Όταν αποφασίζετε να εκδώσετε πιστωτικές κάρτες σε ορισμένους υπαλλήλους, πρέπει να θεσπίσετε κανόνες και κανονισμούς που διέπουν τη χρήση αυτών των καρτών. Είναι επίσης μια καλή ιδέα να έχετε ένα σύνολο διαδικασιών που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθήσετε τις δαπάνες των πιστωτικών καρτών και να διατηρήσετε τις δαπάνες υπό έλεγχο. Οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας πρέπει να εκδίδονται μόνο σε υπαλλήλους που τις χρειάζονται για επαγγελματικούς σκοπούς, όπως έξοδα ταξιδιού ή γραφείου. Μία από τις προϋποθέσεις μιας πιστωτικής κάρτας εταιρείας θα πρέπει να είναι ότι η κατάχρηση της κάρτας θα έχει ως αποτέλεσμα τον τερματισμό της.
Προσωπική χρήση
Οι επιχειρηματικές πιστωτικές κάρτες μπορούν να παρέχουν έναν βολικό τρόπο χρηματοδότησης περιστασιακών αγορών και επαγγελματικών ταξιδιών, αλλά παρουσιάζουν επίσης μια σημαντική ευκαιρία για κατάχρηση. Οι καλές πολιτικές και διαδικασίες μπορούν να βοηθήσουν στην προστασία των επιχειρήσεων από τους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν τις κάρτες για να καλύψουν τα προσωπικά τους έξοδα και μπορούν να προστατεύσουν τους υπαλλήλους τους ενημερώνοντάς τους τι είδους αγορές μπορούν να κάνουν με ασφάλεια χωρίς φόβο αντίποινα.
Ένας από τους τρόπους με τους οποίους η χρήση της πιστωτικής κάρτας μιας επιχείρησης από τους υπαλλήλους για προσωπική χρήση είναι να εκδίδει κάρτες μόνο σε υπαλλήλους που παρουσιάζουν καλή οικονομική ευθύνη. Αυτό μπορεί να απαιτεί τη διενέργεια πιστωτικού ελέγχου για τους υπαλλήλους που εξετάζονται για μια κάρτα. Πρέπει να καταρτιστεί μια πολιτική που να απαγορεύει τη χρήση πιστωτικών καρτών εταιρείας για προσωπικές αγορές. Για να μετριαστεί αυτό, οι κάρτες θα πρέπει να εκδίδονται στους υπαλλήλους μέσω της εταιρείας και η εταιρεία θα πρέπει να λαμβάνει το μηνιαίο λογαριασμό. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να υποχρεούνται να υποβάλλουν έντυπο δαπάνης για να περιγράψουν κάθε δαπάνη που χρεώνεται στην κάρτα τους. Εάν το φύλλο εξόδων δεν ταιριάζει με τον πραγματικό λογαριασμό, τότε μπορεί να υπάρχει προσωπική χρήση της κάρτας. Αυτό το σύστημα ελέγχων και ισορροπιών βοηθά να υπενθυμίζει σε έναν υπάλληλο ότι είναι υπεύθυνος για τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείται η κάρτα του.
Προ έγκριση
Μια εταιρική πιστωτική κάρτα πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για επιχειρηματικούς σκοπούς, αλλά όταν ο εργαζόμενος είναι στο δρόμο ψυχαγωγίας των πελατών, η γραμμή μεταξύ επιχειρηματικών σκοπών και προσωπικής χρήσης μπορεί να είναι θολή. Κάθε χρήση μιας εταιρικής πιστωτικής κάρτας θα πρέπει να εγκριθεί εκ των προτέρων από την εταιρεία. Για μεταβλητές χρεώσεις όπως οι διασκεδαστικοί πελάτες, θα πρέπει να υιοθετηθεί ένα πρωτόκολλο που να περιγράφει και να ορίζει αποδεκτές μορφές ψυχαγωγίας. Πριν από τους ψυχαγωγικούς πελάτες, ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει ένα προκαθορισμένο όριο για το ποσό που θα πληρώσει η εταιρεία όταν πρόκειται για χρεώσεις στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας. Οι χρεώσεις πέραν του προκαθορισμένου ποσού θα είναι ευθύνη του υπαλλήλου και η χρήση της πιστωτικής κάρτας σε τυχόν μη εγκεκριμένες μορφές ψυχαγωγίας θα πρέπει να οδηγήσει σε τερματισμό.
Ευθύνη
Δεδομένου ότι οι πιστωτικές κάρτες της εταιρείας θα χρησιμοποιηθούν μόνο για σκοπούς που έχουν εγκριθεί εκ των προτέρων, ίσως είναι καλή ιδέα να μην επιτρέπεται στους εργαζομένους να μεταφέρουν μαζί τους τις πιστωτικές κάρτες της εταιρείας, εκτός από συγκεκριμένους σκοπούς. Η έκδοση πιστωτικών καρτών μόνο με βάση τις ανάγκες σας μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι δεν υπάρχουν μη εξουσιοδοτημένες χρεώσεις για τις πιστωτικές κάρτες της εταιρείας.
