Ο Κανόνας Τάξης του Ρόμπερτ είναι μια ευρέως αποδεκτή κατευθυντήρια γραμμή για τον τρόπο με τον οποίο οι ομάδες πρέπει να διεξάγουν συναντήσεις και να λαμβάνουν αποφάσεις μαζί. Ως επίσημα στοιχεία για το τι συμβαίνει σε κάθε συνεδρίαση, τα πρακτικά αποτελούν κρίσιμη πηγή σε κάθε διαδικασία λήψης αποφάσεων της ομάδας. Τα πρακτικά μιας συνάντησης δεν είναι απαραιτήτως συναρπαστικά, αλλά πρέπει να είναι σαφή και εύκολα κατανοητά. Υπάρχει μια ακριβής μέθοδος για την τήρηση των λεπτών σύμφωνα με τους κανόνες του Robert; ακολουθώντας αυτόν τον τύπο διευκολύνει τους μελλοντικούς αναγνώστες να ακολουθήσουν και να κατανοήσουν τις διαδικασίες και τα αποτελέσματά τους.
Ξεκινώντας τα πρακτικά του Ρόμπερτ
Κάθε σειρά πρακτικών συνεδριάσεων, σύμφωνα με τον Κανόνα Διαταγής του Ρόμπερτ, πρέπει να περιλαμβάνει τα ίδια στοιχεία, τα οποία θα δώσουν στον αναγνώστη μια γενική κατανόηση του σκοπού της συνάντησης. Πάντα ξεκινάτε με μια πρώτη παράγραφο που περιλαμβάνει:
- Το είδος της συνάντησης, είτε τακτική, ειδική, ετήσια, αναβολή τακτικών ή μη.
- Η ημερομηνία, η ώρα και η τοποθεσία της συνάντησης. Εάν όλες οι συναντήσεις πραγματοποιούνται στον ίδιο χώρο, παραλείψτε τις λεπτομέρειες
- Το όνομα του οργανισμού που συναντά
- Επιβεβαίωση ότι ο προεδρεύων αξιωματικός και ο γραμματέας του οργανισμού είναι παρόντες στη συνεδρίαση. Εάν δεν είναι, δώστε τα ονόματα των ατόμων που υποκαθιστούν για καθένα από αυτά
- Δηλώστε εάν τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης έχουν διαβαστεί και εγκριθεί. Εάν η προηγούμενη συνεδρίαση δεν ήταν τακτική, προσθέστε την ημερομηνία αυτής της συνάντησης.
Το κύριο σώμα των πρακτικών
Η πλειοψηφία των υπόλοιπων ρεκόρ θα συμπληρωθεί με λεπτομέρειες σχετικά με τη συνάντηση. Ο γραμματέας που λαμβάνει λεπτά μπορεί να καταγράψει τη συνάντηση και να προετοιμάσει την εγγραφή αργότερα, για να εξασφαλίσει μια δίκαιη και πλήρη καταγραφή όλων των λεπτομερειών της συνάντησης. Διατηρείτε πάντα μια δευτερεύουσα μέθοδο εγγραφής, όπως ένα φορητό υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή, συν στυλό και χαρτί, σε περίπτωση αποτυχίας της κύριας μεθόδου.
Συμπεριλάβετε όλα τα επίσημα σημεία συζήτησης στη συνάντηση. Δώστε λεπτομερείς σημειώσεις σχετικά με:
- Οποιεσδήποτε προτάσεις έγιναν κατά τη συνάντηση, μαζί με το όνομα του προσώπου που έκανε την κίνηση.
- Προτάσεις που θέτουν μια ερώτηση ενώπιον του σώματος στη συνεδρίαση.
- Η τελική διατύπωση και διάθεση όλων των προτάσεων.
- Πληροφορίες σχετικά με κάθε ψηφοφορία, συμπεριλαμβανομένης της ονομαστικής ψηφοφορίας, της καταμέτρησης ή της ψηφοφορίας.
- Είτε η συνέλευση πήγε σε οιονεί επιτροπή είτε σε επιτροπή του συνόλου, και τα αποτελέσματα αυτής της πράξης.
- Όλα τα διαδικαστικά θέματα και οι προσφυγές, μαζί με τη διάθεσή τους, καθώς και κάθε λόγο που έδωσε ο πρόεδρος για κάθε απόφαση.
- Ένα αρχείο σχετικά με τυχόν διαταραγμένα σχόλια που μπορεί να έχει κάνει ένα μέλος με αποτέλεσμα η καρέκλα να τον χαρακτηρίζει ως άτακτη.
- Όλες οι άλλες επίσημες συζητήσεις που πραγματοποιήθηκαν στο δωμάτιο.
Τελειώνοντας τα πρακτικά της Συνάντησης
Η τελική παράγραφο των πρακτικών σας θα πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις παρατηρήσεις που συνήγαγε ο πρόεδρος καθώς και η ώρα της επίσημης αναβολής της συνεδρίασης. Αν υπήρχαν κάποιοι ομιλητές στη συνάντηση, καταγράψτε τα ονόματά τους και το θέμα των παρουσιάσεών τους σε αυτή την τελευταία παράγραφο. Υπογράψτε τα πρακτικά της συνάντησης και υπογράψτε και τον πρόεδρό σας. Η υπογραφή του γραμματέα είναι νόμιμη απόδειξη της γνησιότητας αυτού του εγγράφου, οπότε είναι σημαντικό να τον υπογράψετε πριν τον καταθέσετε ή τον παραδώσετε σε άλλους.
