Τώρα περισσότερο από ποτέ, οι επιχειρήσεις ζητούν από τους υπαλλήλους να παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία για τα πάντα, από τα έξοδα ταξιδιού τους μέχρι να αποδείξουν ότι τα παιδιά τους είναι πραγματικά οι βιολογικοί τους απογόνες για ασφαλιστικούς σκοπούς. Στο επίκεντρο αυτής της τεκμηρίωσης είναι το τμήμα ανθρωπίνων πόρων, διότι στις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις αυτό το τμήμα είναι το κέντρο για όλη την τεκμηρίωση των εργαζομένων. Όταν τα πλεονεκτήματά σας ακυρώνονται ή έχετε προβλήματα με το W-2 ή το paycheck σας, το τμήμα ανθρώπινων πόρων είναι το κατάλληλο σημείο για να ξεκινήσετε την έρευνά σας.
Πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Περάστε μια γραμμή και πληκτρολογήστε το όνομα και τον τίτλο του ατόμου επαφής σας στο τμήμα ανθρώπινων πόρων. Σε ξεχωριστές γραμμές, πληκτρολογήστε το όνομα του τμήματος, το όνομα του οργανισμού και τη διεύθυνση. Περάστε μια επιπλέον γραμμή και πληκτρολογήστε "Αγαπητέ κ. / Μ. (Επώνυμο)" ακολουθούμενο από ένα τελεία. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του υπευθύνου των προσφυγών στο τμήμα ανθρώπινων πόρων, καλέστε και μάθετε, ώστε να μπορείτε να συμπεριλάβετε το όνομά του στην επιστολή σας. Μια επιστολή γραμμένη σε ένα συγκεκριμένο άτομο είναι πιο πιθανό να διαβάσει και να ενεργήσει από μια γενική επιστολή που απευθύνεται στο τμήμα ως σύνολο.
Ανοίξτε την επιστολή προσδιορίζοντας τον εαυτό σας με το όνομά σας, τον αριθμό ταυτότητας του υπαλλήλου και το τμήμα, εάν ισχύει. Εξηγήστε ότι απευθύνεστε σε μια απόφαση που έκανε το τμήμα ανθρώπινων πόρων. Εξηγήστε λεπτομερώς την απόφαση και συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της τεκμηρίωσης που λάβατε, όπως μια επιστολή.
Δώστε την πλευρά της ιστορίας σας και προσκομίστε αποδεικτικά στοιχεία για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας. Για παράδειγμα, αν η ασφάλειά σας έπεφτε επειδή οι ανθρώπινοι πόροι ισχυρίστηκαν ότι δεν πληρώσατε την ασφάλισή σας, παρέχετε αποδείξεις όπως εισπράξεις από την ασφαλιστική εταιρεία ή αμοιβές πληρωμής που αποδεικνύουν ότι το ασφάλιστρο αφαιρέθηκε από την αμοιβή σας. Χρησιμοποιήστε έναν πραγματικό τόνο. Τα λάθη συμβαίνουν και ο θυμός στον παραλήπτη δεν είναι πιθανό να βοηθήσει την περίπτωσή σας.
Ευχαριστώ τον παραλήπτη για το χρόνο της και προσφέρετε να συναντήσετε μαζί της για να συζητήσετε τυχόν ερωτήσεις που έχει. Δώστε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να επικοινωνήσει μαζί σας.
Πληκτρολογήστε "Ειλικρινά" και παραλείψτε τρεις γραμμές. Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας. Εκτυπώστε την επιστολή στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και υπογράψτε πάνω από το πληκτρολόγημά σας.
