Είτε τρέχετε μια γκαλερί είτε πουλάτε τη δική σας τέχνη, ένα τιμολόγιο μπορεί να είναι η τελευταία σας σύνδεση με έναν αγοραστή. Η επιλογή μορφής που συντονίζει με το επιστολόχαρτο σας και υποστηρίζει την εικόνα της μάρκας σας μετατρέπει τα τιμολόγιά σας σε εργαλεία μάρκετινγκ που αφήνουν μια καλή εντύπωση. Μπορείτε να προσαρμόσετε τα πρότυπα που βρίσκονται στην επεξεργασία κειμένου και το ειδικό λογισμικό τιμολόγησης ή να δημιουργήσετε το δικό σας. Ωστόσο, η διάταξη σας θα πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα ένα καθαρό και εύκολο στην ανάγνωση έγγραφο που συγκεντρώνει τις σχετικές πληροφορίες μαζί.
Δημιουργία συστημάτων αρίθμησης
Αναπτύξτε ένα σύστημα αρίθμησης εργασίας ή έργου για να οργανώσετε τις πληροφορίες του πελάτη, να εντοπίσετε τις δαπάνες και να εντοπίσετε τις εργασίες που αποστέλλονται σε εκτυπωτές, καταστήματα πλαισίων και άλλους πωλητές για λογαριασμό των πελατών σας. Το Creative Public συνιστά ένα σύστημα που ενσωματώνει έναν αριθμό και σύντομη περιγραφή. Για παράδειγμα, το 15-003-05-Κεραμικό-Smith, θα μπορούσε να είναι το τρίτο έργο που είχατε τον Μάιο του 2015 για έναν πελάτη που ονομάζεται Smith. Κάτω από αυτό το σύστημα, θα αναθέσετε 15-067-09-ArtFest στο 67ο σας έργο τον Σεπτέμβριο του 2015.
Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό σύστημα αρίθμησης για να προσδιορίσετε τα τιμολόγιά σας. Τα τιμολόγια αρίθμησης καθιστούν ευκολότερη την προετοιμασία της φορολογικής προετοιμασίας και παρακολούθησης και παρέχουν στους πελάτες λογιστικά τμήματα τους απαιτούμενους αριθμούς αναφοράς. Επιλέξτε έναν συνδυασμό αλληλογραφίας ανά έτος, όπως προτείνεται από το Smashing Magazine, όπως το 2015015 για το 15ο τιμολόγιο που γράφτηκε το 2015 ή μια αναφορά πελάτη συν ένα διαδοχικό αριθμό για τον πελάτη, όπως το TA025, για το 25ο έργο Time Advertising με εσάς.
Ορίστε έναν αριθμό εργασίας και έναν αριθμό τιμολογίου για το έργο που θέλετε να χρεώσετε.
Προετοιμάστε την επικεφαλίδα
Πληκτρολογήστε τη λέξη "ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ" στην κορυφή της σελίδας, εάν το πρότυπό σας δεν το έχει ήδη.
Ομαδοποιήστε το λογότυπό σας, το όνομα της γκαλερί / στούντιο ή το όνομα και τη διεύθυνσή σας, καθώς και βασικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διεύθυνση URL του ιστότοπού σας, σε μια ενότητα
Καταχωρίστε τις πληροφορίες του πελάτη σας, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος της εταιρείας, του ατόμου που αγόρασε το έργο, καθώς και της διεύθυνσης και των αριθμών τηλεφώνου.
Εισαγάγετε στοιχεία συναλλαγής
Καταχωρίστε ένα τμήμα στο πάνω μισό της σελίδας για να σημειώσετε την ημερομηνία, τον αριθμό τιμολογίου, τον αριθμό παραγγελίας πελάτη, εάν είναι διαθέσιμο και τον αριθμό εργασίας που έχετε αντιστοιχίσει στην εργασία
Προσθέστε το οφειλόμενο ποσό και τους όρους πληρωμής σας, όπως "Πληρωτέο κατά την παραλαβή" ή "καμβά πλαισιωμένος μετά την παραλαβή της πληρωμής", όταν η παράδοση εξαρτάται από την ικανοποίηση του οφειλόμενου ποσού.
