Τα πρακτικά από τις συνεδριάσεις του προσωπικού παρέχουν γραπτή καταγραφή των αποφάσεων που έχουν ληφθεί, των ζητημάτων που συζητήθηκαν, των ψήφων που ελήφθησαν, των αναθέσεων που δόθηκαν και άλλων θεμάτων που αφορούσαν το προσωπικό. Είναι σημαντικό να καταγράψουμε τις λεπτομέρειες της συνάντησης καθώς και την ουσία των συζητήσεων. Δεν χρειάζεται να καταγράφετε κάθε λέξη που μιλήσατε κατά τη διάρκεια της συνάντησης, αλλά πρέπει να είστε σε θέση να παρέχετε στους συμμετέχοντες ακριβή στοιχεία της συνάντησης.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Εργαλεία λήψης σημειώσεων
-
Μηχάνημα εγγραφής
Προετοιμαστείτε για τη συνάντηση με την επίσκεψη στο δωμάτιο για να αξιολογήσετε πού πρέπει να καθίσετε για να έχετε το καλύτερο σημείο και να βρείτε ηλεκτρικές πρίζες εάν τις χρειάζεστε. Δείτε τα προηγούμενα λεπτά για να φτάσετε στην ταχύτητα με τον τρόπο που καταγράφηκαν τα πρακτικά στο παρελθόν.
Αποκτήστε ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα λεπτά ανά θέμα. Αποκτήστε μια λίστα με τους προσκεκλημένους συμμετέχοντες και επαληθεύστε τους συμμετέχοντες ζητώντας τους να συνδεθούν καθώς μπαίνουν στη συνάντηση.
Σημειώστε την ημερομηνία και την ώρα που έγινε η συνάντηση. Γράψτε κάθε κίνηση όπως παρουσιάστηκε, από λέξη σε λέξη. Καταγράψτε τις ψήφοι που ελήφθησαν και πόσοι ψήφισαν, κατά και απέδρασαν. Συμπεριλάβετε το όνομα του δημιουργού κινήσεων και ποιος θα κάνει το δευτερόλεπτο της κίνησης.
Χρησιμοποιήστε τα σημεία bullet για να επισημάνετε σημαντικά θέματα συζήτησης όπως προϋπολογισμοί, εκλογές ή προγραμματισμό εταιρικών εκδηλώσεων. Σημειώστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συζήτησης και ποιος έκανε κάθε δήλωση. Συμπληρώστε κάθε θέμα συζήτησης με το αποτέλεσμα, το οποίο θα είναι μια κίνηση και ψηφοφορία, μια ανάθεση για την έρευνα του θέματος ή μια ενέργεια που έχει οριστεί.
Γράψτε τα λεπτά σε μια σαφή, ευανάγνωστη μορφή για να τα κάνετε πιο εύκολα. Βρείτε εφαρμογές και εργαλεία που έχουν ήδη δημιουργηθεί για να καταστήσετε αποτελεσματικότερη τη λήψη λεπτών. Αυτά μπορούν να βρεθούν σε ιστότοπους όπως το onenote.com αν χρησιμοποιείτε Windows. Ελέγξτε το evernote.com για γραπτώς εργαλεία, agreedo.com για τα σημειώματα και τα εργαλεία ανταλλαγής λεπτών και το Google εγγράφει για τα πρότυπα των λεπτών συνάντησης και τους εύκολους τρόπους για να μοιραστείτε τα λεπτά.
Καταγράψτε τα πρακτικά το συντομότερο δυνατόν μετά τη συνάντηση, ενώ οι συζητήσεις είναι ακόμα φρέσκες στο μυαλό σας, κατά προτίμηση μέσα σε 24 ώρες. Γράψτε στο τρίτο άτομο καθ 'όλη τη διάρκεια.
Στείλτε ένα προσχέδιο στο διαχειριστή ή τον επόπτη που προήδρευσε τη σύσκεψη για έλεγχο πριν από την αποστολή λεπτών στους υπόλοιπους συμμετέχοντες. Κάντε διορθώσεις και στείλτε ένα αντίγραφο σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση. Επισύναψη κατάλληλων εγγράφων, όπως αντίγραφο προϋπολογισμού, λίστας στοιχείων δράσης ή λίστας αριθμών επαφών.
Συμβουλές
-
Δημιουργήστε ένα πρότυπο για να απλοποιήσετε τη διαδικασία λήψης λεπτών. Χρησιμοποιήστε το ξανά και ξανά όταν παίρνετε λεπτά του προσωπικού.
Χρησιμοποιήστε μια συσκευή εγγραφής εάν ανησυχείτε για την ακρίβεια. Πείτε στους συμμετέχοντες ότι έχουν καταγραφεί πριν ενεργοποιήσετε τη συσκευή εγγραφής.
Προειδοποίηση
Μην απογοητεύεστε όταν χάσετε την συζήτηση ή δεν καταλαβαίνετε ένα σημείο. Όταν συγχέεται, σταματήστε τη διαδικασία και ζητήστε διευκρινίσεις για να βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε με ακρίβεια.
