Οι προπωλητές αποστολής είναι ειδοποιήσεις που δίδονται στους αγοραστές αγαθών για να τους ενημερώσουν ότι μια αποστολή βρίσκεται σε εξέλιξη. Αυτοί οι πωλητές χρησιμοποιούνται κυρίως με ναυτιλία στο εξωτερικό, παρόλο που πολλές άλλες εταιρείες με μόνο εγχώριες επιχειρήσεις μπορούν να τις χρησιμοποιήσουν. Μια προμήθεια αποστολής αποστέλλεται συχνά με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον πελάτη που παραλαμβάνει τα εμπορεύματα αρκετές ημέρες πριν από την αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης. Αυτή η ειδοποίηση επιτρέπει στον πελάτη χρόνο να προετοιμαστεί για την άφιξη.
Κατανόηση του σκοπού της προειδοποίησης αποστολής. Πολλές εταιρείες στέλνουν προπληρωμή από την ευγένεια στον πελάτη. Διατηρεί τον πελάτη ενήμερο σχετικά με τα στοιχεία παράδοσης των αναμενόμενων αποστολών. Αν είστε εταιρεία που μεταφέρει εμπορεύματα, δώστε στους πελάτες σας μια τέτοια ειδοποίηση ευγένειας.
Προσδιορίστε τη μέθοδο αποστολής της ειδοποίησης. Η πιο συνηθισμένη μέθοδος που χρησιμοποιείται για την αποστολή ειδοποιήσεων προειδοποίησης αποστολής είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τίτλος της ειδοποίησης. Συμπεριλάβετε τον τίτλο "Προεπιλογή αποστολής" στην κορυφή της ειδοποίησης. Εάν στέλνετε την ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γράψτε και αυτό στη γραμμή θέματος. Συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση λέγοντας στον πελάτη ότι αυτό χρησιμεύει ως ειδοποίηση ότι τα παραγγελθέντα αγαθά βρίσκονται στο δρόμο τους.
Δηλώστε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας. Μια προσυσκευασία αποστολής πρέπει να αναφέρει μερικές βασικές πληροφορίες. Πρέπει να αναφέρει σαφώς το όνομα της εταιρείας σας για να ενημερώσει αμέσως τον πελάτη σχετικά με το ποιος αποστέλλει αυτήν την ειδοποίηση. Συμπεριλάβετε τον τύπο της μεθόδου αποστολής που χρησιμοποιείται, τον αριθμό παρακολούθησης και την αναμενόμενη ημερομηνία άφιξης.
Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον εκτελωνισμό. Όταν τα αγαθά αποστέλλονται στο εξωτερικό, υπάρχουν πολλά σημαντικά έγγραφα που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή τους. Τα έντυπα αυτά συμπληρώνονται γενικά από τον φορτωτή και τον μεταφορέα των εμπορευμάτων. Τα τελωνειακά έγγραφα διασφαλίζουν ότι τα εμπορεύματα θα μπορούν να εκτελωνιστούν μέσω των τελωνείων. Μια προσυσκευασία αποστολής περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες για να δείξει στον πελάτη ότι έχουν ολοκληρωθεί τα κατάλληλα έντυπα. Εάν αυτά τα έντυπα δεν ολοκληρωθούν σωστά, ενδέχεται να παρουσιαστεί πρόβλημα με την αποστολή.
Επισυνάψτε άλλα σημαντικά έγγραφα. Με μια προμήθεια αποστολής, πολλές εταιρείες επισυνάπτουν συχνά ορισμένα έγγραφα, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν φορτωτική, εμπορικό τιμολόγιο, κατάλογο συσκευασιών ή δελτίο δεδομένων ασφαλείας υλικού, που αναφέρεται ως MSDS.
Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αυτή είναι μία από τις πιο σημαντικές λεπτομέρειες που περιέχει μια προειδοποίηση αποστολής. Αυτό αποτελείται κυρίως από έναν αριθμό τηλεφώνου που ο πελάτης μπορεί να καλέσει αν προκύψουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ανησυχίες ή προβλήματα.
