Οι πληρωτέοι λογαριασμοί ενός μικρού γραφείου είναι ένας λογαριασμός τρέχουσας οφειλής που αποτελείται από χρεωστικές οφειλές που πρέπει να καταβληθούν εντός των επόμενων 12 μηνών. Είναι σημαντικό τα έγγραφα που υποστηρίζουν αυτά τα στοιχεία χρέους να είναι οργανωμένα έτσι ώστε οι πληρωμές για αυτές τις υποχρεώσεις να γίνονται εγκαίρως. Η έγκαιρη πληρωμή των πληρωτέων λογαριασμών διατηρεί την πιστωτική ικανότητα του οργανισμού συν εξασφαλίζει καλές και σταθερές σχέσεις με τους πιστωτές και τους προμηθευτές.
Ταίριασμα ληφθέντων τιμολογίων με την παραγγελία αγοράς και παραλαβή ή έγγραφο ολοκλήρωσης υπηρεσίας. Ένα έγκυρο και πληρωτέο τιμολόγιο υπάρχει όταν δημιουργήθηκε μια εγκεκριμένη εντολή αγοράς και παραλήφθηκαν στοιχεία σχετικά με την παραγγελία ή ολοκληρώθηκαν οι υπηρεσίες. Δημιουργήστε φακέλους με βάση το όνομα του πωλητή για να διατηρήσετε απαράμιλες εντολές αγοράς, να λάβετε έγγραφα και άλλα βοηθητικά έγγραφα.
Αρχειοθετήστε τα πληρωτέα έγγραφα κατά ημερομηνία πληρωμής. Αφού τα τιμολόγια συνοδεύονται από δικαιολογητικά, ελέγξτε την ημερομηνία λήξης και ορίστε ημερομηνία πληρωμής για το τιμολόγιο. Οργανώστε τα τιμολόγια σε φακέλους που αντιπροσωπεύουν κάθε ημέρα του μήνα. Όταν καθορίζετε την ημερομηνία πληρωμής του τιμολογίου, αρχειοθετήστε το κάτω από εκείνη την ημέρα. Ένα φάκελο ακορντεόν, το οποίο δεν καταλαμβάνει πολύ χώρο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να κρατήσει τα έγγραφα οργανωμένα. κάθε καρτέλα μπορεί να αντιπροσωπεύει μια ημέρα του μήνα. Εάν ένας φάκελος ακορντεόν είναι πολύ μικρός, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία κρέμονται τα οποία παρέχουν περισσότερο χώρο για γραφική εργασία. Εκχωρήστε μόνο την ημέρα του μήνα σε κάθε φάκελο ή αρχείο. όταν λήξει ο τρέχων μήνας, μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε αυτά τα αρχεία για τον επόμενο μήνα.
Συμπεριλάβετε στο ημερήσιο πρόγραμμά σας μια αναθεώρηση του αρχείου πληρωτέων λογαριασμών της ημέρας. Εάν υπάρχουν τιμολόγια που έχουν κατατεθεί την ίδια ημέρα, εκδώστε μια πληρωμή για το τιμολόγιο και επισημάνετε την πληρωμή. Στο τιμολόγιο πρέπει να σημειώνεται η ημερομηνία πληρωμής, ο αριθμός επιταγής ή η ταυτότητα συναλλαγής, εάν καταβάλλονται ηλεκτρονικά, το ποσό που καταβλήθηκε και ο προσδιορισμός του ατόμου που επεξεργάστηκε την πληρωμή.
Αρχειοθετείται τιμολόγια σε αρχεία που δημιουργούνται για κάθε πωλητή ή πιστωτή. Το αρχείο του πωλητή πρέπει να περιέχει όλα τα τιμολόγια που καταβάλλονται από την αρχή της λογιστικής περιόδου ή 12 μηνών. Τα έγγραφα σε αυτό το αρχείο υποστηρίζουν τις πληρωμές που γίνονται στον πωλητή. Εάν προκύψει κάποιο πρόβλημα σχετικά με μια πληρωμή ή δεν έχει ληφθεί πληρωμή από τον πωλητή, αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να παράσχει υποστήριξη σχετικά με το πότε ολοκληρώθηκε η πληρωμή και τα στοιχεία που καταβλήθηκαν ή δεν πληρώθηκαν.
