Η ρεσεψιόν παρέχει την πρώτη εικόνα της εταιρείας για πελάτες, πωλητές και προμηθευτές. Ο ρεσεψιονίστ σας πρέπει να εξασφαλίσει ότι το γραφείο παραμένει καθαρό. Έχετε αρκετά αναλώσιμα γραφείου για να διαρκέσει μέχρι την επόμενη παραγγελία. Αγοράστε προμήθειες γραφείου σε εκπτωτικά καταστήματα ή καταστήματα εφοδιασμού γραφείου ή παραγγείλετε προμήθειες από ηλεκτρονικά καταστήματα.
Επαγγελματικοί φάκελοι
Οι υπάλληλοι υποδοχής χρησιμοποιούν επιχειρηματικούς φακέλους για την αποστολή δηλώσεων πελατών, λογαριασμών ή αλληλογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι ο ρεσεψιονίστ σας έχει φακέλους διαφορετικών σχημάτων και στυλ. Διατηρήστε φακέλους αλληλογραφίας για μεταφορές που σχετίζονται με το χαρτί μεταξύ των υπηρεσιών της εταιρείας. Τοποθετήστε μερικούς φακέλους επιχειρήσεων στην κορυφή της ρεσεψιόν.
Υποστηρικτής επαγγελματικής κάρτας γραφείου
Κρατήστε έναν κάτοχο καρτών επαγγελματικών καρτών στην υποδοχή. Οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι πωλητές μπορούν να πάρουν επιπλέον κάρτες. Ταιριάξτε τον κάτοχο της κάρτας με την εικόνα της εταιρείας σας. Για παράδειγμα, το γραφείο του γιατρού μπορεί να επιλέξει ουδέτερα χρώματα, όπως καφέ. αλλά ένας γραφίστας μπορεί να χρησιμοποιήσει πράσινο ή ροζ νέον. Αφήστε τον ρεσεψιονίστ να ανανεώσει τον κάτοχο της κάρτας όταν μειωθεί.
Βιβλίο ραντεβού
Οι υπάλληλοι υποδοχής πρέπει να έχουν ένα βιβλίο ραντεβού που να δείχνει ημερομηνίες ημερολογίου και να παρέχει χώρο για σημειώσεις. Για την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα, αποθηκεύστε τα βιβλία ραντεβού στο τέλος μιας βάρδιας εργασίας. Βρείτε βιβλία ραντεβού σε καταστήματα εφοδιασμού γραφείων.
Χαρτί
Ο ρεσεψιονίστ σας χρησιμοποιεί χαρτί όταν εκτελεί καθήκοντα εργασίας. Σκοποί περιλαμβάνουν φωτοτυπίες, ταχυδρομική αλληλογραφία και αποστολή φαξ. Κρατήστε το χαρτί που είναι αποθηκευμένο στο γραφείο τακτοποιημένα. Η επιχείρησή σας μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα με ανακυκλωμένο χαρτί. Χρησιμοποιήστε μια κύρια λίστα για την παραγγελία χαρτιού, καθώς οι προμήθειες μειώνονται.
Στυλό και μολύβια
Ο ρεσεψιονίστ σας χρησιμοποιεί όργανα γραφής, όπως στυλό. Οι υπάλληλοι υποδοχής υπογράφουν για παραδόσεις και στέλνουν φακέλους. Επιλέξτε μια σειρά κόκκινων, μαύρων και μπλε στυλό. Έχετε ένα στυλό στη ρεσεψιόν για καθαριότητα. Ορισμένοι πελάτες ή επισκέπτες ενδέχεται να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν ένα μολύβι. Τοποθετήστε δύο ή τρεις στο γραφείο για τη χρήση τους. Εξετάστε τους στυλογράφους για να προστατέψετε την επένδυσή σας και να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες δεν παίρνουν στυλό χωρίς λάθος.
Ψαλίδια
Ο ρεσεψιονίστ σας χρησιμοποιεί ψαλίδι για να κόψει το χαρτί και να ανοίξει τα πακέτα. Αγοράστε ένα ζευγάρι ποιοτικά ψαλίδια ασήμι και κρατήστε τα στη ρεσεψιόν. Βεβαιωθείτε ότι ο ρεσεψιονίστ σας διαθέτει ένα ζευγάρι ψαλιδιών ασφαλείας. Βρείτε ψαλίδια σε καταστήματα εφοδιασμού γραφείων ή για να τα παραγγείλετε online.
