Τα επιχειρησιακά γράμματα συχνά ολοκληρώνονται με τη συμπερίληψη πρωτοτύπων αναφοράς. Αυτά τα αρχικά έχουν σχεδιαστεί για να χρησιμεύουν ως αναφορά για τον συγγραφέα του γράμματος, τον υπογράφοντα και τον δακτυλογράφο. Πολλές εταιρείες απαιτούν τη χρήση πρωτοτύπων αναφοράς σε όλες τις επιχειρηματικές επιστολές. άλλοι δεν το κάνουν.
Τοποθέτηση
Το τελευταίο τμήμα μιας επιχειρηματικής επιστολής είναι αφιερωμένο στα αρχικά αναφοράς. Αυτά τα αρχικά τοποθετούνται πάντα στο κάτω μέρος ενός γράμματος, δύο γραμμές κάτω από το μπλοκ υπογραφής και ευθυγραμμίζονται με το αριστερό περιθώριο. Μπορεί να υπάρχουν ένα ή περισσότερα σύνολα πρωτοτύπων αναφοράς.
Λεπτομέριες
Αυτές οι συντμήσεις χρησιμοποιούνται για σκοπούς αναφοράς, οπότε η κατανόηση της σειράς των αρχικών είναι σημαντική για τον αναγνώστη της επιστολής. μπορεί να υπάρχουν ένα, δύο ή τρία σύνολα πρωτοτύπων. Ο υπογράφων των αρχικών χαρακτήρων των γραμμάτων τοποθετείται πρώτα, με όλα τα κεφαλαία γράμματα, ακολουθούμενα είτε από μια κάθετο (/) είτε από ένα τελεία (:). Μετά από αυτό γράφονται τα αρχικά του συγγραφέα, και πάλι με όλα τα κεφαλαία γράμματα που ακολουθούνται από μια κάθετο ή παχύ έντερο. Τα αρχικά δακτυλογράφων τοποθετούνται πάντα τελευταία και πρέπει να είναι πεζά.
Σκοπός
Τα αρχικά αναφοράς χρησιμοποιούνται ως τρόπος καταγραφής που έγραψε υπογεγραμμένο και πληκτρολόγησε ένα έγγραφο. Αυτά τα αρχικά προσφέρουν έναν τρόπο για τις επιχειρήσεις να διερευνήσουν θέματα σχετικά με τις επιστολές που έστειλε μια εταιρεία. Εάν υπάρχει μια παρανόηση μέσα σε μια επιστολή, ο αναγνώστης μπορεί να ανακαλύψει ότι το πρόσωπο που γράφει το γράμμα ήταν διαφορετικό από το πρόσωπο που το υπέγραψε. ο συγγραφέας μπορεί να έχει χάσει σημαντικά στοιχεία που υπέγραψε ο υπογράφων της επιστολής στο έγγραφο.
Στοιχεία επιχειρησιακών επιστολών
Όταν μια εταιρεία γράφει μια επιχειρησιακή επιστολή, περιλαμβάνει ορισμένα τυποποιημένα στοιχεία. Οι περισσότερες εταιρείες γράφουν επιχειρηματικές επιστολές στο χαρτί επιστολόχαρτου τους. Ο δακτυλογράφος γράφει την ημερομηνία, τη διεύθυνση του παραλήπτη και τον χαιρετισμό. Μετά από αυτό, ο δακτυλογράφος γράφει το σώμα του γράμματος, το κλείσιμο και περιλαμβάνει ένα μπλοκ υπογραφής. τα αρχικά αναφοράς θεωρούνται μέρος του μπλοκ υπογραφής. Άλλα στοιχεία που συχνά περιλαμβάνονται στις επιχειρηματικές επιστολές είναι μια γραμμή αναφοράς, η οποία δηλώνει το σκοπό της επιστολής ή τι είναι σχετικά ή μια γραμμή προσοχής που εξασφαλίζει ότι το έγγραφο φθάνει στο σωστό πρόσωπο.
