Η "φυλετική γνώση" ορίζεται ως οποιαδήποτε άγραφη πληροφορία που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, η ομάδα, η ομάδα ή η φυλή για την επίτευξη των στόχων της. Το πρόβλημα με την φυλετική γνώση είναι όταν χάνετε βασικά μέλη της φυλής, η γνώση πηγαίνει μαζί τους. Όταν τεκμηριώνετε τις διαδικασίες ή τη διαδικασία της επιχείρησής σας, μπορείτε να προστατέψετε αυτές τις γνώσεις και να αυξήσετε γρήγορα τα νέα μέλη. Η κατανόηση της ανάγκης τεκμηρίωσης της "φυλετικής γνώσης" αποτελεί σημαντικό στοιχείο για τη δημιουργία αυτών των εγγράφων.
Ορίστε τα Παραδοτέα σας
Δημιουργήστε μια "Δήλωση Πεδίο" γράφοντας μια απλή δήλωση που προσδιορίζει όλα όσα πρόκειται να συμπεριληφθούν σε αυτό το έργο τεκμηρίωσης. Σαφώς προσδιορίστε τη συγκεκριμένη διαδικασία που θα τεκμηριωθεί. Δηλώστε εάν η τεκμηρίωση της διαδικασίας αντανακλά τον τρόπο με τον οποίο η διαδικασία λειτουργεί πραγματικά σήμερα ή καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο η διαδικασία θα πρέπει να λειτουργήσει στο μέλλον.
Δημιουργήστε ένα "Matrix Ownership" που δείχνει ποιος κατέχει τη διαδικασία ή ποιος κατέχει ποια μέρη της διαδικασίας. Αυτός ο πίνακας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο ένα οργανόγραμμα ή ένα διάγραμμα ροής διαδικασίας που προσδιορίζει με σαφήνεια τους ιδιοκτήτες και τα στοιχεία επικοινωνίας των ιδιοκτητών.
Προσδιορίστε τα συγκεκριμένα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που τεκμηριώνονται. Αυτή είναι συνήθως μια λίστα που περιλαμβάνει όλες ή τις σχετικές πληροφορίες, όπως τον αριθμό μοντέλου, τον αριθμό μέρους και την περιγραφή.
Περιγράψτε τους ρόλους εκείνων που συμμετέχουν στη διαδικασία. Δώστε μια σαφή εξήγηση με βάση τον τίτλο εργασίας και όχι μεμονωμένες δυνατότητες. Εξηγήστε τι κάνει αυτή η θέση και πώς ταιριάζει στη διαδικασία. Αυτό μπορεί να είναι ένα ενιαίο έγγραφο που απαριθμεί τον τίτλο εργασίας και την περιγραφή ή μια πλήρη περιγραφή εργασίας για κάθε θέση-κλειδί στη διαδικασία που τεκμηριώνεται.
Εγγράψτε κάθε βήμα της διαδικασίας, από την αρχή μέχρι το τέλος, δημιουργώντας ένα διάγραμμα ή ένα διάγραμμα "Διαδικασία ροής". Συνήθως δημιουργείται ένα διάγραμμα ροής υψηλού επιπέδου το οποίο παρουσιάζει τα κύρια βήματα της διαδικασίας και ένα διάγραμμα ροής χαμηλού επιπέδου καταγράφει τα βήματα της διαδικασίας που είναι υποκείμενα σε κάθε ένα από τα κύρια βήματα.
Δημιουργήστε κατάλληλη τεκμηρίωση "Πολιτικές και διαδικασίες" για κάθε βήμα της διαδικασίας. Καθώς διερευνάτε τη διαδικασία με συνεντεύξεις και έρευνα, αυτές οι πολιτικές και διαδικασίες θα προκύψουν. Διατηρήστε λεπτομερείς σημειώσεις, οι οποίες θα χρησιμεύσουν ως βάση για τη δημιουργία αυτών των εγγράφων πολιτικής και διαδικασίας.
