Η κοινοτική υπηρεσία είναι ευγενής δουλειά - αλλά συχνά δεν θα συμβεί χωρίς την ουσιαστική εργασία που γίνεται πίσω από τις σκηνές. Η οργάνωση μιας εκδήλωσης κοινωφελούς υπηρεσίας είναι μια πολύπλευρη προσπάθεια και είναι ευθύνη του προέδρου να παρακολουθεί κάθε λεπτομέρεια. Ο προκαταρκτικός σχεδιασμός είναι κρίσιμος και περιλαμβάνει όλα, από τον καθορισμό των στόχων έως την ανάθεση καθηκόντων. Αν αντιμετωπίζετε μια λίστα με στοιχεία εν καιρώ, αυξάνετε την πιθανότητα επιτυχίας του συμβάντος σας.
Επιλέξτε μια αιτία. Πολλοί τύποι έργων εμπίπτουν στο πεδίο των κοινοτικών υπηρεσιών. Ορισμένες ιδέες περιλαμβάνουν έργα για την προώθηση του περιβάλλοντος, την προώθηση της ασφάλειας, την καταπολέμηση του εγκλήματος ή την παροχή βοήθειας στους άστεγους.
Εξετάστε τον κύριο λόγο για τον οποίο απαιτείται το έργο. Αν προγραμματίζετε την εκδήλωση για λογαριασμό ενός οργανισμού, λάβετε υπόψη εάν η εκδήλωση εμπίπτει στο πνεύμα της οργανωτικής της αποστολής.
Θέτω στόχους. Προσδιορίστε τους συγκεκριμένους στόχους του έργου και βεβαιωθείτε ότι είναι μετρήσιμοι. Οι μετρήσιμοι στόχοι θα σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε το συμβάν μετά την ολοκλήρωσή του.
Σχεδιάστε το συμβάν. Επιλέξτε την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο διοργάνωσης. Στη συνέχεια, σκεφτείτε τι θα χρειαστεί - όπως ένας ενδιαφέροντος ομιλητής, φαγητό ή μια μοναδική δραστηριότητα - για τους ανθρώπους να εξετάσουν το γεγονός διασκέδαση και αξίζει τον κόπο.
Περιγράψτε τις ανάγκες σε προσωπικό. Αναφέρετε συγκεκριμένα καθήκοντα και ποιος θα εκτελέσει τα καθήκοντα αυτά. Προσλάβετε εθελοντές για να καλύψετε αυτές τις θέσεις.
Καταγράψτε τους απαιτούμενους πόρους, υλικά και προμήθειες. Για λόγους προϋπολογισμού, σημειώστε εάν κάθε στοιχείο θα δωροδοτηθεί ή θα αγοραστεί. Αν δώσατε, καταγράψτε την αξία σε είδος.
Μέσω γραπτής επικοινωνίας ή προσωπικών παρουσιάσεων, προσκαλέστε τους πιθανούς συνεργάτες - όπως τους πιθανούς χορηγούς γεγονότων - να συμμετάσχουν στην εκδήλωση. Μοιραστείτε μια συναρπαστική ιστορία σχετικά με το πώς το έργο σας θα επηρεάσει θετικά την κοινότητα. Τότε εξηγήστε τους τι μπορούν να κάνουν για να βοηθήσουν.
Συμπληρώστε έναν προτεινόμενο προϋπολογισμό που υποδεικνύει όλα τα προβλεπόμενα έσοδα και έξοδα. Ενσωματώστε όλους τους πόρους, τα υλικά και τα υλικά από τη λίστα σας στον προϋπολογισμό δαπανών. Βεβαιωθείτε ότι η αξία των δωρεών αντικειμένων αντικατοπτρίζεται στον προϋπολογισμό.
Προωθήστε το συμβάν. Επικοινωνήστε με την εκδήλωση με όλα τα εφικτά μέσα, όπως τα δελτία ειδήσεων, το διαφημιστικό ταχυδρομείο, τις προσωπικές προσκλήσεις, τις αφίσες, τις ανακοινώσεις ιστοτόπων και μέσω διαφόρων κοινωνικών μέσων ενημέρωσης. Απλή λέξη-από-στόμα είναι επίσης πολύ αποτελεσματική για να πάρει τη λέξη έξω. Να είστε βέβαιος να προωθήσετε την εκδήλωση σε σχολεία της περιοχής (αν είναι απαραίτητο), επειδή πολλοί φοιτητές υποχρεούνται να εκτελούν ώρες κοινότητας και μπορεί να είναι πρόθυμοι να συμμετάσχουν.
Καταρτίστε ένα εναλλακτικό σχέδιο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά - δεν βλάπτει ποτέ να έχετε σχέδιο Β. Περιγράψτε πιθανά προβλήματα (όπως κακές καιρικές συνθήκες) που θα μπορούσαν να εμποδίσουν την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Στη συνέχεια, διαμορφώστε λύσεις σε αυτά τα προβλήματα (όπως η μετακίνηση του συμβάντος μέσα).
Διατυπώστε ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης. Αναφέρετε τα συγκεκριμένα βήματα για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Εμφάνιση προγραμματισμένων ημερομηνιών για κάθε βήμα. Διαχωρίστε τα βήματα για την ημέρα του συμβάντος σε μια ξεχωριστή λίστα, καθώς αυτή μπορεί να είναι η πιο λεπτομερής και η πιο αναφερόμενη λίστα κατά τη διάρκεια του ίδιου του συμβάντος.
