Μια βάση γνώσεων, παρόμοια με ένα wiki, είναι μια διαχειριζόμενη συλλογή από άρθρα και πληροφορίες που υποβάλλονται από τους χρήστες. Μια αποθήκη τύπου βάσης γνώσεων είναι συνήθως αφιερωμένη σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα ή διαδικασία και οι πληροφορίες μπορούν να υποβάλλονται από προγραμματιστές, προσωπικό τεχνικής υποστήριξης ή τελικούς χρήστες. Ο δημοκρατικός χαρακτήρας της γνωστικής βάσης της επιτρέπει να αναπτυχθεί οργανικά και ταχέως, αλλά επίσης καθιστά δύσκολη τη διατήρηση της πληροφορίας και, στις χειρότερες περιπτώσεις, άχρηστη.
Δυναμική συνομιλία
Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα μιας βάσης γνώσεων είναι ότι επιτρέπει σε μια ποικιλία χρηστών να συνεισφέρουν στα αποτελέσματα της βάσης γνώσεων σε ζωντανή τεκμηρίωση και να δημιουργούν μια δυναμική και συναφή συζήτηση. Επίσης, επειδή περιλαμβάνουν συνεισφορές από την ανάπτυξη, την τεχνολογική υποστήριξη και τους τελικούς χρήστες, οι ερευνητές μέσω διαδικτύου μπορούν να διερευνήσουν το ίδιο πρόβλημα από διάφορες οπτικές γωνίες, οδηγώντας ενδεχομένως σε μια λύση που δεν θα είχαν εξετάσει μόνη της.
Αντιφατικά έγγραφα
Οι διαφορετικοί τύποι γραφής και τα επίπεδα γνώσεων των συντελεστών συχνά οδηγούν σε ένα μη διαβαθμισμένο, μη τυποποιημένο έγγραφο, το οποίο είναι ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα μιας βάσης γνώσεων. Ο πλεονασμός γίνεται ο κανόνας και όχι η εξαίρεση και τα ίδια λάθη μπορούν να προστεθούν στη βάση γνώσεων αρκετές φορές. Επομένως, απαιτείται ειδική συντήρηση.
Επίσης, επειδή μια βάση γνώσεων ξεκινά ως κενή βάση δεδομένων, δεν είναι σκόπιμο να χρησιμοποιηθεί ως κύρια πηγή τεκμηρίωσης για οποιοδήποτε νέο προϊόν ή διαδικασία. Μια βάση γνώσεων απαιτεί χρόνο για να οικοδομηθεί ως σενάρια και τα προβλήματα βρίσκονται, επιλύονται και τεκμηριώνονται.
Η προβολή της πληροφορίας
Ο δημοκρατικός, οργανικός χαρακτήρας μιας βάσης γνώσεων σημαίνει ότι οι σημαντικότερες πληροφορίες είναι πιθανό να εμφανιστούν, ενώ οι λιγότερο σημαντικές πληροφορίες θα θαφτούν, δίνοντας στη βάση γνώσεων μια φυσική λειτουργία ταξινόμησης. Εάν έχουν υποβληθεί κακώς γραπτές ή ανακριβείς πληροφορίες, άλλοι χρήστες μπορούν να το θάψουν αντικαθιστώντας το με περισσότερες πληροφορίες ή να το επισημάνουν για διαγραφή / αναθεώρηση από διαχειριστή.
Αρχειοθετημένη τεκμηρίωση
Τα παλιά άρθρα που παραμένουν στη βάση γνώσεων παρέχουν ένα αυτόματο αρχείο τεκμηρίωσης για εκδόσεις παλαιού τύπου του προϊόντος ή της διαδικασίας. Το φυσικά σχηματιζόμενο αρχείο είναι ένα πλεονέκτημα των βάσεων γνώσεων. Καθώς δημιουργούνται νέες εκδόσεις του προϊόντος ή της διαδικασίας, η βάση γνώσεων μπορεί να αναδιοργανωθεί ή να ξαναρχίσει για να αρχειοθετήσει τις παλιές πληροφορίες διατηρώντας ταυτόχρονα τις πιο πρόσφατες πληροφορίες.
Λύσεις
Πρέπει να διοριστεί εξειδικευμένο προσωπικό για να περάσει μερικές ώρες την εβδομάδα, αναζητώντας τη βάση γνώσεων για περιττές, ξεπερασμένες ή ανακριβείς αναλύσεις και διαγράφοντας τις κατά περίπτωση. Θα πρέπει να εκπαιδεύονται στη χρήση της βάσης γνώσεων και να γνωρίζουν πώς να τις αναζητούν αποτελεσματικά, ώστε να μπορούν να προσδιορίσουν αν υπάρχει ήδη ένα άρθρο προτού συνεισφέρουν ένα αντίγραφο.
