Όταν ο οργανισμός σας φτάνει στο σημείο όπου απαιτείται κάποια διοικητική δομή, υπάρχουν πολλά έγγραφα που θα θέλετε να σχεδιάσετε για να ορίσετε τη δομή. Το πρώτο θα είναι ένα έγγραφο ναύλωσης. Αυτό το έγγραφο βάσης καθορίζει τον σκοπό της οργάνωσης και τον τρόπο με τον οποίο θα δομηθεί. Δεν υπάρχει καθολικά αναγνωρισμένη μορφή για ένα έγγραφο ναύλωσης. Το επίπεδο λεπτομέρειας μπορεί να ποικίλει, ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, αλλά υπάρχει ένα βασικό περίγραμμα για να συμπεριληφθούν οι πληροφορίες.
Γράψτε ένα έγγραφο εγγράφου
Αρχίστε με τον ορισμό της αποστολής του οργανισμού σας. Αυτή η δήλωση αποστολής θα χρησιμεύσει ως περίληψη για το υπόλοιπο έγγραφο, οπότε θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη και λεπτομερής. Πρέπει να διευκρινίσει τους στόχους του οργανισμού και να περιγράψει εν συντομία τα σχέδιά του για την επίτευξή τους.
Αναφέρατε τι απαιτείται για να γίνετε μέλος του οργανισμού. Εάν υπάρχουν πληρωμές, απαιτήσεις επάρκειας ή δοκιμές, παραθέστε τις εδώ μαζί με λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα εφαρμοστούν και θα εφαρμοστούν.
Καθορίστε τον τρόπο διαχείρισης της οργάνωσης. Εάν υπάρξει ένα διοικητικό συμβούλιο, ορίστε κάθε θέση να συμπεριλαμβάνει καθήκοντα που αναμένονται και καθημερινές δραστηριότητες. Αντί ενός διοικητικού συμβουλίου, μπορεί να υπάρχει πρόεδρος, γραμματέας και ταμίας ή οποιεσδήποτε άλλες θέσεις που θα κρίνετε αναγκαίες. Όποιοι τίτλοι και δομή επιλέγετε, να είστε πολύ λεπτομερείς σχετικά με το τι αναμένεται από τους ανθρώπους που κατέχουν αυτούς τους τίτλους.
Ξεκινήστε με τη δήλωση αποστολής σας για να καθορίσετε τι κάνει ο οργανισμός σας για να επιτύχει τους στόχους του. Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες για να αναπτύξετε μια λίστα καθημερινών δραστηριοτήτων.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει μια διαδικασία τροποποίησης του χάρτη. Αυτό θα αποτρέψει τους μελλοντικούς οργανωτικούς ηγέτες από το να ξαναγράψουν ολόκληρο τον χάρτη μόνο για να κάνουν μικρές αλλαγές.
Αποφασίστε τη μορφή και το στυλ που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και γράψτε το έγγραφο ναύλωσης. Έχουν όλα τα μέλη του οργανισμού να επιστρέψουν και να τα υπογράψουν όταν ολοκληρωθούν όλες οι αλλαγές.
