Μια πολιτική μισθοδοσίας περιγράφει τη διαδικασία μισθοδοσίας, καθώς σχετίζεται με τη διαχείριση των μισθών, τη χρονομέτρηση, τα προγράμματα μισθοδοσίας και τις μεθόδους πληρωμής. Οι τεκμηριωμένες διαδικασίες εξασφαλίζουν σαφή και καθορισμένη διαδικασία έγκρισης, αποτελεσματικές δραστηριότητες μισθοδοσίας, διαθεσιμότητα των εντύπων και κατάλληλους ελέγχους. Ένας οργανισμός με καθιερωμένη πολιτική και διαδικασίες μισθοδοσίας μπορεί να διασφαλίσει στους υπαλλήλους την ακριβή και έγκαιρη καταβολή των μισθών και των μισθών.
Σημασία
Η μισθοδοσία είναι μία από τις μεγαλύτερες δαπάνες σε κάθε οργανισμό. Μια πολιτική μισθοδοσίας καθιερώνει εσωτερικούς ελέγχους και ισορροπίες για τον έλεγχο και την προστασία αυτών των εξόδων. Μειώνει τη συχνότητα των σφαλμάτων και τη δυνατότητα απάτης. Στις μεγάλες επιχειρήσεις, η διαδικασία μισθοδοσίας απαιτεί πολύ χρόνο και πόρους. Οι διαδικασίες μισθοδοσίας δημιουργούν αποδοτικότητα όσον αφορά τη συλλογή του χρόνου, την επεξεργασία εγγράφων, την εισαγωγή δεδομένων, την πληρωμή και την τήρηση αρχείων. Με την ενσωμάτωση της αυτοματοποίησης και την πρόοδο στην τεχνολογία των συστημάτων, οι διαδικασίες μπορεί να είναι οικονομικά αποδοτικές και να εξοικονομούν χρήματα για την εταιρεία.
Σκοπός
Μια πολιτική μισθοδοσίας εγγυάται ότι οι εργαζόμενοι θα λαμβάνουν πάντα τη σωστή αμοιβή την κατάλληλη στιγμή. Εξασφαλίζει ότι η εταιρεία τηρεί τους ομοσπονδιακούς, κρατικούς και τοπικούς νόμους, ειδικά εκείνους που αφορούν τους φόρους, το Medicare, την κοινωνική ασφάλιση και τα δίκαια πρότυπα εργασίας. Η συμμόρφωση με τη νομοθεσία θα βοηθήσει την εταιρεία να αποφύγει την καταβολή ποινών. Οι διαδικασίες μισθοδοσίας υποστηρίζουν επίσης την εφαρμογή καθιερωμένων δομών και συστημάτων αποζημίωσης, προϋπολογισμών των τμημάτων και συμφωνιών συλλογικών διαπραγματεύσεων.
Χαρακτηριστικά
Μια πολιτική μισθοδοσίας ορίζει τις ευθύνες και τις ευθύνες του προσωπικού μισθοδοσίας και των διευθυντικών στελεχών. Δεδομένου ότι η μισθοδοσία περιλαμβάνει εμπιστευτικές πληροφορίες, η πολιτική πρέπει να καθορίζει τα επίπεδα πρόσβασης και ασφάλειας. Αναγνωρίζει επίσης την εκπαίδευση που απαιτείται από διαφορετικές ομάδες εργαζομένων. Οι διαδικασίες μισθοδοσίας αναφέρουν λεπτομερώς τη διαδικασία από την στιγμή που προσλαμβάνεται ο μισθωτός. Περιλαμβάνουν δραστηριότητες μισθοδοσίας και έντυπα που απαιτούνται για την επεξεργασία νέων προσλήψεων, αλλαγές στην απασχόληση, ενημέρωση πληροφοριών, ειδικές πληρωμές, παρακρατήσεις, αναφορά χρόνου και τερματισμός.
Σκέψεις
Για να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος απάτης, η πολιτική μισθοδοσίας πρέπει να περιλαμβάνει εσωτερικούς ελέγχους. Μία μορφή ελέγχου είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων. Για παράδειγμα, αν υπάρχουν δύο υπάλληλοι που συμμετέχουν στην επεξεργασία μισθοδοσίας, κάποιος θα προετοίμαζε έγγραφα μισθοδοσίας ενώ ο άλλος θα εξουσιοδοτούσε και θα εγκρίνει. Μια εγκρίνουσα αρχή πρέπει να επανεξετάσει όλες τις αμοιβές και να αφήσει πληροφορίες. Μια άλλη ομάδα ή τμήμα όπως η λογιστική μπορεί να ελέγξει τις συναλλαγές μισθοδοσίας. Οι διαδικασίες μισθοδοσίας πρέπει επίσης να προστατεύουν την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών μισθοδοσίας, εξασφαλίζοντας ότι μόνο τα εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση σε αυτά.
Ευθύνες
Το τμήμα μισθοδοσίας είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση της ροής εργασιών μισθοδοσίας για την εξασφάλιση αποτελεσματικής και έγκαιρης επεξεργασίας μισθοδοσίας. Καθορίζει τα προγράμματα μισθοδοσίας και τις προθεσμίες υποβολής των εγγράφων μισθοδοσίας. Το προσωπικό μισθοδοσίας αποδίδει και ελέγχει την πρόσβαση στις πληροφορίες στο σύστημα μισθοδοσίας. Εισάγουν πληροφορίες στο σύστημα και πραγματοποιούν αλλαγές όπως απαιτείται. Οι διαχειριστές πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα απαιτούμενα έγγραφα μισθοδοσίας συμπληρώνονται και διαβιβάζονται εντός καθορισμένων χρονικών ορίων. Οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για την εξέταση των πληρωμών και των εκπτώσεων και συμβουλεύουν το τμήμα μισθοδοσίας για τυχόν αποκλίσεις. Θα πρέπει επίσης να ενημερώνουν τις πληροφορίες τους.
