Η ακριβής κατάρτιση των λεπτών συνάντησης βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες παραμένουν επικεντρωμένοι στις καθορισμένες εργασίες, μειώνουν την κακή επικοινωνία και βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα των επόμενων συνεδριάσεων. Τα οφέλη από τα σαφή και ολοκληρωμένα πρακτικά συνάντησης σημαίνει ότι οποιοσδήποτε ιδιοκτήτης επιχείρησης, εκτελεστικό μέλος ή άλλος ηγέτης που διοργανώνει τακτικά συναντήσεις πρέπει να καθορίσει κατευθυντήριες γραμμές για τη λήψη λεπτών. Αυτές οι κατευθυντήριες γραμμές θα πρέπει να καλύπτουν το τι συμβαίνει πριν, κατά τη διάρκεια και μετά τη συνεδρίαση.
Πριν την συνάντηση
Προσδιορίστε ποιος λαμβάνει λεπτά
Παρόλο που μια φαινομενικά ανόητη εργασία, η καταγραφή πρακτικών συνάντησης απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια. Ως εκ τούτου, ο φορέας εκμετάλλευσης λεπτών θα πρέπει να έχει ελάχιστη συμμετοχή στη συνάντηση. Αυτό επιτρέπει να εστιάζετε το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειας σας στην καταγραφή βασικών σημείων της συνάντησης.
Συμβουλές
-
Οι επιχειρήσεις συχνά χρησιμοποιούν εκτελεστικούς βοηθούς ή ρεσεψιονίστ για να πάρουν λεπτά αφού αυτοί οι υπάλληλοι συχνά δεν έχουν ενεργό ρόλο στην ίδια τη συνάντηση.
Χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη φόρμα
Δημιουργήστε τη δική σας τυποποιημένη μορφή λεπτού συνάντησης που θα χρησιμοποιήσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Η τυποποίηση βοηθά το άτομο που καταλαβαίνει να γνωρίζει πού να βάλει πληροφορίες και επίσης βοηθά τους συμμετέχοντες να διαβάσουν το έγγραφο αργότερα. Οι βασικές πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνουν:
- Λίστα συμμετεχόντων.
- Ημερομηνία.
- Κατάλογος θεμάτων προς συζήτηση.
- Σχέδιο δράσης αποφασίστηκε για κάθε θέμα.
- Όσοι είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση αυτών των ενεργειών.
Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης
Συμπληρώστε τις βασικές πληροφορίες
Πριν από την επίσημη έναρξη της συνάντησης, συμπληρώστε βασικές πληροφορίες όπως οι συμμετέχοντες και η ημερομηνία. Αυτό αποτρέπει την περιττή απώλεια χρόνου κατά τη διάρκεια της πραγματικής συνάντησης.
Εγγραφή μόνο σημαντικών πληροφοριών
Τα πρακτικά συνεδριάσεων δεν πρέπει να μεταγράφουν μια ολόκληρη συνάντηση. Αντίθετα, τα πρακτικά της συνάντησης καταγράφουν σημαντικά καθήκοντα και οδηγίες σε απλοποιημένη μορφή. Έτσι, θα πρέπει να καταγράφετε πληροφορίες όπως η ανάθεση καθηκόντων, οι ημερομηνίες λήξης, εκείνες που έχουν ανατεθεί στα καθήκοντα αυτά και οποιεσδήποτε άλλες φαινομενικά σχετικές πληροφορίες. Τα πρακτικά συνεδριάσεων δεν πρέπει να περιέχουν γενικές συζητήσεις ή εφαπτομενικές πληροφορίες.
Ζητήστε διευκρίνιση
Τα πρακτικά πρέπει να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τα σημαντικά σημεία της συνεδρίασης. Ζητήστε να αποσαφηνιστεί εάν οι πληροφορίες που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης είναι ασαφείς. Ποτέ μην μαντέψετε, ή διακινδυνεύετε ανακριβείς πληροφορίες ή παραλείψεις. Ωστόσο, όταν ζητάτε διευκρινίσεις, ακολουθείτε πάντα τα πρωτόκολλα συνάντησης. Ορισμένες συνεδριάσεις λαμβάνουν μια άτυπη προσέγγιση, ενώ άλλοι υιοθετούν τους διαρθρωμένους κανόνες του Ρόμπερτ.
Ανατρέξτε στα προηγούμενα πρακτικά
Τα τρέχοντα λεπτά που καταρτίζετε μπορούν να αναφέρονται σε προηγούμενα λεπτά συνάντησης. Αυτό απαιτεί να περάσετε τα προηγούμενα λεπτά συνάντησης στη νέα συνάντηση, ώστε οι πληροφορίες να είναι άμεσα διαθέσιμες σε όλους τους συμμετέχοντες.
Μετά τη Συνάντηση
Βαθμολογήστε τα λεπτά
Ελέγξτε τα πρακτικά της συνάντησης για τυπογραφικά λάθη ή οποιεσδήποτε ασαφείς προτάσεις. Διορθώστε τα πριν ολοκληρώσετε τα λεπτά. Οποιαδήποτε λάθη ενδέχεται να προκαλέσουν σύγχυση σχετικά με σημαντικά καθήκοντα.
Αποστολή στους συμμετέχοντες
Στείλτε τα πρακτικά της συνάντησης προς τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση προς έγκριση. Αυτό δίνει στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις ή να διορθώσουν λάθη. Ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες εάν έχουν συμβεί αλλαγές.
Ολοκλήρωση και αρχειοθέτηση
Μόλις εγκριθούν όλοι οι συμμετέχοντες τα πρακτικά, υπογράψτε το λεπτό έγγραφο με την ημερομηνία έγκρισης που αναφέρεται δίπλα στην υπογραφή. Στη συνέχεια, καταθέστε τα λεπτά στον υπολογιστή σας ή σε ένα φάκελο με άλλα λεπτά συνάντησης. Κρατήστε όλα τα λεπτά συνάντησης μαζί, που επιτρέπει την εύκολη μεταφορά σε μελλοντικές συναντήσεις και παρέχει μια κεντρική τοποθεσία, αν κάποιος πρέπει να ανατρέξει στα έγγραφα.
