Εξ ορισμού, μια ολοκληρωμένη έκθεση έχει ως στόχο να εξερευνήσει ένα θέμα ή μια ιδέα με μεγάλη λεπτομέρεια. Στις επιχειρήσεις, συχνά χρησιμοποιούνται αναλυτικές αναφορές για την αξιολόγηση και τη συζήτηση της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας. Οι περιεκτικές εκθέσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν και για άλλους σκοπούς, όπως η περίληψη μιας νέας επιχειρηματικής τάσης ή η περιγραφή μιας νέας στοχευόμενης αγοράς. Η εκμάθηση ακριβώς πώς να γράψετε μια περιεκτική αναφορά μπορεί να είναι μια χρήσιμη επιχειρηματική ικανότητα για τους εργαζόμενους σε οποιοδήποτε επίπεδο.
Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε τη συνολική αναφορά σας, συγκεντρώστε όλες τις σχετικές πληροφορίες, τα δεδομένα, τους πίνακες, τους πίνακες και τα έγγραφα που θα χρειαστεί να αναφέρετε κατά τη σύνταξη. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα περίγραμμα, ένα εργαλείο γραφής που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας σε δομημένη μορφή. Ένα περίγραμμα αποτελείται συνήθως από σύντομες προτάσεις ή φράσεις που μπορούν να χρησιμεύσουν ως σημεία εκκίνησης για τα διάφορα τμήματα της αναφοράς σας. Παρόλο που αυτά τα τμήματα θα διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της έκθεσης που γράφετε, μπορεί να περιλαμβάνουν μια σύνοψη, μια εισαγωγή, έναν πίνακα περιεχομένων, μερικές παραγράφους κύριου σώματος, ένα συμπέρασμα, ένα παράρτημα και ένα τμήμα αναφορών.
Γράφοντας την Αναφορά
Χρησιμοποιώντας το περίγραμμα σας για να σας καθοδηγήσουμε, ξεκινήστε γράφοντας ένα πρώτο σχέδιο της περιεκτικής έκθεσης. Αρχίστε με την εισαγωγή, η οποία θα λέει στους αναγνώστες τι πρόκειται να διαβάσουν και να εξηγήσουν τα κύρια σημεία που θα γίνουν στην έκθεση. Μετά την εισαγωγή, προσθέστε αρκετές παραγράφους ή συγκεκριμένα τμήματα που αφορούν τα βασικά σημεία της αναφοράς σας. Στο τέλος της έκθεσης, γράψτε ένα συμπέρασμα που συνοψίζει την έκθεση. Το συμπέρασμα θα πρέπει να ενοποιήσει όλα τα κύρια σημεία που κάνατε στην έκθεση. Μπορεί να περιλαμβάνει τις συστάσεις ή τις απόψεις σας για το συγκεκριμένο θέμα.
Η Συνοπτική Σύνοψη
Αφού γράψετε την έκθεσή σας, είναι χρήσιμο να γράψετε την περίληψη. Αυτό αποτελείται από αρκετές παραγράφους που συνοψίζουν ολόκληρη την έκθεση. Η σύνοψη θα πρέπει να δώσει στον αναγνώστη μια συνοπτική προεπισκόπηση της συνολικής έκθεσης ώστε να μπορούν να διαλέξουν τα κυριότερα σημεία. Αυτή η ενότητα του εγγράφου είναι συχνά χρήσιμη για κατόρθωτα στελέχη που θέλουν να προεπισκόπηση της αναφοράς για να κατανοήσουν το τι είναι. Ένα σύντομο δείγμα μιας περίληψης μπορεί να είναι:
Παράδειγμα:
Το Digital Shirts, Inc. προσφέρει υψηλής ποιότητας μπλουζάκια με ειδικό αποκλειστικό αλγόριθμο. Τα καταστήματά μας βρίσκονται σε μερικά από τα ωραιότερα εμπορικά κέντρα της χώρας, σχεδόν αποκλειστικά σε γειτονιές με υψηλότερα εισοδήματα. Οι ομάδες πωλήσεών μας είναι καλά εκπαιδευμένες για να δημιουργήσουν μια εμπειρία χειροποίητου πουκάμισου για κάθε πελάτη.
Η έκθεση αυτή ανατέθηκε να περιγράψει τις λεπτομέρειες μιας προτεινόμενης νέας πτέρυγας της εταιρείας.
