Το σύστημα ανθρώπινων πόρων (HRS) είναι ένα σύστημα τεχνολογίας πληροφοριών που συλλαμβάνει, αποθηκεύει και μοιράζεται πληροφορίες σχετικές με τις πρακτικές, τις πολιτικές και τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων σε έναν οργανισμό. Είναι επίσης γνωστό ως σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRMS), σύστημα πληροφοριών ανθρώπινων πόρων (HRIS), σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου (HCMS) και τεχνολογία πληροφοριών ανθρώπινων πόρων (HRIT). Το HRS βοηθά έναν οργανισμό να διαχειρίζεται όλες τις πολύπλοκες και αλληλένδετες πτυχές του ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσης με τους νόμους περί ομοσπονδιακής και κρατικής απασχόλησης.
Δομή HMS
Το HRS αυτοματοποιεί τις κρίσιμες λειτουργίες διαχείρισης ανθρώπινων πόρων, όπως η διαχείριση των εργαζομένων, η αποζημίωση και τα οφέλη και η υποστήριξη αποφάσεων. Αποτελείται από σύνολο ολοκληρωμένων βάσεων δεδομένων που συνδέονται με λειτουργικές μονάδες επεξεργασίας, όπως η πρόσληψη, ο χρόνος και η παρακολούθηση, οι αμοιβές, τα οφέλη και οι συντάξεις, οι δεξιότητες των εργαζομένων και η κατάρτιση. Επειδή οι βάσεις δεδομένων είναι ενσωματωμένες, οι βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα του υπαλλήλου, η διεύθυνση και ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, πρέπει να εισαχθούν μόνο μία φορά, μετά την οποία όλες οι λειτουργικές μονάδες επεξεργασίας μπορούν να ανακτήσουν και να χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες.
Διαχείριση υπαλλήλων
Το HRS συλλαμβάνει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους από την αρχική αίτησή τους για απασχόληση στο τελικό paycheck τους. Αποτυπώνει τις βασικές πληροφορίες ταυτοποίησης, τις αναθέσεις εργασίας, τις πληροφορίες απόδοσης, το ποσοστό αμοιβής, το απόθεμα δεξιοτήτων των εργαζομένων και το ιστορικό εκπαίδευσης. Οι πληροφορίες που συλλέγονται στη βάση δεδομένων για τη διαχείριση των εργαζομένων χρησιμοποιούνται επίσης για την απαιτούμενη υποβολή αναφοράς για την Επιτροπή EQUAL, όπως η ηλικία, το φύλο, η εθνική προέλευση, η φυλή και η αναπηρία.
Αποζημίωση και προνόμια
Οι λειτουργίες αποζημίωσης και παροχών HRS συγκεντρώνουν πληροφορίες σχετικά με τις ώρες εργασίας και τη χρησιμοποιούν για τον υπολογισμό των μισθών, του ποσού των ομοσπονδιακών και κρατικών φόρων και άλλων εκπτώσεων, όπως είναι οι ασφαλίσεις υγείας και οι συντάξεις συνταξιοδότησης. Το σύστημα δημιουργεί paychecks ή καταθέσεις πληρώνουν απευθείας στους τραπεζικούς λογαριασμούς των εργαζομένων. Υπολογίζει επίσης τις αποδοχές διακοπών και την αναρρωτική άδεια με αμοιβή και ετήσια σύνολα.
Υποστήριξη αποφάσεων
Το HRS απλοποιεί τις δραστηριότητες υποβολής εκθέσεων και υποστήριξης αποφάσεων, δημιουργώντας πρότυπες εκθέσεις για ανθρώπινους πόρους, όπως αμοιβές, νέες μισθώσεις και μεταφορές υπαλλήλων. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση της επιχείρησης, τη μέτρηση της οργανωτικής απόδοσης και το σχεδιασμό για το μέλλον. Το HRS επιτρέπει επίσης στους χρήστες να δημιουργούν ειδικές αναφορές για να αναλύουν συγκεκριμένες καταστάσεις και να εντοπίζουν τάσεις, όπως αύξηση του κύκλου εργασιών των εργαζομένων σε μια περιοχή του οργανισμού.
Ανταλλαγή πληροφοριών
Τα συστήματα ανθρώπινων πόρων διευκολύνουν την ανταλλαγή πληροφοριών και την ολοκλήρωση με άλλα βασικά επιχειρηματικά συστήματα ενός οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της αλυσίδας χρηματοδότησης, λογιστικής και εφοδιασμού. Επιτρέπουν επίσης την ανταλλαγή δεδομένων με τρίτους, όπως εκθέσεις για ρυθμιστικούς οργανισμούς και μεταφορά δεδομένων από και προς τους ασφαλιστές υγείας και τους διαχειριστές του σχεδίου συνταξιοδότησης.
Αυτοεξυπηρέτηση των εργαζομένων
Πολλά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνουν μια λειτουργία αυτοεξυπηρέτησης των εργαζομένων που λειτουργεί μέσω ενός συνδέσμου intranet - μιας ασφαλούς και ιδιωτικής ιστοσελίδας που ανήκει στην επιχείρηση. Χρησιμοποιώντας αυτόν τον ιστότοπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να ενημερώσουν τα προσωπικά τους στοιχεία, να εισάγουν τις ώρες εργασίας τους, να εγγραφούν για εκπαίδευση και να αναζητήσουν τη συσσωρευμένη άδεια διακοπών και ασθενείας χωρίς να χρειαστεί να επικοινωνήσουν με εκπρόσωπο ανθρώπινου δυναμικού. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αναζητήσουν τις πληροφορίες τους από τον υπολογιστή στα γραφεία τους, έναν φορητό υπολογιστή ή από ένα περίπτερο υπολογιστή που βρίσκεται στο πάτωμα του εργοστασίου ή στην αποθήκη.
