Ένα γραφείο χωρίς χαρτιά μπορεί να βοηθήσει το περιβάλλον, αλλά μπορεί να δημιουργήσει πονοκεφάλους διαδικασιών εάν δεν έχει δημιουργηθεί ένα κατάλληλο σύστημα ροής εργασιών. Η μετακίνηση όλων στον ψηφιακό χώρο προϋποθέτει τη θέσπιση διαδικασιών ελέγχου εγγράφων και διαδικασιών ροής εργασιών, ώστε να διασφαλίζεται ότι δεν θα χαθούν τίποτα στη μετάβαση. Όταν τα φυσικά μέσα σε κουτιά παραμένουν στους σκουπιδιτέλους της ιστορίας, τα εικονικά πρέπει να τα αντικαταστήσουν.
Going Digital
Σε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, ο στόχος είναι να κινηθούν τα πάντα online. Τα τυπωμένα έγγραφα σαρώνονται και τοποθετούνται σε μια κοινόχρηστη τοποθεσία στο σύστημα του υπολογιστή σας όπου μπορούν να έχουν πρόσβαση οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες. Εκτός από τα περιβαλλοντικά οφέλη, ένα καλά οργανωμένο γραφείο χωρίς χαρτιά μπορεί να διευκολύνει την εύρεση πληροφοριών από ό, τι στα παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης. Οι φάκελοι σε ένα εικονικό αρχείο αποθηκεύουν παλαιότερα έγγραφα, έτσι ώστε να μην γεμίζουν τις συχνά προσπελάσιμες περιοχές, αλλά εξακολουθούν να είναι διαθέσιμες όταν χρειάζεται.
Κοινόχρηστα ημερολόγια
Η μετακίνηση των προγραμμάτων των εργαζομένων σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο επιτρέπει στους εργοδότες να διαχειρίζονται το χρόνο των διακοπών και άλλα θέματα που επηρεάζουν το πρόγραμμα εργασίας. Επιτρέπει επίσης στους συναδέλφους να παρακολουθούν συναντήσεις και άλλα προγραμματισμένα γεγονότα. Οι ομάδες που μοιράζονται τα ημερολόγια εργασίας είναι σε θέση να παρακολουθούν ποιος είναι και ποιος είναι εκτός γραφείου και μπορεί να δομήσει τη ροή εργασίας σε έργα με αυτό το μυαλό. Το να βλέπει κανείς ότι οι κύριοι ενδιαφερόμενοι πηγαίνουν σε μια διάσκεψη στο τέλος της εβδομάδας, μπορεί να παρακινήσει κάποιον να ολοκληρώσει ταχέως ένα σχέδιο βασικού εγγράφου ή σύμβασης, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να έχουν την ευκαιρία να προσφέρουν τις εισόδους τους πριν το περιεχόμενο ολοκληρώθηκε.
Διαχείρηση αρχείων
Τα γραφεία χωρίς χαρτιά χρειάζονται ένα σύστημα που καθορίζει τον τρόπο διατήρησης και αποθήκευσης των εγγράφων. Δημιουργήστε μια σύμβαση ονομασίας εγγράφων και μια δομή φακέλου για να βρείτε εύκολα τα έγγραφα. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπουν συχνά τόσο την "παρακολούθηση" όσο και την παρακολούθηση αλλαγών. Αυτό εμποδίζει πολλά άτομα να εργάζονται ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο και επιτρέπει έλεγχο της έκδοσης. Ο εντοπισμός της ενημέρωσης των εγγράφων στην κοινόχρηστη τοποθεσία μειώνει τα προβλήματα που προκύπτουν όταν οι χρήστες κάνουν λήψη ενός αρχείου, κάνουν ενημερώσεις και αποστέλλουν τα μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, αποτυγχάνουν να διατηρήσουν την επίσημη έκδοση τρέχουσα.
Διαχείριση έργου
Το λογισμικό διαχείρισης έργων βοηθά στην παρακολούθηση των ορόσημων και των προθεσμιών του έργου. Θα χρειαστείτε ένα σύστημα που να μπορεί να παρακολουθεί τις εργασίες και τα χρονοδιαγράμματα των σχεδίων και επιτρέπει στους υπαλλήλους να δηλώνουν πότε έχει ολοκληρωθεί κάτι. Οι ειδοποιήσεις πρέπει να ειδοποιούν κάποιον όταν μια νέα εργασία χρειάζεται την προσοχή της. Τα άτομα μπορούν να παρακολουθήσουν τα δικά τους έργα, ενώ οι διαχειριστές μπορούν να πάρουν μια ολιστική ματιά σε αυτό που γίνεται σε όλη την ομάδα και να ανακατανείμουν πόρους όπως απαιτείται. Τα έργα θα πρέπει να αρχειοθετούνται ψηφιακά μόλις συμπληρωθούν, μαζί με τα διδάγματα που αποκτήθηκαν, έτσι ώστε η μεταφορά γνώσεων να μπορεί εύκολα να συμβεί όταν ένα παρόμοιο έργο ξεκινά αργότερα.
