Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης (MIS) είναι ένας οργανωμένος συνδυασμός ανθρώπων, υλικού, δικτύων επικοινωνίας και πηγών δεδομένων που συλλέγει, μετασχηματίζει και διανέμει πληροφορίες σε έναν οργανισμό. Ένα MIS βοηθά στη λήψη αποφάσεων παρέχοντας έγκαιρες, σχετικές και ακριβείς πληροφορίες στους διαχειριστές. Τα φυσικά συστατικά ενός MIS περιλαμβάνουν υλικό, λογισμικό, βάση δεδομένων, προσωπικό και διαδικασίες.
Σκεύη, εξαρτήματα
Όλα τα φυσικά συστατικά ενός ηλεκτρονικού συστήματος συνθέτουν το υλικό του υπολογιστή. Σημαντικά στοιχεία περιλαμβάνουν την κεντρική μονάδα επεξεργασίας, τις συσκευές εισόδου / εξόδου, τις μονάδες αποθήκευσης και τις συσκευές επικοινωνίας. Η επικοινωνία μπορεί να γίνει μέσω καλωδίων οπτικών ινών ή ασύρματων δικτύων.
Λογισμικό
Το λογισμικό παρέχει τη διεπαφή μεταξύ χρηστών και του συστήματος πληροφοριών. Το λογισμικό μπορεί να χωριστεί σε δύο γενικούς τύπους: λογισμικό συστήματος και εφαρμογές. Το λογισμικό του συστήματος περιλαμβάνει το λειτουργικό σύστημα, προγράμματα βοηθητικών προγραμμάτων και προγράμματα ειδικού σκοπού. Οι εφαρμογές αναπτύσσονται για να ολοκληρώσουν μια συγκεκριμένη εργασία. Για τους χρήστες του MIS είναι πολύ πιο σημαντικό να κατανοήσουμε το λογισμικό από το υλικό. Η συντήρηση του λογισμικού μπορεί να πάρει το 50 έως 70% της συνολικής δραστηριότητας του προσωπικού στη λειτουργία MIS. Όταν ο οργανισμός προχωρήσει στην υλοποίηση ενός προηγμένου συστήματος πληροφοριών, το περιβάλλον του υλικού και του λογισμικού γίνεται πιο περίπλοκο.
Βάση δεδομένων
Μια βάση δεδομένων είναι μια κεντρικά ελεγχόμενη συλλογή οργανωμένων δεδομένων. Ο κεντρικός έλεγχος μειώνει τον πλεονασμό και την επανάληψη δεδομένων. Τα δεδομένα αποθηκεύονται με οργανωμένο και δομημένο τρόπο για να διευκολύνουν την κοινή χρήση και τη βελτίωση της διαθεσιμότητας σε όσους την χρειάζονται. Η βάση δεδομένων βελτιώνει την αποδοτικότητα της αποθήκευσης εξαλείφοντας τα πλεονάζοντα αρχεία και βελτιώνει την αποδοτικότητα της επεξεργασίας παρέχοντας όλα τα απαιτούμενα δεδομένα σε ένα και μόνο αρχείο αντί για ξεχωριστά αρχεία. Αυτό βελτιώνει επίσης την αποτελεσματικότητα της ανάκτησης πληροφοριών.
Διαδικασίες
Απαιτούνται τρεις τύποι διαδικασιών για την αποτελεσματική λειτουργία ενός MIS: οδηγίες χρήστη, οδηγίες για την προετοιμασία των εισόδων και οδηγίες λειτουργίας για το προσωπικό του MIS που τηρεί το MIS.
Προσωπικό
Το προσωπικό στη λειτουργία MIS περιλαμβάνει χειριστές υπολογιστών, προγραμματιστές, αναλυτές συστημάτων και διαχειριστές συστημάτων. Οι ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό θα πρέπει να αξιολογούνται λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις σημερινές ανάγκες του συστήματος όσο και την μελλοντική ανάπτυξη του συστήματος. Η ποιότητα του προσωπικού MIS αποτελεί βασικό παράγοντα για την αποτελεσματικότητά του. Ο διαχειριστής του MIS χρειάζεται έναν συνδυασμό τόσο διοικητικών όσο και τεχνικών δεξιοτήτων.
