Το σημείωμα της έκθεσης σχετικά με τη σελίδα εκπομπής λειτουργεί σαν επιστολή συνοπτικής παρουσίασης. Σκεφτείτε το ως το προσωπικό σας βήμα προς τον αναγνώστη. Γράψτε τι θα έλεγα στον παραλήπτη, αν του παρέχετε την αναφορά αυτοπροσώπως, αλλά πρώτα συγκεντρώστε τις σκέψεις σας.
Πριν γράψετε, είναι σημαντικό να επισημάνετε τι θέλετε να πείτε. Προσδιορίστε το κοινό σας και αξιολογήστε τις συγκεκριμένες ανάγκες και τις επιθυμίες του. Εξετάστε αυτά τα σημεία κατά τη σύνταξη ενός σημειώματος μετάδοσης και της υπόλοιπης αναφοράς ή της πρότασής σας.
Αντιγράψτε το σημείωμα της μετάδοσης χρησιμοποιώντας απλή μορφοποίηση σημειώσεων. Εάν ο οργανισμός σας έχει ένα πρότυπο σημείωσης, χρησιμοποιήστε το. Εάν δεν χρησιμοποιείτε αυτήν την ρύθμιση ως σημείο εκκίνησης:
ΥΠΟΜΝΗΜΑ
Προς: Το όνομα και ο τίτλος του παραλήπτη Από: Το όνομά σας και ο τίτλος σας Ημερομηνία: Η ημερομηνία που ενεργοποιήσατε στην αναφορά σας Θέμα: Όνομα αναφοράς
Γράψτε μια δήλωση έναρξης. "Εδώ είναι η έκθεση που ζητήσατε σχετικά με …" για παράδειγμα. Δεν χρειάζεται να είναι μακρύς. Μερικές απλές προτάσεις θα κάνουν τη δουλειά. Χρησιμοποιήστε τη μορφή εμπορικού μπλοκ για αυτήν την παράγραφο και το υπόλοιπο της σημείωσής σας. Τοποθετήστε μια σκληρή επιστροφή ή κενό διάστημα μεταξύ κάθε παραγράφου, αλλά μην τοποθετείτε καρτέλες ή παύλες πριν ξεκινήσετε μια νέα ενότητα.
Γράψτε μια εισαγωγική παράγραφο. Περιγράψτε το εύρος της έκθεσης, ακριβώς τι θα καλύψει και πώς συγκεντρώσατε τις πληροφορίες σας.
Γράψτε το σώμα της σημείωσης. Εξηγήστε πόσο χρήσιμη θα είναι η αναφορά για τον αναγνώστη. Παρουσιάστε τα κύρια συμπεράσματά σας και επισημάνετε ενδιαφέροντα ευρήματα ή κεφάλαια ιδιαίτερου ενδιαφέροντος για το ακροατήριό σας. Οποιεσδήποτε πληροφορίες που θα κάνουν την αναφορά περισσότερο χρήσιμη ή προσβάσιμη στον αναγνώστη σας μπορούν να συμπεριληφθούν σε αυτή την ενότητα. Ίσως θελήσετε να κάνετε προτάσεις για περαιτέρω έρευνα.
Συμπληρώστε μια παράγραφο κλεισίματος. Γράψτε μια σύντομη σημείωση ευχαριστιών στον αναγνώστη σας και αναγνωρίστε κάθε σημαντική βοήθεια που λάβατε από τους συναδέλφους. Επίσης, προσφέρετε να διευκρινίσετε τυχόν σημεία ή να προχωρήσετε σε περαιτέρω εργασία εάν είναι απαραίτητο.
Ελέγξτε το έγγραφο για σφάλματα ορθογραφίας και γραμματικής.
Έχετε έναν συνάδελφο που εμπιστεύεστε την διόρθωση της δουλειάς σας. Τα φρέσκα μάτια της θα μηδενιστούν στην σύγχυση του λόγου και των τύπων.
Πραγματοποιήστε τις απαραίτητες αλλαγές και ενσωματώστε τις προτάσεις του διορθωτή σας.
Εισαγάγετε το συμπληρωμένο σημείωμα αποστολής στο υπόλοιπο της αναφοράς σας. Τοποθετήστε το αμέσως πριν από τον πίνακα περιεχομένων και μετά τη σελίδα τίτλου της αναφοράς.
Συμβουλές
-
Γράψτε το σημείωμα των διαβιβαζόμενων και άλλων προκαταρκτικών τμημάτων της έκθεσής σας, καθώς αυτά αναφέρονται στο υπόλοιπο έγγραφο.
Προειδοποίηση
Τα σημειώματα μετάδοσης χρησιμοποιούνται μόνο για εσωτερικά έγγραφα. Εάν η αναφορά σας προορίζεται για ένα εξωτερικό κοινό, όπως ένας δυνητικός πελάτης, γράψτε αντίγραφο αποστολής. Οι πληροφορίες θα είναι οι ίδιες, αλλά θα χρησιμοποιείτε επιχειρηματική επιστολή που θα διαμορφώνει για την αντιμετώπιση του εγγράφου σας.
