Κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει γραπτές πολιτικές και διαδικασίες που να τεκμηριώνουν τι αναμένεται από τους υπαλλήλους και τι μπορούν να περιμένουν από την επιχείρηση. Μερικές φορές αναφέρεται ως εγχειρίδιο εργαζομένων, αυτά τα έγγραφα παρέχουν σαφείς οδηγίες σχετικά με τους ισχύοντες νόμους, την αποζημίωση των εργαζομένων και τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση ασκεί τις δραστηριότητές της.
Λειτουργία
Ένας από τους σκοπούς ενός εγχειριδίου πολιτικής και διαδικασιών για το προσωπικό είναι να αντιμετωπιστούν οι νομικές απαιτήσεις, όπως η ισότητα ευκαιριών απασχόλησης. Αντιμετωπίζοντας διαφορετικές νομικές απαιτήσεις, το εγχειρίδιο παρέχει προστασία τόσο στην επιχείρηση όσο και στους υπαλλήλους της. Ως εγχειρίδιο, αυτές οι πολιτικές και οι διαδικασίες προσωπικού αποτελούν τη βάση για την κατάρτιση των εργαζομένων.
Τα γεγονότα
Ένα αποτελεσματικό εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών για το προσωπικό θα πρέπει να έχει γραπτές κατευθυντήριες γραμμές που να καλύπτουν τα ακόλουθα τμήματα: ευθύνες κάθε ρόλου στην επιχείρηση, παροχές σε εργαζόμενους, άδεια ασθενείας, διακοπές, ώρες, περίοδοι πληρωμής, πειθαρχία, διαδικασία προώθησης και πώς αντιμετωπίζονται τα θέματα επιδόσεων. Το εγχειρίδιο θα πρέπει επίσης να αφορά τις εργατικές νομοθεσίες και τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση χειρίζεται την παρενόχληση στο χώρο εργασίας, τις διακρίσεις και την κατάχρηση ουσιών. Πρέπει επίσης να προστεθεί μια πολιτική παράπονα, ώστε οι εργαζόμενοι και οι εργοδότες να έχουν κατανοήσει τον τρόπο επίλυσης των ζητημάτων.
Υπάρχοντα
Ορίζοντας τους κανόνες και τις πεποιθήσεις της επιχείρησης σε ένα εγχειρίδιο, ο καθένας ξέρει τι αναμένεται από αυτούς. Αυτό παρέχει μια βάση για συνέπεια στο χώρο εργασίας. Όπως αναφέρει ο Εθνικός Σύνδεσμος Εστιατορίων στο εγχειρίδιο δημιουργίας εγχειριδίων για τους εργαζόμενους, «Όσο περισσότερο αφήνετε στην κρίση των υπαλλήλων σας, τόσο λιγότερο πιθανό είναι ότι θα κάνουν τα πράγματα όπως θέλετε». Ένας γραπτός οδηγός πολιτικής και διαδικασίας, όταν ακολουθείται, θα βελτιώσει την εμπιστοσύνη των εργαζομένων στην εταιρεία και το γενικό ηθικό στο χώρο εργασίας.
Οφέλη
Τα οφέλη της περιγραφής των πολιτικών και των διαδικασιών προσωπικού ξεπερνούν άμεσα τον εργαζόμενο. Καθώς αυξάνεται η ικανοποίηση των εργαζομένων, και η ικανοποίηση των πελατών. Όταν όλοι οι εργαζόμενοι λειτουργούν υπό τις ίδιες αντιλήψεις, επιτυγχάνεται συνέπεια στην εξυπηρέτηση των πελατών. Όταν ένας πελάτης μπορεί να αναμένει ένα συγκεκριμένο επίπεδο απόδοσης ή ποιότητας προϊόντος από οποιονδήποτε υπάλληλο της επιχείρησης, δημιουργεί θετικό αντίκτυπο στην επωνυμία, τη φήμη και τη φορολογική βάση της εταιρείας.
Σκέψεις
Για να είναι αποτελεσματικές, θα πρέπει να ακολουθούνται όλες οι πολιτικές και οι διαδικασίες που περιγράφονται στο εγχειρίδιο. Η έλλειψη προσχώρησης θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στην ικανοποίηση των εργαζομένων και μπορεί να οδηγήσει σε νομικές συνέπειες. Ομοίως, θα πρέπει να ακολουθείται βήμα προς βήμα η διαδικασία παροχής διαφορών, προκειμένου να προστατευθούν τα συμφέροντα όλων των εμπλεκόμενων εργαζομένων. Εάν οι πολιτικές και οι διαδικασίες πρέπει να ενημερωθούν κατά τη διάρκεια της απασχόλησης, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν λάβει ένα αντίγραφο και ότι υπογράφουν ένα έντυπο επιβεβαίωσης. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές που θέλετε να κάνετε στις πολιτικές και τις διαδικασίες προσωπικού εξετάζονται από δικηγόρο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι πολιτικές και οι διαδικασίες μπορούν να θεωρηθούν σιωπηρές συμβάσεις και μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητα μιας εταιρείας να τερματίσει έναν υπάλληλο.
