Οι περισσότερες επιχειρήσεις λαμβάνουν αποθέματα σε τακτική βάση. Η απογραφή παρέχει τους πόρους για την κατασκευή νέων προϊόντων για τους πελάτες ή για τα τελικά προϊόντα που πωλούνται απευθείας στους πελάτες. Οι εταιρείες που ακολουθούν μια προκαθορισμένη διαδικασία παραλαβής αποθέματος διασφαλίζουν ότι η εταιρεία γνωρίζει ποια στοιχεία αποθέματος εισάγουν αποθέματα και πληρώνουν μόνο για αυτά τα στοιχεία. Μια ακριβής διαδικασία λήψης αποθεμάτων συμβάλλει επίσης στη διατήρηση ακριβών επιπέδων απογραφής.
Άφιξη της αποστολής
Το πρώτο βήμα κατά την παραλαβή των αποθεμάτων γίνεται όταν το φορτηγό φτάσει στην αποβάθρα της εταιρείας. Το προσωπικό της αποθήκης συναντιέται με τον οδηγό του φορτηγού και ξεκινά την εκφόρτωση του μεταφορέα διαδρόμου. Ο εργολάβος αποθήκης ξεφορτώνει το απόθεμα από το μεταφορέα διαδρόμου σε συγκεκριμένη θέση εντός της αποθήκης. Οι υπάλληλοι καταγράφουν την ποσότητα κάθε στοιχείου στο έγγραφο αποστολής. Τόσο ο εργαζόμενος όσο και ο οδηγός φορτηγών υπογράφουν το έγγραφο που επαληθεύει την ποσότητα που έλαβε.
Συγκρίνετε τα έγγραφα αποστολής
Ο υπάλληλος της αποθήκης συγκρίνει διάφορα έγγραφα για να διασφαλίσει ότι καταγράφονται οι κατάλληλες ποσότητες. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν την αρχική εντολή αγοράς, το έγγραφο αποστολής και μια χειρόγραφη αναφορά λήψης. Εάν υπάρχουν ασυμφωνίες σχετικά με το αντικείμενο απογραφής ή την ποσότητα, ο εργαζόμενος επαληθεύει το ληφθέν απόθεμα και γράφει με μη αυτόματο τρόπο τη διόρθωση στο έγγραφο.
Αποθηκεύστε το απόθεμα
Μετά την επαλήθευση των ληφθέντων ποσοτήτων, οι υπάλληλοι της αποθήκης αποθηκεύουν το απόθεμα στα ράφια της αποθήκης. Κάθε ράφι αποθήκης περιέχει δείκτες που η εταιρεία χρησιμοποιεί για να εντοπίσει το απόθεμα όταν χρειάζεται. Οι εργαζόμενοι της αποθήκης εγγράφουν τους δείκτες αποθήκης στα έγγραφα καθώς αποθηκεύουν το απόθεμα.
Καταχωρίστε την ποσότητα που λάβατε στο σύστημα
Ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί τα έγγραφα για την ενημέρωση του αποθέματος που έχει λάβει στο σύστημα απογραφής της εταιρείας. Μετά την είσοδό του στο σύστημα πληροφορικής της εταιρείας, ο εργαζόμενος εισάγει κάθε στοιχείο που έλαβε, την ακριβή ποσότητα που έλαβε και τη θέση της αποθήκης. Αφού εισαγάγετε όλα τα στοιχεία στο σύστημα, ο εργαζόμενος εκτυπώνει αυτή την αναφορά παραλαβής αποθέματος και προσθέτει αυτό στο τρέχον σύνολο εγγράφων. Προωθεί αυτό το πακέτο στο τμήμα αγοράς.
Αντιμετώπιση των διαφορών με τον προμηθευτή
Όταν το τμήμα προμηθειών παραλαμβάνει τα έγγραφα, εξετάζει τυχόν αποκλίσεις που διαπιστώνονται από τον υπάλληλο της αποθήκης. Ο πωλητής αποστέλλει συνήθως ένα τιμολόγιο στον πράκτορα αγορών, ο οποίος συγκρίνει αυτό το τιμολόγιο με τα έγγραφα. Εάν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ του τιμολογίου και των εγγράφων, ο αντιπρόσωπος αγορών επικοινωνεί με τον πωλητή και διαπραγματεύεται το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Μόλις ο πράκτορας αισθάνεται ικανοποιημένος με το ποσό που πρέπει να πληρώσει, το γράφει στο τιμολόγιο, εγκρίνει το τιμολόγιο και το διαβιβάζει για πληρωμή.
