Η διαχείριση συμβολαίων αναφέρεται σε ένα σύστημα που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί για την επίβλεψη σχέσεων με άλλες επιχειρήσεις που παρέχουν προϊόντα και υπηρεσίες. Κάθε υπηρεσία προσεγγίζει διαφορετικά τη διαχείριση των συμβάσεων. Για παράδειγμα, τα συστήματα διαχείρισης των κυβερνητικών οργανισμών πρέπει να συμμορφώνονται με τους ισχύοντες κανόνες και νόμους. Οι ιδιωτικές εταιρείες και τα μη κερδοσκοπικά ιδρύματα απολαμβάνουν μεγαλύτερη ευελιξία.
αξία
Ένας πρωταρχικός στόχος για τη διαχείριση των συμβάσεων αφορά την έννοια της αξίας. Ένας οργανισμός θα στραφεί στη σύμβαση διαχείρισης όταν πιστεύει ότι ένας εξωτερικός πάροχος είναι καλύτερα εξοπλισμένος για να παραδώσει το προϊόν ή την υπηρεσία. Η αξία πρέπει να υπάρχει όχι μόνο στο μυαλό της ηγεσίας του οργανισμού αλλά και στα μάτια των πελατών και των μετόχων. Οι εργολάβοι που δεν προσφέρουν επαρκή αξία ενδέχεται να μην ανανεώσουν τις συμβάσεις τους. Για ορισμένα τμήματα διαχείρισης συμβάσεων, η αξία μετράται από την άποψη της ποιότητας σε σχέση με το κόστος.
Παραγωγικότητα
Η έννοια της παραγωγικότητας των συμβάσεων σχετίζεται με την έννοια της αξίας. Ένας οργανισμός θα εξετάσει πόσο (σε αριθμητικούς όρους) ο ανάδοχος είναι σε θέση να παράγει ή πόσους πελάτες είναι σε θέση να εξυπηρετήσει. Εάν η παραγωγικότητα είναι υψηλή, θα είναι επωφελής η συνέχιση της συνεργασίας με τον ανάδοχο. Εάν η παραγωγικότητα είναι χαμηλότερη από την αναμενόμενη, θα είναι επωφελής η χρήση συμβατικών όρων για να ενθαρρυνθεί ο εργολάβος να βελτιώσει την παραγωγικότητα ή να βρει έναν διαφορετικό ανάδοχο όσο το δυνατόν πιο νόμιμα.
Συμμόρφωση
Η συμμόρφωση με τη σύμβαση είναι επιτακτική. Ενώ ένας οργανισμός μπορεί να πιστεύει ότι κερδίζει καλή αξία από τον ανάδοχο - χρησιμοποιώντας μέτρα παραγωγικότητας, ποιότητας και άλλους παράγοντες - πρέπει επίσης να διασφαλίσει τη συμμόρφωση. Ένα σύστημα διαχείρισης συμβάσεων διασφαλίζει ότι κάθε ανάδοχος εκπληρώνει όλες τις υποσχέσεις του σε μια νομική σύμβαση, όπως την παροχή της κατάλληλης τεκμηρίωσης, την τήρηση των προθεσμιών, την απόδειξη λογοδοσίας, την αναφορά χρηματοοικονομικών στοιχείων και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς. Εάν ένας οργανισμός δεν μπορεί να βασιστεί σε ένα σύστημα διαχείρισης συμβάσεων ή ένα γραφείο για να εξασφαλίσει τη συμμόρφωση από τους συμβαλλόμενους, δεν επιτυγχάνει τους πρωταρχικούς στόχους της διαχείρισης των συμβάσεων.
