Με τη συνεχή πρόοδο της τεχνολογίας, μία από τις πιο πρόσφατες τάσεις του 21ου αιώνα ήταν το λεγόμενο γραφείο χωρίς χαρτιά. Ένα γραφείο χωρίς χαρτί δεν είναι στην πραγματικότητα εντελώς χαρτί, αλλά μάλλον χρησιμοποιεί ένα ελάχιστο χαρτί και μετατρέπει όσο το δυνατόν περισσότερη τεκμηρίωση σε ψηφιακή μορφή. Ένα γραφείο χωρίς χαρτιά έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, τα οποία και τα δύο πρέπει να εξεταστούν από έναν οργανισμό που εξετάζει τη μετάβαση από τη συμβατική τήρηση αρχείων.
Πιο συμπαγής και αποτελεσματική
Τα ψηφιακά αρχεία απαιτούν πολύ λιγότερο φυσικό χώρο από τα αρχεία χαρτιού και είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρηθούν οργανωμένα. Επιπλέον, τα αρχειοθετημένα ψηφιακά αρχεία είναι πολύ ευκολότερα προσβάσιμα από τα αρχειοθετημένα αρχεία χαρτιού. Τα ψηφιακά αρχεία μπορούν εύκολα να μοιράζονται μεταξύ πολλών χρηστών ταυτόχρονα και να έχουν πρόσβαση σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα της εργασίας.
Εννοιολογικά συνειδητό
Λιγότερα αρχεία χαρτιού σημαίνει λιγότερα χαρτιά που χρησιμοποιούνται για διπλά αντίγραφα και για γενική τήρηση αρχείων. Αυτός ο παράγοντας καθιστά ένα γραφείο χωρίς χαρτιά περισσότερο περιβαλλοντικά συνειδητό στις περισσότερες περιπτώσεις. Για ηλεκτρονικά περιοδικά και άλλες δημοσιεύσεις, η ψηφιακή δημοσίευση σημαίνει την εξάλειψη των μελανιών που περιέχουν βαρέα μέταλλα, διαλύτες και άλλες ουσίες που είναι επιβλαβείς για το περιβάλλον.
Ανησυχίες λογισμικού και υλικού
Ένα γραφείο χωρίς χαρτιά είναι εξίσου αποτελεσματικό με το λογισμικό και το υλικό που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση των αρχείων επιτρέπουν στους εργαζόμενους να είναι. Τα σφάλματα λογισμικού και οι καταστροφές εξοπλισμού μπορεί να προκαλέσουν μεγάλες διαταραχές στη λειτουργία ενός γραφείου χωρίς χαρτιά. Η συντήρηση του λογισμικού και του υλικού ενός γραφείου χωρίς χαρτί είναι επίσης ανησυχητική. το προσωπικό της πληροφορικής (IT) ή οι σύμβουλοι είναι συχνά απαραίτητη, καθώς και οι τεχνικοί για την επίβλεψη του υλικού σε τακτική βάση.
Σφάλματα εισόδου δεδομένων και καμπύλες εκμάθησης
Όπως συμβαίνει με οποιαδήποτε μετάβαση, η μετάβαση σε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά περιλαμβάνει συχνά μια καμπύλη μάθησης, ειδικά σε περιβάλλον γραφείου όπου οι υπάλληλοι δεν είναι ήδη εξοικειωμένοι με τον υπολογιστή. Τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων μπορεί να είναι δαπανηρά και μπορεί να οδηγήσουν σε μείζονα προβλήματα. Επιπλέον, τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων και κατάθεσης ενδέχεται να οδηγήσουν σε εσφαλμένη ταξινόμηση των εγγραφών, καθιστώντας δύσκολη ή αδύνατο να τα βρείτε αργότερα.
ΘΕΜΑΤΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Τα ψηφιακά αρχεία μπορεί να είναι ευάλωτα σε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, είτε με hacking είτε με χαλαρή ασφάλεια από το προσωπικό. Ειδικά με ευαίσθητα νομικά και ιατρικά αρχεία, η απώλεια δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική ευθύνη για την εμπλεκόμενη εταιρεία, ειδικά εάν εμπλέκεται αμέλεια. Η απόρριψη ψηφιακών αρχείων παρουσιάζει μια ιδιαίτερη δυσκολία, ειδικά σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον δικτύου. Η απλή κατάργηση ενός αρχείου δεν διαγράφει τελείως μια ψηφιακή εγγραφή, καθώς η τοποθέτηση ενός εγγράφου σε ένα δοχείο απορριμμάτων δεν εμποδίζει κάποιον άλλο να ανακτήσει αργότερα το χαρτί.
