Τα έγγραφα των επιχειρησιακών απαιτήσεων εξηγούν τι πρέπει να κάνει μια επιχείρηση για την επίλυση των υφισταμένων προβλημάτων ή / και την απόκτηση νέων δυνατοτήτων. Ωστόσο, αυτά τα έγγραφα δεν περιγράφουν τον τρόπο εφαρμογής της λύσης - αυτό είναι ένα βήμα πιο πέρα. Οι επιχειρηματικοί αναλυτές προετοιμάζουν τα έγγραφα των απαιτήσεων μετά από εκτενή έρευνα σχετικά με την εταιρεία και τον κλάδο της. Η έρευνα θα πρέπει να περιλαμβάνει ευρεία επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με το πεδίο εφαρμογής του εγγράφου.
Επιχειρηματικοί Στόχοι
Παρόλο που η περιγραφή των επιχειρησιακών στόχων μιας επιχείρησης είναι «να κερδίζεις χρήματα», στην πραγματικότητα, οι στόχοι είναι συχνά πιο περίπλοκοι και ειδικοί. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσει η τεκμηρίωση των επιχειρηματικών στόχων είναι να εξεταστεί η εταιρική δήλωση αποστολής, η οποία θα πρέπει να εξηγεί τις βασικές αξίες της εταιρείας, τις αγορές στις οποίες επιθυμεί να ανταγωνιστεί, τη φιλοσοφία διαχείρισης και τι θέλει να επιτύχει πέρα από την παραγωγή χρημάτων. Για παράδειγμα, μια δήλωση αποστολής μπορεί να υποδηλώνει ότι μια εταιρεία θέλει να δημιουργήσει καινοτόμες λύσεις που έχουν σημαντική κοινωνική αξία.
Προσδιορισμός του πεδίου εφαρμογής
Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε το εύρος του εγγράφου των απαιτήσεων ώστε να αντιμετωπίσει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Η χορηγία εγγράφων είναι συχνά οργανωτική, γεγονός που θέτει όρια στο πεδίο εφαρμογής του έργου. Για παράδειγμα, το τμήμα θαλάσσιων μεταφορών μπορεί να παραγγείλει έγγραφο σχετικά με τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων λόγω του αυξανόμενου αριθμού παραπόνων πελατών σχετικά με καθυστερημένες αποστολές.
Γεγονότα σε σύγκρουση με στόχους
Ο επόμενος στόχος του αναλυτή είναι να τεκμηριώσει γεγονότα που έρχονται σε αντίθεση με τους επιχειρηματικούς στόχους. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι ένας επιχειρηματικός στόχος είναι να είστε ηγέτης σε ένα συγκεκριμένο τμήμα της αγοράς ενός κλάδου. Εάν η εταιρεία χάσει μερίδιο αγοράς σε ανταγωνιστές του τομέα, ο αναλυτής θα τεκμηριώσει τα γεγονότα, θα περιγράψει το μέγεθος της απώλειας της αγοράς, θα προσφέρει πιθανούς λόγους για το φαινόμενο και θα προσδιορίσει έναν ή περισσότερους επιχειρηματικούς στόχους που δεν πληρούνται. Για να ολοκληρώσετε αυτήν την ενότητα, ο αναλυτής πρέπει να συντάξει ένα ολοκληρωμένο σύνολο συγκρούσεων στόχων / γεγονότων, οργανωμένα λογικά σε διαφορετικές κατηγορίες εντός του πεδίου προβλημάτων.
Τρέχουσες διαδικασίες
Το επόμενο τμήμα του εγγράφου απαιτήσεων πρέπει να περιγράφει ορισμένες πτυχές των τρεχουσών λειτουργιών και πολιτικών. Είναι εύκολο να μεταβείτε στη θάλασσα, έτσι ένας έμπειρος αναλυτής επικεντρώνεται σε δραστηριότητες που συμβάλλουν στην κάλυψη του προβλήματος. Για παράδειγμα, ένας αναλυτής μπορεί να περιγράψει πώς μια εταιρεία χειρίζεται δεδομένα και εμπορεύματα από τη στιγμή που παραλαμβάνεται μια παραγγελία μέχρι την ημερομηνία αποστολής. Η περιγραφή θα πρέπει να επισημάνει τυχόν ανεπάρκειες που συμβάλλουν σε καθυστερήσεις. Οι αναλυτές χρησιμοποιούν διάφορα γραφικά εργαλεία για να δείξουν πώς ρέουν τα δεδομένα, το υλικό και το κόστος μέσω του οργανισμού. Ο αναλυτής θα πρέπει επίσης να αναγνωρίζει τους περιορισμούς που επηρεάζουν τις τρέχουσες και τις μελλοντικές λειτουργίες.
Οργανώστε για δράση
Η τελική ενότητα του εγγράφου επιχειρησιακών απαιτήσεων παρουσιάζει ένα σύνολο στόχων που περιγράφουν τι πρέπει να επιτευχθεί για την εξάλειψη των συγκρούσεων μεταξύ στόχων και πραγματικότητας. Σε αυτό το στάδιο, ο αναλυτής πρέπει να αντισταθεί στον πειρασμό να συμβουλεύει λεπτομερώς πώς να διορθώσετε τα προβλήματα. Για παράδειγμα, ο αναλυτής θα μπορούσε να αναφέρει ως "επιχειρηματική απαίτηση" τη "μείωση του χρόνου έγκρισης των παραγγελιών κατά 20%", αλλά όχι "να εγκαταστήσει νέο σύστημα παραγγελιών". Ο αναλυτής θα πρέπει να συντάξει έναν κατάλογο και διαγράμματα των τμημάτων και των διαδικασιών που θα επηρεάσουν οι επιχειρηματικές απαιτήσεις. Το έγγραφο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό για τον προσδιορισμό λεπτομερών λύσεων. Αργότερα, το έγγραφο σχεδιασμού του έργου θα προσφέρει έναν τρόπο ικανοποίησης των απαιτήσεων. Πριν γίνει αυτό, ο χορηγός του έργου και άλλοι ενδιαφερόμενοι πρέπει να εγκρίνουν ή να τροποποιήσουν τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
