Εάν καταναλώνετε πληροφορίες στην καθημερινή σας ζωή, όπως η ανάγνωση ενός ιστολογίου στο διαδίκτυο, ένα σύστημα πληροφοριών συμμετείχε στην επεξεργασία και παράδοση αυτών των πληροφοριών. Τα συστήματα πληροφοριών είναι σύνολα διασυνδεδεμένων στοιχείων που συλλέγουν, επεξεργάζονται και αποθηκεύουν ανεπεξέργαστα δεδομένα τα οποία στη συνέχεια παραδίδονται στους χρήστες ως πληροφορίες. Για παράδειγμα, τα 0 και τα 1 σε ένα δυαδικό κώδικα είναι ακατέργαστα δεδομένα που μετατρέπονται σε κείμενο και εικόνες. Το σύστημα πληροφοριών είναι ένας γενικός όρος που περιλαμβάνει μια μεγάλη ποικιλία διαφορετικών συστημάτων πληροφοριών. Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης είναι ένα είδος πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιείται στην επιχείρηση και το εμπόριο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και της διαχείρισης.
Συστατικά των Πληροφοριακών Συστημάτων
Μπορεί να απεικονίσετε ένα σύστημα πληροφοριών που απλά αποτελείται από το φυσικό υλικό, τα δεδομένα και το λογισμικό που του επιτρέπουν να λειτουργήσει. Ωστόσο, ένα σύστημα πληροφοριών απαιτεί επίσης αλληλεπίδραση με τους χρήστες και ένα σύνολο κανόνων που εξασφαλίζουν την ασφαλή και έγκαιρη πρόσβαση. Οι έξι συνιστώσες των τυπικών συστημάτων πληροφοριών και οι ορισμοί τους είναι:
- Δεδομένα: η πρώτη πληροφορία που απαιτείται για τη δημιουργία πληροφοριών.
- Εξοπλισμός: υπολογιστές, συσκευές αποθήκευσης και άλλος περιφερειακός εξοπλισμός.
- Λογισμικό: οι κανόνες, οι αλγόριθμοι και οι οδηγίες που αναφέρουν στο υλικό τον τρόπο επεξεργασίας, αποθήκευσης και εμφάνισης των δεδομένων.
- Επικοινωνία: οι τηλεπικοινωνιακές συσκευές που μεταδίδουν τα δεδομένα με τη μορφή κειμένου, εικόνων και ήχου. Η επικοινωνία περιλαμβάνει τον τρόπο μετάδοσης των πληροφοριών, όπως το Διαδίκτυο.
- Άνθρωποι: οι παραγωγοί και οι καταναλωτές πληροφοριών. Οι παραγωγοί πληροφοριών είναι αναλυτές συστημάτων, προγραμματιστές υπολογιστών, χειριστές υπολογιστών και προσωπικό συντήρησης.
- Διαδικασίες: οι κανόνες και οι διαδικασίες που απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση της ασφάλειας του συστήματος πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της ιεράρχησης της επικαιρότητας των πληροφοριών που δημιουργούνται.
Πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης
Ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών, ή MIS, είναι ένα από οποιοδήποτε είδος πληροφορικής συστήματα πληροφορικής που χρησιμοποιούνται σε επιχειρηματικούς οργανισμούς. Τα στοιχεία ενός MIS είναι ουσιαστικά τα ίδια με όλα τα άλλα συστήματα πληροφοριών. Ένα αποτελεσματικό MIS παράγει πληροφορίες που ενημερώνουν τους χρήστες για την τρέχουσα κατάσταση μιας επιχείρησης και τους πιθανούς λόγους για αυτήν.
Λειτουργικές περιοχές
Οι ποικίλες υπηρεσίες ενός MIS αντιμετωπίζουν τις συγκεκριμένες ανάγκες πληροφόρησης των τμημάτων ή λειτουργικών περιοχών που βρίσκονται στις περισσότερες επιχειρηματικές οργανώσεις:
- Εμπορικός
- Εμπορία
- Χρηματοδότηση
- Λογιστική
- Λειτουργίες
- Ανθρώπινο δυναμικό
- Υπηρεσίες τεχνολογίας πληροφοριών
Κάθε τμήμα έχει διακριτικές ανάγκες πληροφόρησης. Για παράδειγμα, το τμήμα πωλήσεων χρειάζεται αναφορές πωλήσεων. η λογιστική υπηρεσία χρειάζεται ενημερωμένες οικονομικές καταστάσεις. το τμήμα μάρκετινγκ χρειάζεται ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων πελατών, ή το CRM, για τη διαχείριση όλων των σημείων επαφής όπου οι προοπτικές και οι πελάτες αλληλεπιδρούν με την επιχείρηση.
Καθώς αλλάζουν οι ανάγκες πληροφόρησης των επιχειρησιακών τμημάτων, ο πάροχος υπηρεσιών της επιχείρησης πληροφορικής - εσωτερικός ή εξωτερικός - θα πρέπει να ανταποκρίνεται με νέες ή αναδιαμορφωμένες πληροφορίες που καλύπτουν τις νέες ανάγκες.
Πρέπει να ξέρω
Οι καταναλωτές υπηρεσιών MIS δεν είναι οι ίδιοι, ακόμη και εντός των ίδιων λειτουργικών περιοχών. Ο χειριστής του μηχανήματος στο πάτωμα παραγωγής χρειάζεται πληροφορίες ελέγχου της διαδικασίας που είναι τελείως διαφορετικές από τις ανάγκες πληροφοριών του ελέγχου παραγωγής του παραγωγού παραγωγής. Ως εκ τούτου, ένα MIS παράγει συχνά πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη να γνωρίζει τη βάση για την αντιμετώπιση των ειδικών αναγκών συγκεκριμένων τύπων επιχειρηματικών καταναλωτών. Οι ειδικοί του MIS τοποθετούν συνήθως τους χρήστες του MIS σε τρεις κατηγορίες βάσει του είδους των πληροφοριών που χρειάζονται:
- Λειτουργικοί χρήστες: αναφορές που εξυπηρετούν τις ανάγκες των ατόμων της πρώτης γραμμής που είναι επιφορτισμένα με την εκτέλεση καθημερινών λειτουργιών μιας επιχείρησης
- Διαχειριστικοί χρήστες: αναφορές για μεσαία στελέχη
- Στρατηγικοί χρήστες: αναφορές για ανώτατα στελέχη
MIS για τις Μικρές Επιχειρήσεις
Οι καινοτόμες υπηρεσίες MIS και οι τρόποι παροχής αυτών των υπηρεσιών καθίστανται όλο και περισσότερο διαθέσιμοι στους φορείς εκμετάλλευσης μικρών επιχειρήσεων. Προηγουμένως η αποκλειστική παιδική χαρά των εταιρειών μεγάλου προϋπολογισμού, το cloud computing είναι μια καινοτομία που θέτει τεράστια υπολογιστικά MIS για τις επιχειρήσεις στα χέρια των μικρών επιχειρήσεων. Τώρα είναι δυνατό οι μικροεπιχειρηματίες να αναθέτουν σχεδόν όλες τις ανάγκες τους σε MIS - από τις λογιστικές υπηρεσίες, τις υπηρεσίες μάρκετινγκ, τις μεγάλες υπηρεσίες δεδομένων στις υπηρεσίες CRM - στους παρόχους λύσεων που βασίζονται σε cloud.
