Οι καλούντες μπορούν να αφήσουν μηνύματα στο φωνητικό ταχυδρομείο σας για διάφορους λόγους. Ορισμένα από τα μηνύματα ενδέχεται να είναι φιλικές υπενθυμίσεις σε σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες και επαφές. Τα πράγματα που λέτε στο μήνυμα φωνητικού ταχυδρομείου σας, είτε πρόκειται για ένα προσωπικό φωνητικό ταχυδρομείο είτε για επιχειρηματικό φωνητικό ταχυδρομείο, θα παίξουν σημαντικό ρόλο σε τι είδους πληροφορίες θα λάβετε από τους καλούντες. Υπάρχουν κάποιες βασικές πληροφορίες που πρέπει πάντα να συμπεριλάβετε στο φωνητικό σας ταχυδρομείο.
Εξερχόμενο μήνυμα
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να αφήσετε ένα εξερχόμενο μήνυμα είναι να προσδιορίσετε το όνομά σας, την οργάνωση και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Το δεύτερο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να απευθυνθείτε στη διαθεσιμότητα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να πείτε ότι δεν είστε διαθέσιμοι και να δώσετε την ώρα και την ημέρα που θα επιστρέψετε. Τέλος, αναγράψτε λεπτομερώς τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε πίσω στο φωνητικό ταχυδρομείο, όπως όνομα, εταιρεία, αριθμός και ενδεχομένως ένα μήνυμα. Ένα τυπικό εξερχόμενο φωνητικό ταχυδρομείο θα μπορούσε να ακούγεται έτσι: "Είμαι ο Bob Smith με Sampson, Inc. στο 555-555-5555. Δεν θα είμαι διαθέσιμος μέχρι τις 4 μ.μ. σήμερα, αλλά παρακαλώ αφήστε το όνομά σας, την εταιρεία και τον αριθμό σας και θα επιστρέψω το τηλέφωνό σας αμέσως. Σας ευχαριστώ. "Θυμηθείτε να είστε σύντομοι και να δώσετε σαφείς και σύντομες οδηγίες στον καλούντα.
Αποφύγετε προβλήματα
Οι καλούντες μπορούν μερικές φορές να καλέσουν λάθος αριθμούς. Μη αναφέροντας το όνομά σας, την οργάνωση και τον αριθμό τηλεφώνου στο εξερχόμενο σας μήνυμα, μπορείτε συχνά να λαμβάνετε μηνύματα που δεν προορίζονται για εσάς. Δηλώνετε αυτές τις πληροφορίες, βεβαιώνεστε ότι ο καλών γνωρίζει ότι έχουν φθάσει στο σωστό πρόσωπο ή έχουν καλέσει τον σωστό αριθμό. Ίσως ή δεν θέλετε να ενθαρρύνετε τον καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα. Αν δεν τους ενθαρρύνετε να αφήσουν ένα μήνυμα, θα είναι δύσκολο για εσάς να κρίνετε τη σημασία της τηλεφωνικής κλήσης. Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα φωνητικού ταχυδρομείου, αυτά τα μηνύματα είναι σημαντικά για να καθορίσετε ποια τηλεφωνήματα θα επιστρέψουν αμέσως και πώς να προετοιμαστείτε για την τηλεφωνική κλήση επιστροφής. Αν ενθαρρύνετε μηνύματα, θα πρέπει να ζητήσετε τον καλούντα να είναι σύντομος ή να συνοψίζει το μήνυμα. Τα μηνύματα φωνής με μεγάλες εξηγήσεις μηνυμάτων μπορούν να γίνουν δυσκίνητα ή δεν θα είναι απαραίτητα, χάνοντας έτσι το χρόνο σας.
Προσθήκη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινωνικά μέσα
Επειδή πολλές πληροφορίες μοιράζονται μέσω των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, πιθανώς θα πρέπει να εξετάσετε την προσθήκη ηλεκτρονικών πληροφοριών επαφής στο εξερχόμενο σας μήνυμα. Η πρόκληση στην αποχώρηση από τις επαφές των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης είναι να καλεί τον καλούντα να καταλάβει πού να το αφήσει. Μπορεί να σας ζητηθεί να διευκρινίσετε το όνομά σας και να μην υποθέσετε ότι ο καλών γνωρίζει. Εάν θέλετε να καλέσετε έναν καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ίσως να θέλετε να πείτε "Μπορείτε να μου αφήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Bob Smith στο Sampson dot com", ή "Μπορείτε να αφήσετε ένα μήνυμα στον bobsmith στο sampson dot com. "Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας, αλλά αναφέρετε το όνομά σας και το όνομα της εταιρείας σας δίνει στον καλούντα τον καλύτερο τρόπο για να πάρει τις πληροφορίες σωστές. Δεν είναι καλή ιδέα να αναφερθούμε σε διευθύνσεις URL, όπως στο Facebook ή το Twitter, επειδή αυτές μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση. Αν νομίζετε ότι αυτά είναι τα καλύτερα μέρη για να σας αφήσουν μηνύματα, πείτε στο εξερχόμενο σας μήνυμα: "Μπορείτε επίσης να μου αφήσετε ένα μήνυμα στη σελίδα Facebook μου".
