Η γραφειοκρατία είναι ένα γεγονός της ζωής σε μια επιχείρηση. Μια δομή έργου ελέγχου εγγράφων παρέχει ένα πρότυπο για την ταξινόμηση, επεξεργασία και συντήρηση των εγγράφων. Τα συστήματα ελέγχου εγγράφων κυμαίνονται από τα χειροκίνητα σχέδια αρχειοθέτησης εγγράφων μέχρι τη χρήση της τεχνολογίας των συστημάτων απεικόνισης και πληροφοριών για την αποθήκευση και τον κατάλογο εγγράφων.
Ταυτοποίηση
Ο έλεγχος εγγράφων συνδυάζει τις επιστήμες της βιβλιοθήκης και της διοίκησης γραφείων. Αυτό αντικατοπτρίζεται στη δημιουργία δομών αρχείου έργου. Παρόμοια με τον κατάλογο, ένα σύστημα ελέγχου εγγράφων αποτελείται από την αναγνώριση εγγράφων, την ανάθεση αριθμών ελέγχου και, σε λεπτομερέστερες δομές έργων, την ταξινόμηση και τα επίπεδα ασφαλείας. Οι επιχειρήσεις συχνά χρησιμοποιούν συστήματα απεικόνισης που δημιουργούν αυτόματα δομές δεδομένων, καθιστώντας έτσι πιο αποτελεσματική την εύρεση και τον εντοπισμό εγγράφων χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών.
Μέγεθος
Το μέγεθος ενός συστήματος έργου ελέγχου εγγράφων μπορεί να ποικίλει. Για παράδειγμα, σε ένα μεγάλο σύστημα, ο έλεγχος εγγράφων μπορεί να ταξινομηθεί σε διάφορες λειτουργίες, όπως υπηρεσίες αρχειοθέτησης, υπηρεσίες διατήρησης αρχείων και υπηρεσίες διατήρησης εγγράφων.
Υπάρχοντα
Ένα αποτελεσματικό στρατηγικό σχέδιο ελέγχου εγγράφων περιλαμβάνει συστήματα ελέγχου για την ταξινόμηση και χειρισμό εγγράφων. Οι τυπικές διαδικασίες λειτουργίας που βασίζονται σε λειτουργίες ελέγχου εγγράφων μπορούν να αναφερθούν για τη σωστή συντήρηση των εγγράφων και των συστημάτων που υποστηρίζουν τη διαχείριση εγγράφων.
