Έχοντας ένα ηλεκτρονικό εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασιών επιτρέπει σε κάθε υπάλληλο να προβάλλει πολιτικές και διαδικασίες ανά πάσα στιγμή χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για τις πρόσφατες ενημερώσεις. Η compay αποφεύγει την εκτύπωση πολλών αντιτύπων χαρτιού όπως απαιτείται για διαφορετικά τμήματα. Το πρώτο βήμα είναι να γράψετε το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας και το επόμενο είναι να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό με το Google Docs, ένα διαδικτυακό περιβάλλον που επιτρέπει σε ένα μέλος να φορτώνει έγγραφα και να τα μοιράζεται με άλλους. Στη συνέχεια, ανεβάστε το έγγραφο και ρυθμίστε τα επίπεδα αδειών όσων μπορούν να δουν το έγγραφο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου που είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστή
-
σύνδεση στο Internet
-
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στην εφαρμογή λογισμικού επεξεργασίας κειμένου. Περιγράψτε συνοπτικά ποιο περιεχόμενο πρέπει να συμπεριληφθεί στο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας. Μπορείτε να καταρρίψετε το εγχειρίδιο ανά τμήμα και στη συνέχεια ανά εργασία σε κάθε τμήμα. Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας για τα βασικά μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για κάθε τμήμα. Διαμορφώστε και διορθώστε το έγγραφο. Αποθηκεύστε την εργασία σας.
Συνδεθείτε στο Internet και επισκεφτείτε το google.docs.com. Δημιουργήστε έναν λογαριασμό χρησιμοποιώντας μια καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας με έναν κωδικό πρόσβασης που περιέχει γράμματα και αριθμούς. Ελέγξτε το email σας για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης από την Google με πληροφορίες σχετικά με το νέο λογαριασμό σας και κάντε κλικ στον σύνδεσμο επιβεβαίωσης στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία του λογαριασμού σας.
Συνδεθείτε ξανά στον νέο λογαριασμό σας. Κάντε κλικ στο "Αποστολή εγγράφου" κοντά στις επιλογές μενού στα αριστερά. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο με δύο ενότητες. Η αριστερή μπάρα δείχνει την επιφάνεια εργασίας ή τα αρχεία στον σκληρό σας δίσκο, ανάλογα με τον τρόπο που τα έχετε ρυθμίσει. Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια βέλους στο επάνω μέρος του παραθύρου για να μεταβείτε στο σημείο όπου αποθηκεύσατε το εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας. Κάντε κλικ στο αρχείο οδηγιών πολιτικής και διαδικασιών για να εμφανιστεί στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα". Το Google Docs θα σας δείξει μια γραμμή κατάστασης όταν ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Πίσω για τη διαχείριση εγγράφων". Κάντε κλικ στο κενό πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο πρόσφατα μεταφορτωμένο Εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας.
Κάντε κλικ στο "Κοινή χρήση εγγράφου" στη γραμμή εργαλείων πάνω από το εγχειρίδιο. Αυτό θα ανοίξει ένα άλλο μικρό πλαίσιο όπου μπορείτε να εισάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκείνων που θέλετε να έχουν άδεια να προβάλλουν ή να επεξεργαστούν το έγγραφο. Αν ο προϊστάμενος σας δεν σας έχει πει διαφορετικά, επιλέξτε "Προβολή" για αυτήν την στιγμή. Όταν κάνετε κλικ στο "Invite", θα στείλει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκείνους που απαριθμήσατε ενημερώνοντάς τους ότι υπάρχει ένα νέο έγγραφο που μπορούν να δουν. Τώρα έχετε ένα πλήρες ηλεκτρονικό εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας.
Συμβουλές
-
Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις παίζοντας με τα επίπεδα δικαιωμάτων και ειδοποιήσεων. Εάν θέλετε, τα Έγγραφα Google μπορούν να ενημερώσουν αυτούς που προσκαλείτε κάθε φορά που γίνεται αλλαγή στο έγγραφο. Αυτό επιτρέπει στους συναδέλφους σας να γνωρίζουν ότι υπάρχει μια ενημερωμένη έκδοση eady για προβολή. Εναλλακτικά, τα Έγγραφα Google παρέχουν επίσης έναν σύνδεσμο από την κύρια σελίδα για να μοιραστείτε το έγγραφό σας ως μόνιμο σύνδεσμο ιστού, το οποίο μπορεί να διευκολύνει τη διανομή σε μεγαλύτερα ποσά ατόμων και θα μπορούσε να εξαλείψει την ανάγκη ενημέρωσης των επιπέδων δικαιωμάτων σε καθημερινή βάση.
Προειδοποίηση
Μην μοιράζεστε τον κωδικό πρόσβασης των Εγγράφων Google με όποιον δεν θέλετε να έχετε πρόσβαση για να κάνετε αλλαγές στον λογαριασμό.
