Οι υπάλληλοι υποδοχής είναι συχνά το πρώτο σημείο επαφής που συναντούν οι πελάτες και οι πελάτες όταν μπαίνουν στον χώρο της επιχείρησής σας ή μιλάνε όταν καλούν. Οι πρώτες εντυπώσεις έχουν σημασία, οπότε η εξεύρεση ρεσεψιονίστ με τον καλύτερο συνδυασμό επαγγελματισμού, ικανότητας και φιλικότητας θα κάνει πολύ δρόμο για την εδραίωση της επιχείρησής σας ως μια καλή επιχείρηση.
Συγκριτική αξιολόγηση των ιδιοτήτων
Εταιρεία διαχείρισης ανθρώπινων πόρων Η Ομάδα Rainmaker συστήνει να ακολουθηθεί μια συστηματική προσέγγιση για τον εντοπισμό των βασικών χαρακτηριστικών ενός ποιοτικού ρεσεψιονίστ πριν από την έναρξη της διαδικασίας συνέντευξης και μίσθωσης. Επειδή οι ρεσεψιονίστ είναι συνήθως το πρώτο σημείο επαφής από τον έξω κόσμο, το μήνυμα που στέλνει ο ρεσεψιονίστ θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με την εταιρική σας εικόνα. Το ύφος συμπεριφοράς, οι αξίες και τα κίνητρα των ρεσεψιονίστ μαζί με τις δεξιότητες των ανθρώπων και τις προσωπικές τους ιδιότητες έχουν μεγάλη σημασία, σύμφωνα με τον Rainmaker. Ενώ ο επαγγελματισμός και η ικανότητα είναι πάντα σημαντικοί, οι επιθυμητές προσωπικές ιδιότητες μπορεί να διαφέρουν μεταξύ μιας γκαλερί τέχνης και μιας δικηγορικής εταιρείας, για παράδειγμα.
Αξιολογημένη Συμπεριφορά
Ενώ η εταιρική εικόνα είναι σημαντική, όλοι οι ποιοτικοί υπάλληλοι υποδοχής μοιράζονται συγκεκριμένα χαρακτηριστικά συμπεριφοράς που τα καθιστούν αποτελεσματικά μέλη της ομάδας. Πρώτον, οι ρεσεψιονίστ πρέπει να επικεντρώνονται στον πελάτη - συμπεριλαμβανομένων των πελατών που είναι επίσης συνεργάτες. Οι υπάλληλοι υποδοχής θα πρέπει επίσης να απολαμβάνουν να μιλάνε με τους ανθρώπους και να μην απασχολούν συχνές διακοπές όπως τηλέφωνο ή επισκέπτη γραφείου. Επιπλέον, ένας ρεσεψιονίστ πρέπει επίσης να είναι σε θέση να διατηρεί το περιβάλλον εργασίας του κανονικά και καθαρά. η διαμονή οργανωμένη θα βοηθήσει όταν καλείται να εκτελέσει δύο καθήκοντα ταυτόχρονα, ένα κοινό φαινόμενο στη λήψη. Οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένης της ικανότητας να γράφουν και να μιλούν με σαφήνεια και με σωστή διατύπωση, είναι επίσης απαραίτητες, σύμφωνα με το Genius Center, έναν οργανισμό υποστήριξης επιχειρήσεων.
Αυτο-κίνητρο
Ένας αποτελεσματικός ρεσεψιονίστ πρέπει να επικεντρώνεται στο να κάνει τα πράγματα με τον σωστό τρόπο, σύμφωνα με τον Rainmaker, και κατά τρόπο που ταιριάζει με την κουλτούρα και το πρότυπο της εταιρείας. Όχι μόνο ένας ρεσεψιονίστ πρέπει να μάθει γρήγορα πώς λειτουργούν τα πράγματα, αλλά πρέπει να επικεντρωθεί στην εξισορρόπηση ενός έργου με τη σωστή διαχείριση του χρόνου του. Η εκμάθηση της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένης της συχνά εξειδίκευσης νέων καθηκόντων και της ανύψωσης των θέσεων όπου χρειάζονται οι περισσότερες, κάνει τον ρεσεψιονίστ πολύτιμο. Αν και αυτές οι δεξιότητες μπορεί να μην αποτελούν μέρος της επίσημης περιγραφής εργασίας, αυτές οι ιδιότητες καθιστούν έναν αποτελεσματικό ρεσεψιονίστ εκτός από έναν αναποτελεσματικό.
Προσωπικές δεξιότητες
Οι υπάλληλοι υποδοχής πρέπει να εργάζονται με ελάχιστη επίβλεψη και πρέπει να είναι σε θέση να κάνουν διπλωματικές αποφάσεις, επικεντρωμένες στον πελάτη, συχνά υπό πίεση, χωρίς να χάνουν τα φτερά τους. Ως αποτέλεσμα, οι καλύτεροι ρεσεψιονίστ είναι συνήθως ευέλικτοι και έχουν εξαιρετικές ικανότητες σχεδιασμού και οργάνωσης. Είναι επίσης διακριτικοί. λάβετε υπόψη ότι ένας θυμωμένος πελάτης μπορεί να βγάλει πρώτα τα συναισθήματά του στον ρεσεψιονίστ και ένας ρεσεψιονίστ που είναι σε θέση να απογοητεύσει απότομα μπορεί να σώσει τη διαχείριση πολλών πονοκεφάλων. Ως εκ τούτου, οι τακτικοί καλοί τρόποι είναι απαραίτητοι.
