Είτε πρόκειται για σύμπλεγμα συγκυριαρχίας είτε για πολυεθνική εταιρεία, τα πρακτικά συνάντησης αποτελούν τη νομική βάση για οποιεσδήποτε ενέργειες της ομάδας. Πιστώσεις, πολιτικές, αγορές - οποιαδήποτε δραστηριότητα της εταιρείας, μη κερδοσκοπικού ή κερδοσκοπικού χαρακτήρα - πρέπει να καταγράφονται σε λεπτά. Ορισμένες οργανώσεις είναι πιο ανεπίσημες από άλλες - πιθανότατα δεν θα ακούσετε έναν γείτονα που κινείται να υποβάλει μια πρόταση στο τραπέζι σε μια εκκλησιαστική επιτροπή - αλλά όλοι πρέπει να λειτουργούν σύμφωνα με τις αποφάσεις των διοικητικών τους οργάνων. Τα πρακτικά παρέχουν απόδειξη αυτών των ενεργειών και καθορίζουν την πρόθεσή τους.
Προετοιμάσου
Σχεδιάστε μπροστά. Συγκεντρώστε την ατζέντα και έναν κατάλογο των μελών ή των συμμετεχόντων στη συνάντηση πριν από τη συνάντηση. Εάν η ομάδα σας δεν λειτουργεί συνήθως με μια ατζέντα, ενθαρρύνετε την αρχή να το κάνει για να διατηρήσει την εστίαση. Μάθετε πόσα μέλη χρειάζονται για να διεξάγουν τις επιχειρήσεις, ώστε να μπορείτε να σημειώσετε την ύπαρξη απαρτίας στα πρακτικά, εφόσον απαιτείται.
Δημιουργήστε ένα πρότυπο που θα χρησιμοποιηθεί για τις σημειώσεις σας. Συμπεριλάβετε χώρους για την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία, καθώς και μια λίστα ελέγχου των μελών για να αφαιρέσετε τους συμμετέχοντες και τις απουσίες. Εάν η συνάντηση περιλαμβάνει δημόσια εισροή, συμπεριλάβετε γραμμές για τα ονόματα και τα θέματα που αντιμετωπίζει η κάθε μία. Διάφορες ιστοσελίδες όπως το Meetingtemplates.com προσφέρουν δωρεάν πρότυπα για διάφορους τύπους συνάντησης.
Συμπληρώστε την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο, τους συμμετέχοντες και τις πληροφορίες απαρτίας στη συνεδρίαση. Σημειώστε ποιος κάλεσε τη σύσκεψη στην παραγγελία και την ώρα. Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από τα μέλη του κοινού να παρακολουθήσουν τα ονόματά τους, ώστε να μην χρειάζεται να ρωτήσετε πώς να τα γράψετε. Σε μεγάλες ομάδες μελών, κυκλοφορεί ένα φύλλο εγγραφής για να ελέγξετε διπλά τον κατάλογο ελέγχου συμμετοχής σας.
Εκτελέστε με ακρίβεια
Καταγράψτε κάθε ζήτημα και κάθε ενέργεια που έχει ληφθεί σε κάθε θέμα. Να περιλαμβάνεται πάντα το όνομα του μέλους που έκανε την κίνηση. Η πρώτη πρόταση είναι γενικά η αποδοχή των πρακτικών μιας προηγούμενης συνεδρίασης, ακολουθούμενη από τις εκθέσεις των επιτροπών. Συμπεριλάβετε συστάσεις και τυχόν μέτρα που ελήφθησαν σε απάντηση. Διατηρήστε γραπτές εκθέσεις επιτροπών για να συμπεριλάβετε τα τελικά πρακτικά. Μην επιχειρήσετε να συνοψίσετε τις συζητήσεις.
Σημειώστε τα ονόματα εκείνων που εισάγουν, μετακινούνται ή υποστηρίζουν με άλλο τρόπο τη δράση μαζί με μια ακριβή αναδιατύπωση κάθε κίνησης. Πολλές οργανώσεις καταγράφουν επίσης και το πρόσωπο που διέρχεται την κίνηση. Μην διστάσετε να ζητήσετε επαναδιατύπωση ή διευκρίνιση - αυτό το επίσημο αρχείο δεσμεύει την ομάδα σε συγκεκριμένες ενέργειες.
Καταγράψτε τις ψήφους σύμφωνα με το σύστημα του οργανισμού σας. Θα χρειαστείτε τουλάχιστον έναν αριθμό ψηφοφοριών. Ορισμένες ομάδες προσθέτουν επίσης ονόματα και καταγράφουν πώς ψήφισαν τα άτομα.
Καταγράψτε τον χρόνο και τη μέθοδο αναβολής. Υπογράψτε το όνομά σας ως γραμματέας-λεπτό-φύλακα.
Ακολουθεί
Γράψτε αμέσως τα λεπτά, ενώ η συνάντηση είναι φρέσκια στο μυαλό σας. Πάρτε τους στον ηγέτη για έγκριση μέσα σε μια μέρα ή δύο μαζί με μια λίστα αναφορών ή εκθεμάτων.
Στείλτε λεπτά σε μέλη και συμμετέχοντες που τους έχουν ζητήσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομείου πρώτης θέσης, κοινόχρηστης εφαρμογής όπως το Microsoft OneNote ή πρόγραμμα cloud, όπως το Google Drive.
Προετοιμάστε ένα επίσημο αντίγραφο και επισυνάψτε πρωτότυπες αναφορές και εκθέματα για τη μόνιμη εγγραφή.
Συμβουλές
-
Προσπαθήστε να τελειοποιήσετε ένα πρότυπο για τις ανάγκες του οργανισμού σας αντί να προσπαθήσετε να τοποθετήσετε τις σημειώσεις της συνάντησης σε ένα αφηρημένο πρότυπο. Πολλά επιχειρηματικά πρότυπα είναι πολύ ανεπίσημα για οργανωτικές ή δημόσιες συναντήσεις.
Ενθαρρύνετε τη χρήση των κανόνων διαταγής του Ρόμπερτ στον οργανισμό σας. Πρόκειται για μια ευρέως χρησιμοποιούμενη μορφή που μπορεί να προσαρμοστεί στην επίσημη και ανεπίσημη συνάντηση.
