Ο σκοπός ενός συστήματος ελέγχου εγγράφων είναι να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα που χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας είναι αποτελεσματικά και τρέχοντα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας μια απλή λίστα εγγράφων που είναι γνωστή ως κύριος κατάλογος.
Εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας
Η αντιμετώπιση του ελέγχου εγγράφων στο εγχειρίδιο πολιτικής και διαδικασίας σας θα πρέπει να είναι το πρώτο βήμα. Επιπλέον, ο οργανισμός σας θα πρέπει να προσδιορίσει έναν διαχειριστή που θα επιβλέπει τον έλεγχο εγγράφων, αν είναι υπεύθυνος για τον κύριο κατάλογο των εγγράφων.
Λίστα κύριων εγγράφων
Δημιουργήστε μια κύρια λίστα που να αναγνωρίζει τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό σας για να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Παραδείγματα εγγράφων περιλαμβάνουν εγχειρίδια διαδικασιών, εγχειρίδια ποιότητας, οδηγίες εργασίας και έντυπα. Χρησιμοποιώντας μια μορφή φύλλου διάδοσης, συμπεριλάβετε το όνομα του εγγράφου και την έκδοση. Εάν αναφέρεστε σε μια διαδικασία με εντολή από μια εξωτερική πηγή, η αναφορά του προτύπου στη λίστα κύριων στοιχείων θα βοηθήσει στην ιχνηλασιμότητα.
Διαδικασία αναθεώρησης
Τα έγγραφα που αναθεωρούνται πρέπει να σημειώνονται στον κύριο κατάλογο. Για παράδειγμα, Πολιτική και Διαδικασίες Διασφάλισης Ποιότητας, έκδοση B. Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας σύστημα αναγνώρισης. Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν ημερομηνίες αναθεώρησης. Όταν μια διαδικασία αναθεωρείται, πρέπει επίσης να ελέγξετε τυχόν έντυπα ή οδηγίες που αναφέρατε στο πλαίσιο της διαδικασίας.
