Η τεκμηρίωση της διαδικασίας περιγράφει σαφώς τα κρίσιμα καθήκοντα που εκτελούνται σε μια εταιρεία. Καταργούν τη σύγχυση μεταξύ των εργαζομένων και βάζουν όλα τα μέλη μιας εταιρείας στην ίδια σελίδα. Ένα έγγραφο διαδικασίας καθορίζει ποιες είναι οι τρέχουσες διαδικασίες μιας εταιρείας. Με τον εντοπισμό των τρεχουσών πρακτικών, συχνά αποκαλύπτετε ελαττώματα στο τρέχον σύστημα και βλέπετε περιθώρια βελτίωσης. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας επιτρέπει επίσης στην εταιρεία να προσαρμοστεί πιο γρήγορα στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες. Η σαφής περιγραφή των τρεχουσών λειτουργιών της εταιρείας σας θα επιτρέψει καλύτερα στην εταιρεία να προχωρήσει.
Προσδιορίστε το πεδίο εφαρμογής του εγγράφου. Μπορείτε να τεκμηριώσετε κάθε διαδικασία μέσα σε μια εταιρεία ή σε μεγαλύτερες εταιρείες, εστιάζεστε σε ένα σύνολο διαδικασιών. Για παράδειγμα, μια μεγάλη εταιρία μπορεί να θέλει να ξεκινήσει μόνο με τις λογιστικές λειτουργίες της, αντί να τεκμηριώνει ολόκληρη τη λειτουργία της οργάνωσης.
Σχεδιάστε μια μονοσέλιδη οπτική αναπαράσταση των διαδικασιών. Συμπεριλάβετε ένα πίνακα εφαρμοσιμότητας, ένα περίγραμμα του ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία ή ένα διάγραμμα ροής διαδικασίας. Ένα διάγραμμα ροής διαδικασίας είναι μια υψηλού επιπέδου αναπαράσταση των διαφόρων βημάτων για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας και του τρόπου με τον οποίο τα βήματα διαπερνούν τον οργανισμό. Για παράδειγμα, τα διάφορα βήματα για την πληρωμή τιμολογίου θα μπορούσαν να περιγραφούν με ένα διάγραμμα ροής διαδικασίας.
Εξηγήστε τις επιπτώσεις της διαδικασίας σε προϊόντα και υπηρεσίες. Αναφέρετε τα αποτελέσματα των κανονικών λειτουργιών και τα αποτελέσματα που θα προκαλούσε μια αποτυχία στη διαδικασία. Για παράδειγμα, εάν τα τιμολόγια χάνονται και δεν πληρώνονται, ο προμηθευτής θα αρνηθεί να στείλει την επόμενη παραγγελία.
Ορίστε τους ρόλους μέσα στη διαδικασία. Προσδιορίστε τους ρόλους από τη λειτουργία της εργασίας τους και όχι από το άτομο. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί πληρωτέοι υπάλληλοι επεξεργάζονται τα τιμολόγια και εισάγουν τους στο σύστημα πληρωμής. Ο ελεγκτής εγκρίνει τα τιμολόγια και εγκρίνει την πληρωμή.
Περιγράψτε όλα τα συστήματα υπολογιστών και το λογισμικό που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία. Καθορίστε σαφώς κάθε σύστημα, τον σκοπό και τη λειτουργικότητά του.
Εγγράψτε τη διαδικασία από την αρχή μέχρι το τέλος. Χρησιμοποιήστε το διάγραμμα ροής της διαδικασίας ως οδηγό για τη σύνταξη του κειμένου. Συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, ανάλογα με το πεδίο που έχετε επιλέξει να συμπεριλάβετε στο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε τα ονόματα ρόλων για να ορίσετε την ευθύνη και όχι μεμονωμένα ονόματα.
Συμπεριλάβετε μια ενότητα για εξαιρέσεις. Εγγράψτε τι συμβαίνει όταν δεν ακολουθείται η κανονική ροή της διαδικασίας. Για παράδειγμα, όταν τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών είναι εκτός λειτουργίας, εκδίδεται ένα λογιστικό σύστημα βάσει χαρτιού για την επεξεργασία των τιμολογίων.
Ελέγξτε το έγγραφο διαδικασίας με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Βεβαιωθείτε ότι όλοι συμφωνούν σχετικά με τις διαδικασίες.