Με βάση τα στοιχεία των τελευταίων πέντε ετών, η έκθεση δείχνει ότι το εισόδημα έχει μείνει στάσιμο, ενώ άλλοι λιανοπωλητές high-end εμφανίζουν αυξήσεις ρεκόρ. Μετά από εκτεταμένες έρευνες, το ερευνητικό τμήμα διαπίστωσε ότι κάθε εταιρεία με αναφερθείσα αύξηση των εσόδων είχε επίσης αύξηση του ψηφιακού περιεχομένου που συνδέονταν με τους πελάτες της.
Η Ε & Α έχει διαπιστώσει ότι μια εφαρμογή ψηφιακής τοποθέτησης, που έχει σχεδιαστεί για να προσφέρει σε κάθε πουκάμισο την τέλεια εφαρμογή χωρίς εκτεταμένες προσωπικές επισκέψεις, θα δημιουργούσε σημαντική αύξηση του εισοδήματος. Αυτή η αναφορά περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή, την ποσότητα της πρακτικής έρευνας που έχει γίνει και τα προβλεπόμενα αποτελέσματα της υιοθέτησης αυτής της τεχνολογίας.
Συνιστάται όλα τα καταστήματα να αρχίσουν να ενσωματώνουν τη νέα τεχνολογία ψηφιακής τοποθέτησης και ότι τα υλικά κατάρτισης και μάρκετινγκ θα πρέπει να δημιουργούνται εγκαίρως για να επωφεληθούν από την προσεχή περίοδο των διακοπών.
Τα υποστηρικτικά έγγραφα είναι χρήσιμα
Αναφέρετε την πηγή των διαγραμμάτων, των πινάκων ή των γραφικών που χρησιμοποιήσατε στην αναφορά στο προσάρτημα και προσθέστε τις πηγές έρευνας στη σελίδα αναφορών. Αυτά τα δικαιολογητικά έγγραφα θα προσθέσουν βάρος στα επιχειρήματά σας.
Η διαδικασία επεξεργασίας
Αφού ολοκληρώσετε το πρώτο σας βήμα, επιστρέψτε στη λεπτομερή αναφορά για να κάνετε αλλαγές και προσθήκες όπως κρίνετε κατάλληλο. Ενδέχεται να καταλήξετε σε πολλά σχέδια μέχρι το τέλος της διαδικασίας γραφής. Καθ 'όλη τη διαδικασία γραφής, κρατήστε στο μυαλό σας το κοινό-στόχο. Ο τύπος της γλώσσας που χρησιμοποιείτε θα διαφέρει ανάλογα με το ποιος θα διαβάζει την περιεκτική αναφορά. Για παράδειγμα, αν γράφετε για έναν ειδικό στον τομέα, μπορείτε να συμπεριλάβετε περίπλοκες, συγκεκριμένους όρους για τη βιομηχανία. Αλλά αν γράφετε για έναν λαϊκό, αποφύγετε τη χρήση ορολογίας και σύγχυσης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να έχει νόημα η σύνταξη μιας διαφορετικής συνολικής έκθεσης για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων.
Αφού τελειώσετε τη σύνταξη
Μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία γραφής, είναι σημαντικό να διορθώσετε την εργασία σας αρκετές φορές, κάνοντας οποιεσδήποτε διορθώσεις, όπως είναι απαραίτητο. Πριν αποστείλετε την ολοκληρωμένη αναφορά στο κοινό που επιθυμείτε, σκεφτείτε να ζητήσετε από ένα μέλος του τμήματος επικοινωνιών της εταιρείας σας να διόρθωση και επεξεργασία του εγγράφου. Αυτό το βήμα είναι ζωτικής σημασίας εάν η εμπεριστατωμένη έκθεση διαβαστεί από το κοινό στο μέλλον.
Η ακρίβεια, η σωστή γραμματική και η ορθογραφία είναι βασικά, ειδικά εάν η αναφορά θα διαβαστεί από ανώτερα στελέχη της εταιρείας σας. Ενώ η δουλειά σας δεν θα διαβαστεί από όλα τα μέλη του εταιρικού γραφείου της εταιρείας, μια μεγάλη ολοκληρωμένη αναφορά μπορεί μόνο να σας κάνει να φανείτε καλύτερα όταν έρθει ο χρόνος προώθησης.