Περιγράψτε τα δικαιώματα που αγοράζει ο πελάτης - για ψηφιακά έργα - όπως "Μόνο για μία χρήση". Όλα τα δικαιώματα επανέκδοσης και άλλα δικαιώματα επιστρέφουν στον καλλιτέχνη μετά από 30 ημέρες. Η δικηγορική εταιρία Stropheus για την τέχνη συνιστά να σημειωθεί ότι διατηρείτε το δικαίωμα πρώτης άρνησης εάν ο αγοραστής επιθυμεί να μεταπωλήσει το έργο σας.
Παρέχετε τον ομοσπονδιακό αριθμό αναγνώρισης εργοδότη EIN - ή τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής σας, καθώς οι γκαλερί, τα μουσεία και οι εταιρικοί πελάτες χρειάζονται αυτές τις πληροφορίες για φορολογική αναφορά.
Καταχωρίστε τις επιλογές πληρωμής που προσφέρετε, όπως επιταγή, PayPal, πλατεία ή πιστωτική κάρτα, και να παράσχετε οποιεσδήποτε λεπτομέρειες λογαριασμού που απαιτούνται από τον πελάτη για να σας πληρώσει.
Πλήρες τμήμα για χρεώσεις
Ξεκινήστε αυτήν την ενότητα με μια φράση όπως "Υπηρεσίες που παρέχονται ως εξής:".
Περιγράψτε την ανάθεση με αρκετές λεπτομέρειες ώστε η περιγραφή να γίνει κατανοητή από άλλους αργότερα. Για παράδειγμα, αντί για "Εκπαίδευση τέχνης", γράψτε "10 εικόνες με στυλό και μελάνι για το εγχειρίδιο υπηρεσίας φορτωτή τροχού".
Σημειώστε τη διάρθρωση των τελών ως είτε κατ 'αποκοπή είτε με ωριαία τιμή συν το αντίστοιχο ποσό δολαρίου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τον αριθμό χρεωστικών ωρών κατά την τιμολόγηση με την ώρα. Προσθέστε τη συνολική χρέωση δημιουργικού για αυτήν την ενότητα.
Αναφέρετε τα έξοδα για τα οποία ζητάτε επιστροφή χρημάτων. Συμπεριλάβετε αρκετή περιγραφή, ώστε ο πελάτης να μπορεί να ταιριάξει με κάθε στοιχείο γραμμής με τις αποδείξεις υποστήριξης που παρέχετε. Προσθέστε ένα σύνολο για την κατηγορία δαπανών.
Αναφέρετε τυχόν καταθέσεις ή προκαταβολές που πραγματοποίησε ο πελάτης.
Σημειώστε το συνολικό οφειλόμενο ποσό, μείον τις πληρωμές που λήφθηκαν μέχρι σήμερα. Το Πανεπιστήμιο Kutztown της Πενσυλβάνια συνιστά τη χρήση αριθμών και λέξεων, όπως "Συνολικό οφειλόμενο ποσό: $ 750. Επτά εκατοντάδες πενήντα δολάρια."
Ακολουθήστε τις συμβουλές των Freshbooks και προσθέστε το μήνυμα "Ευχαριστούμε για την επιχείρησή σας!" στο κάτω μέρος της σελίδας για να αυξήσετε τις πιθανότητες άμεσης πληρωμής.
Συμβουλές
-
Χρησιμοποιώντας έναν αριθμό διαφορετικό από 001 για το πρώτο σας τιμολόγιο υποδηλώνει ότι η επιχείρησή σας είναι περισσότερο εδραιωμένη.
Ζητήστε από τους πελάτες να σας πληρώσουν με το όνομα σας, εκτός αν έχετε λογαριασμό τραπεζικού ελέγχου στο όνομα της επιχείρησής σας ή λογαριασμό "Doing Business As" στην τράπεζά σας για να αποφύγετε προβλήματα εξαργύρωσης.
