Οι αναφορές περιστατικών είναι αναφορές που καταγράφουν, συνήθως για ασφαλιστικούς λόγους, ένα ασυνήθιστο περιστατικό εντός μιας επιχείρησης. Το ασυνήθιστο φαινόμενο μπορεί να είναι οτιδήποτε δεν αναμένεται να συμβεί κατά τη διάρκεια μιας εργάσιμης ημέρας. Είναι σημαντικό οι αναφορές συμβάντων να συντάσσονται το συντομότερο δυνατό μετά το περιστατικό και να περιέχουν όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για να είναι χρήσιμες. Η σύνταξη της έκθεσης είναι σχετικά απλή, αλλά χρειάζεται κάποια προσοχή και προσοχή.
Γράψτε μια περίληψη του περιστατικού, για να σας υπενθυμίσει τη σειρά με την οποία έγιναν τα πράγματα. Σημειώστε σημαντικές λεπτομέρειες, όπως είναι ο κατά προσέγγιση χρόνος που ξεκίνησε και τελείωσε το περιστατικό και οι επιπτώσεις που είχε το περιστατικό.
Δηλώστε τι συνέβη με τη χρονολογική σειρά. Αρχίστε πριν από το περιστατικό, εάν είναι σχετικό και προχωρήστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, όταν εξηγείτε τι συνέβη και πώς. Βεβαιωθείτε ότι ολόκληρο το συμβάν είναι γραμμένο διαδοχικά ή μπορεί να γίνει σύγχυση.
Σημειώστε τυχόν άλλες λεπτομέρειες σχετικά με το περιστατικό. Είσαστε μάρτυρας του περιστατικού ή σας αναφέραμε; Αν ναι, από ποιον; Τι έκανες όταν βρήκες; Αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να είναι σχετικές στο μέλλον.
Καταγράψτε τους ανθρώπους που συμμετείχαν άμεσα στο περιστατικό και τους ανθρώπους που το είδαν. Προσθέστε τα στοιχεία επικοινωνίας για αυτά τα άτομα ή τις υπηρεσίες τους και σημειώστε εάν υπάρχουν εξωτερικές υπηρεσίες που παρέστησαν, όπως η αστυνομία.
Διαβάστε την έκθεση και ελέγξτε για ασυνέπειες ή ελλείψεις πληροφοριών. Βεβαιωθείτε ότι η γλώσσα σας είναι απλή και κατανοητή και ότι δεν έχετε χρησιμοποιήσει γλώσσα αργαλειών ή εμπειρογνωμοσύνης.
Αρχειοθετήστε ή υποβάλετε την αναφορά το συντομότερο δυνατόν.
Συμβουλές
-
Βεβαιωθείτε ότι δεν αποκαλύπτονται εμπιστευτικές λεπτομέρειες.