Συμπεριλάβετε ένα έγγραφο στα παραδοτέα σας που παρέχει μια επεξήγηση της εσωτερικής διαδικασίας "Διαχείρισης εγγράφων". Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να εξηγεί πώς τα έγγραφα της εταιρείας ελέγχονται και εγκρίνονται και διανέμονται και αρχειοθετούνται μέσα στην εταιρεία.
Δημιουργήστε τα Έγγραφα
Αποθηκεύστε τα υπάρχοντα έγγραφα για να αποκτήσετε μια σαφή κατανόηση του τι υπάρχει επί του παρόντος. Δεν χρειάζεται να επανεφεύρετε τον τροχό δημιουργώντας νέα έγγραφα εάν οι ίδιες πληροφορίες καλύπτονται από τα υπάρχοντα έγγραφα. Προσδιορίστε ποια από τα έγγραφα αυτά είναι χρησιμοποιήσιμα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν και ποια έγγραφα είναι ξεπερασμένα. Με μια ολοκληρωμένη απογραφή των υπαρχόντων εγγράφων, θα ξέρετε ποια έγγραφα λείπουν και πρέπει να δημιουργηθούν. Δημιουργήστε μια συνολική λίστα εγγράφων που δείχνουν την κατάσταση κάθε εγγράφου ως υφιστάμενου, παρωχημένου ή νέου. Διαθέτετε αυτό το "Απογραφή" πριν την πρώτη σας συνάντηση με τον ανώτερο διευθυντή.
Δημιουργήστε το "Matrix Ownership" αναθεωρώντας οτιδήποτε είναι ήδη διαθέσιμο, όπως τα υπάρχοντα οργανωτικά διαγράμματα και οι κατάλογοι εταιρειών. Διαθέστε αυτό το "Matrix Ownership" πριν από την πρώτη σας συνάντηση με τον κορυφαίο διαχειριστή.
Γνωρίστε με τον κορυφαίο διαχειριστή και αναθεωρήστε τα "Αποθέματα" και "Ιδιοκτησιακό Matrix". Ο στόχος αυτής της συνάντησης δεν είναι μόνο να ζητήσει από τον ανώτερο διευθυντή να ελέγξει την έρευνά σας, αλλά να το εγκρίνει και να συμφωνήσει με το σχέδιό σας. Να είστε προετοιμασμένοι για αυτή τη συνάντηση και μην χάνετε την ώρα του ανώτατου διευθυντή.
Γνωρίστε με κάθε επικεφαλής τμήματος αφού έχετε κάνει όλες τις αλλαγές του κορυφαίου διαχειριστή στο "Αποθέμα" και "Ιδιοκτησιακό Matrix". Ο στόχος αυτών των συνεδριάσεων του επικεφαλής τμήματος είναι να φέρει επικεφαλής του τμήματος σε ταχύτητα σε αυτό που κάνετε και να ξεκινήσει συζητήσεις σχετικά με τον ρόλο κάθε επικεφαλής τμήματος και τα βήματα της διαδικασίας που κατέχει. Πάρτε λεπτομερείς σημειώσεις ή καταγράψτε τη σύσκεψη έτσι ώστε να μην χάσετε τίποτα. Καθώς προχωράτε μέσα από αυτές τις συνεδριάσεις των επικεφαλής των υπηρεσιών, η διαδικασία θα προκύψει και θα αρχίσει να εδραιώνεται.
Ενημερώστε όλα τα παραδοτέα σε συνεχή βάση καθώς λαμβάνετε τις νέες ή πιο ακριβείς πληροφορίες από κάθε επικεφαλής τμήματος. Μετά την τελευταία συνάντησή σας, πρέπει να έχετε επεξεργαστεί περίπου τα μισά από τα παραδοτέα σας.
