Η δημιουργία ενός εγχειριδίου πολιτικών και διαδικασιών βοηθά στην παροχή σαφών πρωτοκόλλων για τη συνέπεια σε έναν οργανισμό. Οι εργοδότες καθορίζουν ποια είναι η αποδεκτή συμπεριφορά σε περιοχές που κυμαίνονται από τον κώδικα ενδυμάτων έως τις σχέσεις με τους πελάτες. Οι υπάλληλοι το διαβάσουν και υπογράφουν επιστολή παραλαβής, αποδεχόμενοι τυχόν διακλαδώσεις για παραβίαση των πολιτικών που καθορίζονται στο εγχειρίδιο. Εστίαση σε βασικούς τομείς όταν γράφετε ένα εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών για μια μη κερδοσκοπική οργάνωση.
Βασικές περιοχές εστίασης
Οργάνωση και διαχείριση: Σε αυτή την ενότητα, δηλώστε τις δηλώσεις αποστολής και όρασης του οργανισμού. Αναφέρετε το μη κερδοσκοπικό καθεστώς με τη συμπερίληψη των καταστατικών και του καταστατικού που έχουν καταχωριστεί στον Υπουργό Εξωτερικών. Αφού οριστεί ο οργανισμός, αναλύστε τους ρόλους και τα καθήκοντα διαχείρισης κλειδιών. Ένα οργανωτικό διάγραμμα βοηθά όλους τους υπαλλήλους να καταλάβουν ποιος είναι υπεύθυνος για το τι και την αλυσίδα διοίκησης.
Ανθρώπινο δυναμικό: Στο τμήμα ανθρώπινων πόρων, καθορίστε τις ευθύνες του διοικητικού συμβουλίου, πώς καλλιεργούνται και αναπτύσσονται οι εθελοντές και πώς εκπαιδεύεται το προσωπικό. Συμπεριλάβετε πολιτικές προσωπικού, συμπεριλαμβανόμενης της συμπεριφοράς, των κατηγοριών απόδοσης, των οφελών και των κανόνων αποζημίωσης.
Ερανος: Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί λαμβάνουν καθεστώς απαλλαγής από φόρους μέσω της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων. Αυτή η κατάσταση είναι ανακλητή εάν το μη κερδοσκοπικό δεν συμπεριφέρεται κατάλληλα. Αυτή η ενότητα εξηγεί τα μέσα που αφορούν τις μη κερδοσκοπικές χρήσεις για τη συγκέντρωση χρημάτων, συμπεριλαμβανομένων επιχορηγήσεων, δωρεών, εταιρικών χορηγών ή εκδηλώσεων. Η χρηματοοικονομική διαχείριση πρέπει επίσης να εξηγηθεί, περιγράφοντας τον τρόπο με τον οποίο οι προϋπολογισμοί ορίζουν τι πηγαίνει προς μη κερδοσκοπικά προγράμματα και τι πηγαίνει στις επιχειρήσεις.
Νόμοι και κανονισμοί: Περιγράψτε τους νόμους, τους φόρους και τους κανονισμούς που αφορούν τις μη κερδοσκοπικές δραστηριότητες. Αυτά περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται, τις δραστηριότητες υπεράσπισης και άσκησης πίεσης που διεξάγονται από τον οργανισμό.
Ανάπτυξη των πολιτικών και διαδικασιών
Επειδή το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών γίνεται η λεωφόρος για να κρατάτε τους ανθρώπους υπεύθυνους, είναι σημαντικό να σχεδιάζετε τις πολιτικές σταθερά σε μορφή και τόνο.
Πολιτικές: Για να διατηρήσετε την ομοιομορφία με τις πολιτικές, χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο. Κάθε πολιτική πρέπει να έχει έναν τίτλο πολιτικής που να δηλώνει το περιεχόμενο. Ορίστε έναν σκοπό για την πολιτική. Ένα παράδειγμα ενός πολιτικού σκοπού μπορεί να είναι, "Εξασφάλιση της δημοσιονομικής ευθύνης με έσοδα από τη συγκέντρωση κεφαλαίων". Εάν υπάρχει νόμος ή καταστατικό που αφορά την πολιτική, δηλώστε αυτό για να παράσχετε επιπλέον επικύρωση στην ανάγκη.
Καθορίστε το πεδίο εφαρμογής της πολιτικής. Αυτό θα μπορούσε να περιλάβει εάν η πολιτική αφορά όλους, μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή μόνο μια συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων, όπως μια ομάδα συλλογής κεφαλαίων. Για μεγάλους οργανισμούς, συμπεριλάβετε το όνομα και τον αριθμό επικοινωνίας του υπεύθυνου μέρους που αφορά τη συγκεκριμένη πολιτική. Για παράδειγμα, ανατρέξτε στις πληροφορίες επικοινωνίας του νομικού συμβούλου με τις πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες άσκησης πίεσης και τις κανονιστικές πολιτικές.
Διαδικασίες: Εξηγήστε πώς γίνονται τα πράγματα με απλά βήματα. Ενώ οι πολιτικές και οι διαδικασίες μπορούν να συνδυαστούν σε ορισμένα σενάρια, οι διαδικασίες είναι συνήθως ξεχωριστό τμήμα για βασικές διαδικασίες. Προσδιορίστε τις βασικές διαδικασίες και τις περιοχές αντιμετώπισης προβλημάτων. Αυτό περιλαμβάνει διαδικασίες ανοίγματος και κλεισίματος. Αναπτύξτε διαδικασίες για την αντιμετώπιση προβλημάτων υπολογιστή, κωδικού πρόσβασης ή άλλων τεχνικών προβλημάτων. Δημιουργήστε διαδικασίες για κλιμακούμενα ζητήματα πελατών. Οποιοδήποτε καθήκον εκτελείται απαιτεί συνέπεια ή μπορεί να έχει μέλη του προσωπικού που το θέτουν σε ερώτηση γίνεται μια διαδικασία που περιγράφεται στο εγχειρίδιο.
Οι συνεπείς διαδικασίες εξοικονομούν χρόνο εργασίας επειδή οι εργαζόμενοι έχουν πόρους για να κάνουν τα πράγματα χωρίς ηγεσία ή να υποστηρίξουν βοήθεια ή παρέμβαση.
