Καμία επιχείρηση δεν είναι πολύ μικρή για ένα σύστημα ελέγχου απογραφής. Παρόλα αυτά, οι επιλογές όπως ένα ολοκληρωμένο ηλεκτρονικό σύστημα δεν είναι ούτε απαραίτητες ούτε οικονομικές. Από την άλλη πλευρά, η εξεύρεση ισορροπίας μεταξύ της ύπαρξης υπερβολικού και ελάχιστου αποθέματος μπορεί να είναι δύσκολη με ένα χειροκίνητο σύστημα. Αν αυτό περιγράφει την επιχείρησή σας, η χρήση ενός υπολογιστικού φύλλου Excel για την παρακολούθηση απογραφής μπορεί να είναι μια οικονομικά αποδοτική εναλλακτική λύση. Παρόλο που το Excel δεν μπορεί να αυτοματοποιήσει τα πάντα, οι τύποι και οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους μπορούν να σας βοηθήσουν να υπολογίσετε τα επίπεδα των αποθεμάτων και να βοηθήσετε με την ακριβή και έγκαιρη παραγγελία αποθέματος.
Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο βασικού αποθέματος
Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο από την αρχή ή κάντε λήψη ενός δωρεάν προτύπου παρακολούθησης αποθεμάτων από τον ιστότοπο του Microsoft Office στη διεύθυνση office.microsoft.com. Για ένα απλό σύστημα, ένα υπολογιστικό φύλλο με 11 στήλες θα λειτουργεί για εργασίες εντοπισμού αποθεμάτων. Δημιουργήστε ετικέτες στηλών για το αναγνωριστικό αποθέματος, το όνομα προϊόντος, την περιγραφή, την τιμή μονάδας, την ποσότητα στο απόθεμα, τα στοιχεία που πωλούνται, την τρέχουσα ποσότητα, το επίπεδο αναδιάταξης και μια ετικέτα στήλης για τον εντοπισμό διακοπτόμενων αντικειμένων. Θα χρειαστεί να συμπληρώσετε το υπολογιστικό φύλλο με τις τρέχουσες πληροφορίες, επομένως ίσως είναι καιρός να πραγματοποιήσετε μια φυσική καταμέτρηση απογραφών.
Πως δουλεύει
Εισαγάγετε τα τρέχοντα δεδομένα αποθέματος σε όλα εκτός από τα στοιχεία που πωλήθηκαν, την τρέχουσα ποσότητα και τις στήλες που έχουν διακοπεί. Η στήλη των διακοπτόμενων αντικειμένων χρησιμεύει ως εναλλακτική λύση στη διαγραφή πληροφοριών από το υπολογιστικό φύλλο, καθώς τα στοιχεία δεν είναι διαθέσιμα. Καθώς ενημερώνετε το υπολογιστικό φύλλο εισάγοντας στοιχεία που πωλούνται με στοιχεία, ένας τύπος θα υπολογίσει την ποσότητα που βρίσκεται επί του παρόντος. Εάν τα τρέχοντα επίπεδα ποσότητας είναι ίσα ή χαμηλότερα από το επίπεδο επαναφοράς, το χρώμα φόντου στη στήλη της τρέχουσας ποσότητας θα σας προειδοποιήσει για την αναδιάταξη αλλάζοντας το χρώμα.
Δημιουργήστε μια τρέχουσα συνταγή ποσότητας
Καταχωρίστε μια ποσότητα στο απόθεμα μείον τα στοιχεία που πωλήθηκαν στη στήλη της τρέχουσας ποσότητας. Για να το δημιουργήσετε, κάντε κλικ στο πρώτο κελί κάτω από την τρέχουσα ετικέτα της στήλης ποσότητας και πληκτρολογήστε ένα σημείο ισότητας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρώτο κελί κάτω από την ποσότητα στην ετικέτα αποθέματος, πληκτρολογήστε ένα σημάδι μείον, κάντε κλικ στο πρώτο κελί κάτω από τα στοιχεία που πωλούνται ετικέτα και πατήστε "enter". Για παράδειγμα, ο τύπος μπορεί να εμφανιστεί ως "= E3-F3". Για να επεκτείνετε τον τύπο, κάντε κλικ στο κελί, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την κάτω δεξιά γωνία του κελύφους έτσι ώστε ο δείκτης να μοιάζει με ένα σταυρό. Κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύρετε στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου.
Εισαγάγετε έναν κανόνα επαναφοράς
Αλλάξτε το χρώμα φόντου της τρέχουσας κυψέλης ποσότητα στο κόκκινο για να σας ειδοποιήσει πότε πρέπει να αλλάξετε τη σειρά. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο πρώτο κελί κάτω από την τρέχουσα ετικέτα της στήλης ποσότητας, επιλέξτε "μορφοποίηση υπό όρους" από την κορδέλα Excel, επιλέξτε "επισημάνετε τις επιλογές κελιού" και επιλέξτε "μεταξύ". Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει πληκτρολογήστε τον αριθμό 5 το πρώτο πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε μηδέν στο δεύτερο πλαίσιο κειμένου και επιλέξτε "ανοικτό κόκκινο γεμίσμα" από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Επεκτείνετε τον κανόνα μεταφέροντας όλα τα κελιά στη στήλη όπως ακριβώς κάνατε με τον τύπο.
