Η διαχείριση της σύμβασης περιλαμβάνει δραστηριότητες που εκτελούνται για να προσδιοριστεί πόσο καλά ένας εργολάβος εκτέλεσε την εκπλήρωση των απαιτήσεων μιας σύμβασης από τη στιγμή της ανάθεσης της σύμβασης έως την ολοκλήρωση του έργου, την πληρωμή και, κατά περίπτωση, την επίλυση οποιωνδήποτε ζητημάτων ή διαφορών. Η διαχείριση της σύμβασης μπορεί να είναι χρονοβόρα, ανάλογα με τη φύση του έργου, τον τύπο της σύμβασης και την απόδοση του εργολήπτη και τη φύση της εργασίας.
Παρακολούθηση
Η διαχείριση της σύμβασης περιλαμβάνει τη λειτουργία της διασφάλισης ότι οι συμβατικές δραστηριότητες είναι σύμφωνες με τις συμβατικές προδιαγραφές όπως η ποιότητα, η ποσότητα, οι στόχοι, τα χρονοδιαγράμματα και ο τρόπος που ορίζεται στη σύμβαση. Απαιτεί επίσης την ανασκόπηση των εκθέσεων προόδου, των εκθέσεων κατάστασης και των φύλλων αναμονής, όπως απαιτείται. Ιδιαίτερα όταν οι συμβάσεις επεκτείνονται σε μεγάλες χρονικές περιόδους, η διαχείριση συμβάσεων πρέπει επίσης να περιλαμβάνει την παρακολούθηση των δαπανών και τη διασφάλιση της διαθεσιμότητας.
Επεξεργασία πληρωμής
Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες διαχείρισης συμβάσεων είναι η επεξεργασία πληρωμών. Ενώ ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να διασφαλίσει ότι συμμορφώνεται και πληροί τις απαιτήσεις της σύμβασης, είναι ευθύνη της διαχείρισης συμβάσεων να διασφαλίσει ότι τα τιμολόγια επανεξετάζονται και επεξεργάζονται έγκαιρα, έτσι ώστε ο αντισυμβαλλόμενος να πληρώνεται σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης.
Αποκλεισμός
Η ολοκλήρωση της σύμβασης ξεκινά μετά την ολοκλήρωση του έργου, την παροχή όλων των υπηρεσιών και την παράδοση όλων των προϊόντων. Περιλαμβάνει ανασκόπηση όλων των δαπανών και του ολοκληρωμένου έργου για να διασφαλιστεί ότι τα κεφάλαια έχουν χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά και έχουν εκπληρωθεί όλοι οι τομείς της σύμβασης.
