Στη δεκαετία του 1980 και του 1990, μόνο μεσαίες και μεγάλες εταιρείες μπορούσαν να προσφέρουν δαπανηρά πληροφοριακά συστήματα ανθρώπινου δυναμικού (HRIS). Αυτά τα προγράμματα απαιτούσαν μεγάλους κεντρικούς υπολογιστές και πολύ εξειδικευμένους προγραμματιστές για να λειτουργούν και να διατηρούνται. Σήμερα, σχεδόν κάθε εταιρεία δεν μπορεί μόνο να αντέξει οικονομικά, αλλά χρειάζεται, ένα σύστημα πληροφοριών για τους ανθρώπινους πόρους. Ακόμη και μια εταιρεία με λιγότερους από 10 υπαλλήλους μπορεί να αγοράσει ένα βασικό πρόγραμμα HRIS που μπορεί να εγκατασταθεί σε επιτραπέζιο υπολογιστή για να αυτοματοποιήσει τις βασικές διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού.
Τι είναι το HRIS;
Ουσιαστικά, ένα HRIS είναι μια βάση δεδομένων ή ένας συνδυασμός βάσεων δεδομένων που μοιράζονται πληροφορίες. Για παράδειγμα, η βάση δεδομένων για την πρόσληψη εργαζομένων καταγράφει όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με τις αιτήσεις εργασίας. Όταν μια επιχείρηση προσλαμβάνει έναν νέο υπάλληλο, οι βασικές δημογραφικές πληροφορίες του ατόμου μοιράζονται με άλλες ενότητες HRIS, έτσι ώστε τα μέλη του προσωπικού του HR να μην χρειάζεται να εισέλθουν ξανά στα δεδομένα.
Αυτοματοποίηση και εξορθολογισμός διαδικασιών
Ένα HRIS έχει τρία βασικά στοιχεία - πληροφορίες για τους εργαζομένους, μισθοδοσία και οφέλη. Αυτές αντιπροσωπεύουν τις βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες του τμήματος ανθρωπίνων πόρων ενός οργανισμού. Το HRIS βοηθάει στην αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό αυτών των διαδικασιών, γεγονός που απελευθερώνει προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού για να εργάζεται στο έργο και να αντιμετωπίζει προβλήματα. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν έναν αριθμό αναγνώρισης ή "περάσουν" μια κάρτα αναγνώρισης υπαλλήλων για να ελέγχουν κάθε πρωί ένα ηλεκτρονικό ρολόι που μεταφέρει αυτόματα τα δεδομένα στο HRIS. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για το προσωπικό της μισθοδοσίας να εισάγει χειροκίνητα τις ώρες εργασίας των εργαζομένων από τις χάρτινες κάρτες στο σύστημα μισθοδοσίας.
Η διαδικασία υποβολής αιτήσεων εργασίας είναι ένα άλλο καλό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο ένα σύστημα HRIS μπορεί να μειώσει το κόστος. Σε πολλές εταιρείες, οι υποψήφιοι υποβάλλουν αίτηση για θέσεις εργασίας μέσω του Διαδικτύου. Αυτό σημαίνει ότι το ανθρώπινο δυναμικό δεν χρειάζεται πλέον να χειρίζεται, να ταξινομεί και να διαβιβάζει τις αιτήσεις σε κατάλληλα τμήματα.
Υποβολή εκθέσεων και υποστήριξη αποφάσεων
Επειδή οι βασικές διαδικασίες HR είναι αυτοματοποιημένες και όλες οι απαραίτητες πληροφορίες αποθηκεύονται σε συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων, το HRIS απλοποιεί τις δραστηριότητες υποβολής εκθέσεων και τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης. Τα περισσότερα συστήματα περιλαμβάνουν μια ποικιλία τυποποιημένων αναφορών HR που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση της επιχείρησης και το σχεδιασμό για το μέλλον, όπως η αποζημίωση ανά περίοδο αμοιβής και η ετήσια καταχώρηση παροχών και ο χρόνος και η προσέλευση των εργαζομένων. Πολλά συστήματα HR θα επιτρέψουν στους χρήστες να αναπτύξουν ειδικές εκθέσεις, προκειμένου να αναλύσουν συγκεκριμένα θέματα ή να εντοπίσουν τάσεις για να βοηθήσουν τη διοίκηση στον στρατηγικό σχεδιασμό.
Υποστήριξη νομικής συμμόρφωσης
Αυτά τα συστήματα παράγουν αναφορές και τεκμηρίωση που απαιτούνται από κρατικούς και ομοσπονδιακούς οργανισμούς, όπως η W-2 Wage and Tax Statement, η έκθεση ευκαιριών EEO-1 EEO-1 Employer Detail Report and Report Summary Report και η έκθεση ασθενείας και τραυματισμών του Τμήματος Εργασίας (OSHA 301 Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ).
Ένα HRIS μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις με συμφωνίες εργασίας με διαπραγμάτευση, ενσωματώνοντας τις απαιτήσεις της συμφωνίας σε καθημερινές λειτουργίες, όπως η παρακολούθηση της αρχαιότητας με σκοπό τις προσφορές, τις απολύσεις και τις αυξήσεις των αποδοχών. Η τεχνολογία πληροφορικής βοηθά επίσης το Τμήμα Ανθρωπίνων Πόρων να παρακολουθεί τα προβλήματα των εργαζομένων και τα προβλήματα επιδόσεων.
Σύνδεσμοι του HRIS
Ανάλογα με την εκλέπτυνση του συστήματος, ένα πρόγραμμα HRIS θα επιτρέψει την ανταλλαγή δεδομένων και την ολοκλήρωση με άλλα βασικά επιχειρηματικά συστήματα, όπως η διαχείριση χρηματοοικονομικών και αλυσίδων εφοδιασμού. Επιπλέον, ορισμένα συστήματα μπορούν να παρέχουν συνδέσεις δικτύου στους φορείς ασφάλισης υγείας τους και τους διαχειριστές αμοιβαίων κεφαλαίων συνταξιοδότησης. Αυτό επιτρέπει στους εργοδότες και τους ασφαλιστικούς μεταφορείς ή τους διαχειριστές κεφαλαίων να μοιράζονται τις πληροφορίες των εργαζομένων γρήγορα και εύκολα.
Η HRIS συνδέει επίσης το τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας με τους διευθυντές και τους υπαλλήλους της. Χρησιμοποιώντας ένα Intranet - ένα ασφαλές δίκτυο ιδιωτικών υπολογιστών που ανήκει και λειτουργεί από μια εταιρεία - οι εργαζόμενοι μπορούν να εισέλθουν στις ώρες εργασίας τους, να εγγραφούν σε προγράμματα παροχών ή σε μαθήματα συνεχούς εκπαίδευσης και να λάβουν επικοινωνία από το τμήμα HR.
