Στις Ηνωμένες Πολιτείες, το λογιστικό σύστημα βασίζεται στην παραδοσιακή μέθοδο καταγραφής καταχωρήσεων περιοδικών για κάθε συναλλαγή που συμβαίνει, στη συνέχεια μετακινεί τις καταχωρήσεις περιοδικών στους κατάλληλους λογαριασμούς στα βιβλία των επιχειρήσεων για να εξισορροπήσει τις χρεώσεις και τις πιστώσεις και να παρακολουθεί όλα τα στοιχεία. Ωστόσο, η τεχνολογία έχει μεταφέρει αυτή τη διαδικασία σε μεγάλο βαθμό στο λογισμικό υπολογιστών. Οι λογιστές και οι αναλυτές χρησιμοποιούν αυτό το λογισμικό για να παρακολουθούν όλες τις οικονομικές δραστηριότητες στην επιχείρηση. Τα προγράμματα αυτά περιλαμβάνουν συνήθως υποσυστήματα που επιτρέπουν μεγαλύτερη προσαρμογή.
Υποσυστήματα
Ένα υποσύστημα στα λογιστικά προγράμματα είναι απλώς ένα μικρότερο σύστημα που υπάρχει στην αρχική δομή του προγράμματος. Χωρίς αυτά τα υποσυστήματα, το λογιστικό λογισμικό θα ήταν δύσκολο να πλοηγηθεί και οι χρήστες θα δυσκολεύονταν να βρουν τη συγκεκριμένη κατηγορία ή δραστηριότητα που ήθελαν. Τα υποσυστήματα διαιρούν το πρόγραμμα λογισμικού σε περαιτέρω κομμάτια για συγκεκριμένες λογιστικές ανάγκες, όπως το κόστος και η μισθοδοσία.
Τύποι υποσυστημάτων
Δεν υπάρχει όριο στο πόσα υποσυστήματα μπορεί να έχει το λογισμικό λογισμικού. Συχνά, το πολύπλοκο λογισμικό που περιλαμβάνει επιλογές για απογραφή, παραγωγή και διαχείριση ανθρώπινων πόρων μπορεί να έχει πολλά υποσυστήματα. Ωστόσο, πολλοί τύποι είναι συνηθισμένοι, συμπεριλαμβανομένων των πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών, οι οποίες είναι δύο κατηγορίες που πολλές επιχειρήσεις έχουν. Ένα σύστημα τιμολόγησης, το σύστημα κοστολόγησης του έργου και τα συστήματα εξόδων είναι επίσης κοινές επιλογές.
Σύνδεση με την επιχειρηματική στρατηγική
Οι επιχειρηματικές στρατηγικές μπορούν επίσης να έχουν υποσυστήματα και οι επιχειρήσεις προσπαθούν συχνά να συνδέσουν τις κατηγορίες στρατηγικής τους με τα υποσυστήματα του λογισμικού λογιστικής τους. Για παράδειγμα, αν μια επιχείρηση δημιουργεί ένα νέο έργο, μπορεί επίσης να θέλει ένα νέο υποσύστημα κατηγορίας έργου στο πρόγραμμά της να το λογοδοτεί. Ομοίως, αν μια επιχείρηση έχει θεσπίσει νέους ελέγχους απογραφής για τα αγαθά της, η διαδικασία θα συνδέεται στενά με την αναμόρφωση του υποσυστήματος απογραφής.
Προαιρετικά υποσυστήματα
Πολλά υποσυστήματα λογισμικού λογισμικού είναι προαιρετικά - δηλαδή δεν απαιτούνται για την επιχείρηση και δεν χρησιμοποιούνται πάντοτε. Τείνουν να αποτελούν πρόσθετα εργαλεία στο ίδιο το πρόγραμμα, τα οποία οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν για περαιτέρω προσαρμογή. Για παράδειγμα, η διαδικασία δημιουργίας νέων υποσυστημάτων στο πρόγραμμα είναι συχνά ένα ξεχωριστό υποσύστημα.