Συναντήστε τους κατάλληλους επιβλέποντες, τους κορυφαίους τεχνίτες και άλλους που εμπλέκονται στη διαδικασία για να διευκρινίσετε τι συμβαίνει πραγματικά σε αυτό το βήμα της διαδικασίας. Αυτοί οι άνθρωποι θα αναγνωριστούν από τον επικεφαλής του τμήματος κατά τη διάρκεια της συνέντευξής σας. Αυτοί οι πρακτικοί άνθρωποι είναι κατά κανόνα πιο ενημερωμένοι στα βήμα προς βήμα, καθημερινά, διαδικασίες στον τομέα ευθύνης τους από ό, τι ο επικεφαλής του τμήματος τους. Και πάλι, πάρτε τις λεπτομερείς σημειώσεις και κάνετε ό, τι είναι δυνατόν για να προετοιμαστείτε πριν συναντήσετε με αυτούς τους ανθρώπους, ώστε να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο που παίρνετε από την πολυάσχολη μέρα τους.
Συμπληρώστε το πρώτο σας σχέδιο όλων των εγγράφων σας. Αυτό ονομάζεται πρώτο σχέδιο, αλλά αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να εξακολουθούν να είναι πλήρως πλήρη με βάση όλες τις πληροφορίες που έχετε αποκτήσει μέχρι σήμερα.
Διανείμετε τα πρώτα σας σχέδια εγγράφων, που σαφώς χαρακτηρίστηκαν ως πρώτο σχέδιο, στους αντίστοιχους υπεύθυνους των υπηρεσιών και τους υφισταμένους για την αναθεώρησή τους. Δώστε τους χρόνο για να ελέγξετε εντελώς αυτά τα έγγραφα και τους ζήτησε να περιορίσουν τυχόν αλλαγές.
Ξεκινήστε ένα δεύτερο γύρο μεμονωμένων συναντήσεων με τους ίδιους διευθυντές και υπαλλήλους του τμήματος για να αναθεωρήσετε όλες τις κόκκινες γραμμές και να προετοιμαστείτε για το τελικό σχέδιο αυτών των εγγράφων.
Συμπληρώστε όλες τις αναθεωρήσεις κόκκινων γραμμών. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις αλλαγές σε ένα βήμα, που μπορεί να επηρεάσουν το προηγούμενο ή επόμενο βήμα, και να αλλάξετε αυτά τα έγγραφα, τις διαδικασίες ή τα βήματα ροής ανάλογα. Υποβάλετε αυτό το τελικό σχέδιο στους αρμόδιους διευθυντές και υπαλλήλους για την τελική αναθεώρησή τους.Υποβάλετε ολόκληρο το τελικό σχέδιο ταυτόχρονα στον ανώτερο διευθυντή για την επισκόπηση του ανώτερου διευθυντή.
Πραγματοποιήστε τις τελικές αναθεωρήσεις και υποβάλετε αυτά τα αναθεωρημένα έγγραφα στον τελικό χρήστη για τελική έγκριση. Μπορεί να υπάρχουν πολλές αναθεωρήσεις πριν και μετά την τελική έγκριση. Χρειάζεται κάθε επικεφαλής τμήματος και επικεφαλής τμήματος να σας δώσει πλήρη έγκριση στα έγγραφα ή σε τμήματα των εγγράφων που σχετίζονται άμεσα με τον τομέα ευθύνης τους. Ωστόσο, η τεκμηρίωσή σας δεν θεωρείται εγκεκριμένη έως ότου ο ανώτατος διαχειριστής το έχει εξετάσει και εγκρίνει.
Συμβουλές
-
Οι συνεντεύξεις μπορεί να είναι ευαίσθητες καθώς διακόπτετε την εργάσιμη μέρα κάποιου. Να είστε προετοιμασμένοι για αυτές τις συνεντεύξεις διαθέτοντας τα σχετικά υλικά, όπως το "Διάγραμμα ροής διαδικασίας" ή άλλα έγγραφα που θα βοηθήσουν τη συνέντευξη να προχωρήσει. Να είστε ευπαρουσίαστοι και να αντιμετωπίζετε πάντα τους πάντες με την ίδια αξιοπρέπεια και σεβασμό που περιμένετε για τον εαυτό σας. Να είστε αποτελεσματικοί και να διατηρείτε τη συνέντευξη εστιασμένη στον συγκεκριμένο στόχο της συνάντησης.
