Η σύνταξη τιμολογίου για τις ώρες εργασίας ή συγκεκριμένη υπηρεσία που έχει παρασχεθεί σε άλλη επιχείρηση ή άτομο απαιτεί μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση από αυτή που χρησιμοποιείται για την πώληση ενσώματου προϊόντος. Αντί να συλλέγετε μια καθορισμένη τιμή λιανικής ή χονδρικής, χρεώνεστε είτε για ώρες εργασίας με συμφωνημένο επιτόκιο είτε για συγκεκριμένη υπηρεσία που πραγματοποιείται για μια συμφωνημένη τιμή. Η τιμολόγηση των παρεχόμενων υπηρεσιών απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια.
Επικοινωνήστε με τους πελάτες σας πότε και πώς θα τους τιμολογήσετε για την εργασία σας. Εάν τιμολογείτε ένα μέρος πριν από την έναρξη ενός έργου, πρέπει να ενημερώσετε τους πελάτες σας. Αν χρεώνετε την εργασία σας σε εξέλιξη αντί να περιμένετε μέχρι την ολοκλήρωση της σύμβασης, βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας συμφωνεί. Πολλές μικρές επιχειρήσεις τιμολογούν ηλεκτρονικά. Αφήστε τους πελάτες σας να γνωρίζουν ότι θα λαμβάνουν τιμολόγια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακριβώς έτσι ώστε να μην τα διαγράψετε τυχαία.
Διατηρήστε καλά αρχεία. Συγκεντρώστε τα αρχεία των ημερομηνιών και των ωρών εργασίας και τη φύση των παρεχόμενων υπηρεσιών. Ελέγξτε τη σύμβαση έργου ή τη σύμβαση παροχής υπηρεσιών για να ανανεώσετε τη μνήμη σας σχετικά με τους συγκεκριμένους όρους. Επαληθεύστε το όνομα και τη διεύθυνση. Συμπεριλάβετε τον αριθμό αναφοράς λογαριασμού πελάτη, εάν υπάρχει.Συμπεριλάβετε τον δικό σας αριθμό αναφοράς αρχείου, αν υπάρχει.
Χρησιμοποιήστε μια απλή μορφή. Αυτό καθιστά τη διαδικασία τιμολόγησης πιο αποτελεσματική. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα λογισμικού για να τυποποιήσετε τη μορφή του τιμολογίου σας. Το τιμολόγιό σας πρέπει να περιλαμβάνει πεδία για αριθμούς αναφοράς τιμολογίου, ημερομηνία χρέωσης, όνομα εταιρείας και διεύθυνση και όνομα του συμβασιούχου υπαλλήλου στον οποίο αποστέλλεται το τιμολόγιο. Αφήστε αρκετό χώρο για να αναλύσετε τις υπηρεσίες που παρέχονται μαζί με τους ισχύοντες κώδικες έργου ή προϊόντων.
Καθορίστε το ποσό τιμολογίου. Οι ώρες μπορεί να είναι οι πραγματικές ώρες υπηρεσίας που παρείχατε με συμφωνημένη ωριαία τιμή ή τις συγκεκριμένες υπηρεσίες που παρείχατε για το ποσό του τιμολογίου. Για παράδειγμα, εάν χτίζετε μια βεράντα, ίσως έχετε συντάξει το σχέδιο, επιλέξατε την ξυλεία και βάλατε τη βάση για το πλαίσιο κατά τη διάρκεια μιας περιόδου χρέωσης. Θα μπορούσατε να αναφέρετε τις δραστηριότητες και να καθορίσετε ένα ποσό τιμολογίου κατ 'αποκοπή. Ή θα μπορούσατε να αναφέρετε ξεχωριστά κάθε δραστηριότητα, να αναφέρετε τις ώρες εργασίας για κάθε μία από αυτές και στη συνέχεια να υπολογίσετε το ποσό του τιμολογίου πολλαπλασιάζοντας τις ώρες εργασίας και την ωριαία τιμή.
Συμπεριλάβετε τα δικαιολογητικά έγγραφα, ανάλογα με την περίπτωση. Για παράδειγμα, αν έπρεπε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες ταχυμεταφορών ή διπλές υπηρεσίες για να ολοκληρώσετε τις εργασίες, επισυνάψτε αντίγραφα των αποδείξεων.
