Η διαχείριση των ατόμων μερικές φορές σημαίνει την έκδοση προειδοποιήσεων σχετικά με παραβιάσεις κανόνων, όπως η καθυστέρηση. Μια επίσημη, γραπτή προειδοποίηση μπορεί να είναι αρκετή για να μεταβάλει τη συμπεριφορά ενός υπαλλήλου του οποίου το φύλλο εργασίας δείχνει συνήθεια να έρχεται για εργασία αργά. Εάν το πρόβλημα συνεχιστεί και αναγκαστείτε να προβείτε σε πειθαρχικές ενέργειες, οι γραπτές προειδοποιήσεις χρησιμεύουν ως χαρτί που αποδεικνύουν την προσπάθεια να ενημερώσετε τον υπάλληλο για τη μη ικανοποιητική συμπεριφορά και να δώσετε τη δυνατότητα επίλυσης του προβλήματος.
Παρέχετε σχετικές πληροφορίες σχετικά με την προειδοποίησή σας, όπως το όνομα και το επώνυμο του υπαλλήλου, τον τίτλο, το τμήμα και την ημερομηνία της πειθαρχίας. Εκτυπώστε το σε επιστολόχαρτο της εταιρείας ή συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας. Επίσης, γράψτε το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο και το τμήμα. Αντιμετώπιση της προειδοποίησης απευθείας στον υπάλληλο.
Εξηγήστε ότι ο υπάλληλος γράφεται για καθυστέρηση, όπως φαίνεται από το φύλλο χρόνου ή την κάρτα χρόνου. Αναφέρει τη συγκεκριμένη ημερομηνία (ες) κατά την οποία συνέβη η παραβίαση. Καθορίστε την ώρα έναρξης του εργαζομένου, καθώς και τον χρόνο που αναγράφεται στο δελτίο χρόνου για κάθε παράβαση.
Αναφέρετε τον κανονισμό της εταιρείας που απαιτεί από όλους τους υπαλλήλους να είναι έτοιμοι να εργαστούν στις προγραμματισμένες ώρες τους. Εάν αυτές οι πληροφορίες δημοσιεύονται σε ένα εγχειρίδιο των εργαζομένων ή σε άλλο έγγραφο, το επισημάνετε αυτό και δημιουργήστε ένα αντίγραφο για να επισυνάψετε στην προειδοποίηση.
Δηλώστε ότι το έγγραφο χρησιμεύει ως γραπτή προειδοποίηση προς τον υπάλληλο. Εάν ο υπάλληλος έχει λάβει προηγούμενες προφορικές ή γραπτές προειδοποιήσεις για το ίδιο θέμα, συμπεριλάβετε και τις ημερομηνίες αυτών.
Αναφέρατε τι θα συμβεί αν η καθυστέρηση συνεχίσει. Ορισμένες εταιρείες έχουν μια αυστηρή διαδικασία, όπως ένας κανόνας "τριών απεργιών", ενώ άλλοι λαμβάνουν αποφάσεις κατά περίπτωση. Για να καλύψετε όλες τις δυνατότητες, συμπεριλάβετε τη δήλωση "Η συνεχιζόμενη καθυστέρηση εξαρτάται από την πειθαρχία μέχρι και την παύση της απασχόλησης".
Υπογράψτε το έγγραφο. Συμπεριλάβετε τη σημείωση "cc: file" στο κάτω μέρος για να υποδείξετε ότι τοποθετείτε ένα αντίγραφο στο αρχείο του υπαλλήλου ως επίσημη πειθαρχία. Επίσης, σημειώστε οποιαδήποτε άλλα άτομα ή τμήματα που θα λάβουν ένα αντίγραφο, όπως οι ανθρώπινοι πόροι ή ο επικεφαλής του τμήματος σας. Αφήστε το δωμάτιο ή την υπογραφή και την ημερομηνία του υπαλλήλου. Εάν ο υφισταμένος σας αρνείται να υπογράψει το έγγραφο, δηλώστε ότι στη γραμμή υπογραφής. Αυτό δείχνει ότι ο εργαζόμενος ήταν παρών και έλαβε γνώση του περιεχομένου της προειδοποίησης.
Προειδοποίηση
Κάθε κράτος έχει τους δικούς του νόμους για τον τερματισμό των εργαζομένων. Συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο ή την εταιρική νομική υπηρεσία για να βεβαιωθείτε ότι η διατύπωσή σας είναι νόμιμη.
