Τα περισσότερα άτομα στην επιχείρηση υποβάλλουν τακτικά έγγραφα ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ωραίο φάκελο για ταχυδρομική αποστολή. Ο στόχος σας, όταν γράφετε οποιοδήποτε έγγραφο για επιχειρηματικούς σκοπούς, είναι να συμπεριλάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεται το άλλο μέρος σε επαγγελματική γλώσσα. Αυτό δεν σημαίνει ότι η γλώσσα θα πρέπει να είναι ψηλός ή μαύρος. Εάν αυτοί που θα διαβάσουν το έγγραφο ίσως να μην καταλάβουν πλήρως, σκεφτείτε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή σελίδα με πληροφορίες με κουκκίδες για να εξηγήσετε το κύριο έγγραφο.
Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για το έγγραφό σας. Δώστε σαφείς πληροφορίες στο έγγραφο σε μέγεθος γραμματοσειράς που μπορούν να διαβάσουν και άλλοι. Πειραματιστείτε με τα μεγέθη γραμματοσειρών και τα στυλ εκτύπωσης για να δημιουργήσετε μια καλή οπτική εντύπωση. Ζητήστε από κάποιον που εμπιστεύεστε να εξετάσει το έγγραφο πριν το στείλετε.
Τοποθετήστε το όνομα, τον τίτλο και το τμήμα του ατόμου που θα λάβει το έγγραφο. Συμπεριλάβετε το όνομα του συντάκτη του εγγράφου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους αριθμούς επαφών του τηλεφώνου. Πληκτρολογήστε αυτό το είδος πληροφοριών στην επάνω δεξιά γωνία της εξώφυλλα ή κεντράρετε αυτές τις πληροφορίες στο κάτω μέρος.
Γράψτε μια σύνοψη που δηλώνει τις πληροφορίες που παρέχει το έγγραφο. Για παράδειγμα, δηλώστε ότι το έγγραφο είναι προσφορά για μια συμβατική εργασία. Περιορίστε τη σύνοψη σε μισή σελίδα ή λιγότερο. Γράψτε αυτήν την ενότητα ως εάν ο αναγνώστης δεν έχει ιδέα σχετικά με τις πληροφορίες που παρέχονται στο έγγραφο. Η περίληψη πρέπει να παρέχει πληροφορίες ότι το πρόσωπο που λαμβάνει το έγγραφο ενδέχεται να χρειαστεί να το μοιραστεί με άλλους.
Προσφέρετε πληροφορίες σχετικά με το έργο που θέλετε να συζητήσετε ξεκινώντας με τις πιο σημαντικές πληροφορίες πρώτα. Συμμετέχετε στο ενδιαφέρον του αναγνώστη και προσπαθήστε να το κρατήσετε μέσα από κάθε παράγραφο. Τα επιχειρησιακά έγγραφα τείνουν να γίνονται βαρετά με υπερβολική πολυτέλεια. Δημιουργήστε υποσυνθέσεις για να παρουσιάσετε τις πληροφορίες με πιο ενδιαφέρουσα τρόπο.
Ζωγραφίστε μια εικόνα με τα λόγια σας. Βοηθήστε τον αναγνώστη να απεικονίσει τα σημεία που προσπαθείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας τη γλώσσα που περιγράφει τι πρέπει να συμβεί.
Προειδοποίηση
Γράψτε οποιοδήποτε επιχειρηματικό έγγραφο στο επίπεδο εκπαίδευσης του αναγνώστη. Αν σκοπεύετε να προσλάβετε μια εταιρεία εκσκαφής για να πετάξετε βρωμιά από ένα εργοτάξιο, χρησιμοποιήστε τη γλώσσα που η εταιρεία θα χρησιμοποιεί στις καθημερινές της δραστηριότητες, όχι μια επιστημονική περιγραφή.
