Αντίθετα με τη δημοφιλή πεποίθηση, ο κόσμος της λογιστικής δεν γεμίζει με γλύκισμα και γοητεία. Η καθημερινή ζωή ενός λογιστή αποτελείται από ένα συνδυασμό λογιστικής για την επαναλαμβανόμενη επιχειρηματική δραστηριότητα, την ολοκλήρωση ειδικών σχεδίων και τη συμμετοχή στο μηνιαίο «κλείσιμο». Με την κατανόηση των καθημερινών δραστηριοτήτων που συμβαίνουν στη λογιστική, θα πάρετε μια καλύτερη κατανόηση του πώς η λογιστική διαδικασία λειτουργεί και πώς μπορείτε να το σχεδιάσετε για να εργαστεί για την επιχείρησή σας.
Επαναλαμβανόμενες συναλλαγές
Για πολλούς αρχικούς λογιστές, μια μεγάλη μερίδα καθημερινών δραστηριοτήτων δαπανώνται για την επεξεργασία επαναλαμβανόμενων συναλλαγών. Αυτές οι συναλλαγές μπορούν να συνίστανται σε διαδικασίες πωλήσεων και παραγωγής, αγορών ή μισθοδοσίας. Στις μεγαλύτερες εταιρείες, ορισμένες από αυτές τις δραστηριότητες αποστέλλονται εκτός ανοικτής θαλάσσης ή αυτοματοποιημένες, αλλά το λογιστικό προσωπικό πρέπει να εξετάσει ακόμη αυτό το έργο. Σε μικρότερες επιχειρήσεις, αυτό το έργο επαναλαμβάνεται μερικές φορές. Για παράδειγμα, το προσωπικό πωλήσεων καταγράφει συχνά τις πληροφορίες πωλήσεων χρησιμοποιώντας έντυπα παραγγελίας και λογιστικά φύλλα παραγγελιών προϊόντων και οι λογιστές εισάγουν στη συνέχεια τις πληροφορίες στο περιοδικό πωλήσεων.
Εβδομαδιαίες δραστηριότητες
Για συναλλαγές που δεν συμβαίνουν σε καθημερινή βάση, αλλά εξακολουθούν να είναι συχνές, οι λογιστές μπορούν να επεξεργάζονται σε εβδομαδιαία βάση. Αυτό είναι σύνηθες για την επισκόπηση των εργασιών του υποκειμένου, για συναλλαγές που συναρμολογούνται σε παρτίδες και επεξεργάζονται ταυτόχρονα και για την εκτέλεση περιοδικών ελέγχων ότι το λογιστικό σύστημα λειτουργεί όπως επιθυμεί. Ένα κλειδί για τις εβδομαδιαίες δραστηριότητες είναι να διασφαλιστεί ότι προγραμματίζονται στο χρόνο εργασίας. Όταν οι εργαζόμενοι εκτελούν καθημερινές δραστηριότητες που καλύπτουν την εργάσιμη ημέρα τους, τα μη συνηθισμένα καθήκοντα συχνά αποσύρονται και δεν ολοκληρώνονται.
Μηνιαία κλείσιμο
Η μηνιαία διαδικασία κλεισίματος είναι η διαδικασία κατάρτισης μηνιαίων οικονομικών καταστάσεων και εκκαθάρισης προσωρινών λογαριασμών. Κατά τη διάρκεια του μηνιαίου, και ιδίως του ετήσιου κλεισίματος, οι λογιστές συχνά εργάζονται πολλές ώρες για να εξασφαλίσουν ότι τα οικονομικά αρχεία είναι ακριβή και ότι τα λάθη δεν έχουν συμπεριληφθεί στις οικονομικές καταστάσεις. Ο φόρτος εργασίας για αυτή τη χρονική περίοδο έρχεται σε κύματα. οι κατώτεροι λογιστές είναι συνήθως πιο απασχολημένοι, καθώς προετοιμάζουν τα βασικά οικονομικά τους προγράμματα, τότε οι ανώτεροι λογιστές αυξάνουν τον φόρτο εργασίας τους καθώς παράγουν περισσότερα τεχνικά στοιχεία και αναθεωρούν το έργο των κατώτερων λογιστών. Τέλος, η λογιστική διοίκηση εξετάζει το συλλογικό έργο της ομάδας.
Μακροπρόθεσμα Έργα
Η καθημερινή εργασία ενός λογιστή περιλαμβάνει επίσης εργασίες για μακροπρόθεσμα έργα. Για περισσότερους ανώτερους λογιστικούς υπαλλήλους, αυτό μπορεί να είναι ένα μεγάλο μέρος της εργάσιμης εβδομάδας. Τυπικά, ο επικεφαλής λογιστικός διαχειριστής, που ονομάζεται συνήθως ελεγκτής, εντοπίζει τομείς βελτίωσης του λογιστικού συστήματος σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση. Στη συνέχεια, οι υπεύθυνοι λογιστικών βιβλίων αναθέτουν εργασίες σε ανώτερους λογιστές, προκειμένου να μετριάσουν αυτές τις ανησυχίες. Ένα κοινό μακροπρόθεσμο έργο είναι η διαχείριση μη απαιτητών λογαριασμών πληρωτέων. Όταν οι έλεγχοι εκδίδονται σε πωλητές που δεν αναλαμβάνουν μετρητά, τα κεφάλαια πρέπει να ταυτοποιούνται και να παρακολουθούνται. Εάν οι ιδιοκτήτες δεν προέλθουν, σε πολλές δικαιοδοσίες τα κεφάλαια γίνονται το βραβείο του κράτους υπό τους νόμους εξοργισμού. Δεδομένου ότι πρόκειται για ένα σχετικά κοινό, αλλά σπάνιο περιστατικό, η διαχείριση γίνεται καλύτερα σε μακροπρόθεσμη βάση.
