Λίγες περιπτώσεις είναι πιο άβολα από το να πεις σε έναν υπάλληλο ή έναν πελάτη, "Όχι" Οι επιχειρηματίες συχνά αισθάνονται ότι η άρνηση συμμόρφωσης με αιτήματα δημιουργεί κακά συναισθήματα γι 'αυτούς και την επιχείρηση, γεγονός που θα μπορούσε να επηρεάσει τις μελλοντικές πωλήσεις. Ακόμα χειρότερα, όταν ένας πελάτης ή ένας υπάλληλος απευθύνει έκκληση για μια απόφαση, μπορεί να βρεθείτε να λέτε όχι όχι μία φορά, αλλά δύο φορές. Σε αυτό το σημείο ο συγγραφέας ανησυχεί για τον σωστό τόνο που πρέπει να χρησιμοποιήσει και πόσα στοιχεία για να αποκαλύψει, μήπως η αλληλογραφία προκαλεί περαιτέρω έρευνες ή ακόμα και νομικές ενέργειες.
Αποκτήστε ένα επιστολόχαρτο επιχείρησης που θα χρησιμοποιηθεί για την απάντησή σας. Η απάντηση σε μια προσφυγή αντιπροσωπεύει την τελική λέξη επί του θέματος και η χρήση του επισήμου επιστολόχαρτου συμβάλλει στη μετάδοση της εντύπωσης της εξουσίας.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία, παραλείψτε ένα κενό και πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Περάστε άλλο χώρο, πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Όνομα εισόδου)" ακολουθούμενο από ένα τελεία. Εάν αισθάνεστε ότι απαιτείται ιδιαίτερη σταθερότητα, παραλείψτε "αγαπητέ" και απλά πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη. Περάστε άλλο χώρο.
Στην πρώτη παράγραφο, ενημερώστε αμέσως τον παραλήπτη εάν η αίτησή της είναι παραδεκτή και εξηγήστε εν συντομία γιατί έλαβε το αίτημά της.
Εάν δεν χορηγείτε την έφεση, ευχαριστήστε τον παραλήπτη για το ενδιαφέρον του για την επιχείρησή σας ή για τη σκληρή δουλειά του και, στο τέλος της παραγράφου, δώστε τα κακά νέα. Η τοποθέτηση των κακών ειδήσεων στο τέλος της παραγράφου σας δίνει τη δυνατότητα να μαλακώσετε πρώτα το χτύπημα, πράγμα που βοηθά στην διατήρηση της καλής θέλησης του παραλήπτη. Εξηγήστε το σκεπτικό για την άρνηση σύντομης αίτησης. αποφύγετε να δώσετε τόσο πολλές λεπτομέρειες ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να εξετάσει την πολιτική και να σας υποθέσει.
Παρέχετε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες παρακολούθησης στη δεύτερη παράγραφο. Εάν απορρίψατε την προσφυγή, ενημερώστε την ότι η απόφασή σας είναι οριστική και ότι το θέμα είναι κλειστό.
Πληκτρολογήστε "Λυπούμαστε" ή "Ειλικρινά" και παραλείψτε τρεις διαστήματα γραμμής. Εκτυπώστε το γράμμα και υπογράψτε πάνω από το όνομά σας με μπλε ή μαύρο μελάνι. Διατηρήστε ένα αντίγραφο της επιστολής για τα αρχεία σας.
Στείλτε την επιστολή με πιστοποιημένη αλληλογραφία για να διατηρήσετε μια καταγραφή της απάντησής σας και την απόδειξη ότι ο παραλήπτης έλαβε το γράμμα. Αυτό το αρχείο μπορεί να είναι σημαντικό αν το θέμα πάει στο δικαστήριο.
