάνετε αν προκαλεί οποιαδήποτε σύγχυση σχετικά με τη σοβαρότητα της προειδοποίησης που εκδίδετε.
Πάντα να λαμβάνετε υπογραφή από τον υπάλληλο ενώ είστε παρόντες. Εάν αρνείται να το υπογράψει, ζητήστε του να υπογράψει μια επιστολή που δηλώνει ότι αρνήθηκε να υπογράψει την προειδοποίηση. Κρατήστε το υπογεγραμμένο αντίγραφο για το αρχείο του υπαλλήλου. Εάν ο υπάλληλος υπογράψει μια επιστολή που δηλώνει ότι αρνείται να υπογράψει την προειδοποίηση, συρράψτε το με το γράμμα. Παρέχετε επίσης αντίγραφο στον υπάλληλο για τα αρχεία του.
Παράδειγμα εγγραφής υπαλλήλων
Μια γραπτή προειδοποιητική επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με τις βασικές διατυπώσεις, όπως το θέμα, η ημερομηνία, η ώρα, το όνομά σας, ο τίτλος εργασίας σας, το όνομα του υπαλλήλου και ο τίτλος θέσης εργασίας και τα ονόματα οποιουδήποτε άλλου προσώπου που λαμβάνει ένα αντίγραφο του σημειώματος. Ενδέχεται να θέλετε να συμπεριλάβετε το λογότυπο της εταιρείας σας στην κορυφή της φόρμας, αλλά αυτό είναι προαιρετικό.
Εάν έχετε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων, θα πρέπει πρώτα να δηλώσετε ποιο μέρος της πολιτικής της εταιρείας παραβιάστηκε. Μπορείτε είτε να γράψετε τη συγκεκριμένη πολιτική είτε απλά να συμπεριλάβετε μια αναφορά στο σχετικό τμήμα του εγχειριδίου. Αν δεν έχετε ένα εγχειρίδιο, τότε γράψτε απλά μια σύντομη περίληψη των εταιρικών κανόνων που ισχύουν.
Συμπεριλάβετε εάν πρόκειται για την πρώτη ή την τελευταία προειδοποίηση και εάν πρόκειται για σοβαρή παράβαση, σημειώστε και αυτό. Η προειδοποίηση θα πρέπει να έχει χρονικό πλαίσιο, πράγμα που σημαίνει ότι εάν περάσει αρκετός χρόνος, η προειδοποίηση θα αφαιρεθεί από το αρχείο του υπαλλήλου και δεν θα θεωρηθεί ως προειδοποίηση. Με άλλα λόγια, μια προηγούμενη γραπτή προειδοποίηση σχετικά με την καθυστέρηση δεν θα πρέπει να υπολογίζεται εναντίον του εργαζομένου εάν αρχίσει να έρχεται στα τέλη τριών ετών αργότερα. Ωστόσο, η επιστολή πρέπει να παραμείνει στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου για αναφορά. Γενικά, μια πρώτη προειδοποίηση πρέπει να διαρκέσει έξι μήνες, ένα σοβαρό αδίκημα να διαρκέσει οκτώ μήνες και μια τελευταία προειδοποίηση να διαρκέσει ένα χρόνο, αλλά αυτό μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας σας.
Στη συνέχεια, περιγράψτε ακριβώς τι συνέβη με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του χρόνου και των ονομάτων όλων των εμπλεκόμενων ατόμων. Μην συμπεριλάβετε υποκειμενικές λεπτομέρειες, όπως λέγοντας ότι ο υπάλληλος ήταν έτοιμος σε έναν άλλο υπάλληλο. Αντ 'αυτού, διευκρινίστε τι ακριβώς έκανε ο εργαζόμενος που θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως μέσο. Μπορείτε να επιλέξετε να γράψετε την περιγραφή των γεγονότων, την περιγραφή των γεγονότων από τον εργαζόμενο και τυχόν περιγραφές των συμβάντων των μαρτύρων, εάν οι λογαριασμοί αυτοί διαφέρουν. Εάν χρησιμοποιείτε μια προτυπωμένη φόρμα και δεν υπάρχει αρκετός χώρος για να γράψετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες, είναι εντάξει να επισυνάψετε ένα δεύτερο κομμάτι χαρτί, εάν είναι απαραίτητο.
Για να βοηθήσετε τον υπάλληλο να βελτιωθεί, ακολουθήστε τις λεπτομέρειες του τι συνέβη με το πώς η συμπεριφορά του εργαζομένου πρέπει να αλλάξει και πόσο σύντομα θα πρέπει να κάνει τέτοιες αλλαγές. Ακολουθήστε τα παραπάνω με σαφώς λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις συνέπειες που θα προκύψουν εάν αποτύχει να διορθώσει τη συμπεριφορά της. Θυμηθείτε ότι η γραπτή προειδοποίηση δεν είναι πειθαρχική ενέργεια, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει ποιες πειθαρχικές ενέργειες θα εμφανιστούν σε περίπτωση που το πρόβλημα συνεχίσει. Τέλος, υπογράψτε και χρονολογήστε την επιστολή, παρουσιάστε την στον υπάλληλο και ζητήστε από την ίδια και τους μάρτυρες της συνάντησης να υπογράψουν και να την δώσουν.
