Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, η διοίκηση των επιχειρήσεων μπορεί να αισθανθεί ότι έχουν μικρή εξουσία για τη διαδικασία ή το αποτέλεσμα του ελέγχου. Μόλις όμως ολοκληρωθεί ο έλεγχος από το τμήμα εσωτερικού ελέγχου, από τους εταιρικούς ελεγκτές ή από τους εξωτερικούς ελεγκτές, η διοίκηση των επιχειρήσεων αναλαμβάνει και είναι υπεύθυνη για τη σύνταξη μιας απάντησης στην έκθεση. Οι απαντήσεις του ελέγχου θα πρέπει να είναι συγκεκριμένες, έγκαιρες και να διαθέτουν τον απαραίτητο προϋπολογισμό.
Η σύνταξη μιας σωστής απάντησης του ελέγχου είναι σημαντική, διότι οι ελεγκτές και η εκτελεστική διοίκηση θα τηρούν την επιχειρηματική διαχείριση υπεύθυνη για την παράδοση οποιωνδήποτε βελτιώσεων ελέγχου δεσμεύονται.
Ανταπόκριση σε μια έκθεση ελέγχου
Αναλάβετε συγκεκριμένες διορθωτικές ενέργειες για την αδυναμία ελέγχου που εντοπίστηκαν από τους ελεγκτές και δεν παρέχουν περιθώρια ερμηνείας των προθέσεων σας. Οι ελεγκτές θα επανεξετάσουν την απόκριση του ελέγχου σας και θα καθορίσουν εάν θα επιλύσουν τις αδυναμίες ελέγχου που έχουν εντοπίσει. Εάν η σχέση σας με τους ελεγκτές σας επιτρέπει, προσεγγίστε τις κατά τη σύνταξη κάθε απάντησης και λάβετε τα σχόλιά σας. Να είστε όσο το δυνατόν σαφέστεροι στην απάντησή σας, επειδή οι ελεγκτές θα επιστρέψουν για να βεβαιώσουν ότι έχετε αναλάβει τις ενέργειες στις οποίες δεσμεύεστε.
Ρυθμίστε ρεαλιστικές ημερομηνίες για την εφαρμογή των βελτιώσεων ελέγχου, όπως συνιστά το Γραφείο του Κρατικού Επιθεωρητή της Νέας Υόρκης, και να είστε γενναιόδωροι χωρίς να είστε υπερβολικοί. Οι αδυναμίες ελέγχου, ιδίως εκείνες που σχετίζονται με τα συστήματα τεχνολογίας της πληροφορίας, μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από ό, τι είχε αρχικά προγραμματιστεί. Τα περισσότερα τμήματα ελέγχου και διευθυντικά στελέχη επιχειρήσεων θα περιμένουν να επιτύχετε βελτιώσεις στο χρονοδιάγραμμα που έχετε ορίσει. Μπορούν να επιτραπούν τροποποιήσεις στο χρονικό πλαίσιο, αλλά θα κλονιστούν αν δεν υπάρξει δραστική αλλαγή στην επιχείρησή σας για να απαιτηθεί η αλλαγή.
Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τον προϋπολογισμό ή ότι θα το έχετε στη διάθεσή σας για να κάνετε τις αλλαγές ελέγχου που δεσμεύεστε στην απόκριση του ελέγχου σας. Προσδιορίστε όλα τα έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των αναβαθμίσεων του εξοπλισμού και των συστημάτων, του χειρόγραφου διαδικασίας και του πρόσθετου αριθμού εργαζομένων που θα απαιτηθεί για την επίλυση της αδυναμίας ελέγχου. Κλιμάρετε τις ανάγκες του προϋπολογισμού σας στο διαχειριστή σας και βεβαιωθείτε ότι τα κονδύλια μεταφέρονται από άλλες περιοχές ή τα νέα κονδύλια απελευθερώνονται για να επιτρέψουν την παράδοση των βελτιώσεων μέσα στα χρονικά πλαίσια σας. Γενικά, η εκτελεστική διοίκηση θα κατανοήσει την ανάγκη για βελτιώσεις ελέγχου που συνιστούν οι ελεγκτές και θα βρει κεφάλαια για τις αλλαγές. Εάν δεσμευθείτε να ελέγξετε τις βελτιώσεις στην απάντηση του ελέγχου σας και δεν μπορείτε να τις παραδώσετε εξαιτίας ελλειμμάτων του προϋπολογισμού, οι ελεγκτές δεν θα το αποδεχθούν ως δικαιολογία.
Ορίστε ένα άτομο ή άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή των αλλαγών ελέγχου. Πολλά άτομα ενδέχεται να είναι υπεύθυνα εάν η αλλαγή αφορά περισσότερα από ένα τμήματα, όπως οι επιχειρήσεις, η τεχνολογία και οι ανθρώπινοι πόροι. Βεβαιωθείτε ότι τα κατονομαζόμενα άτομα έχουν την εξουσία να κάνουν τις αλλαγές να συμβούν.
Συμβουλές
-
Ανεξάρτητα από το πόσο απογοητευμένοι είστε με τη διαδικασία ελέγχου ή το αποτέλεσμά της, προσπαθήστε να διατηρήσετε τις αλληλεπιδράσεις σας με τους ελεγκτές και τις απαντήσεις σας όπως και για τις επιχειρήσεις. Η επαγγελματική σας συμπεριφορά θα καταβάλλει μερίσματα όταν αλληλεπιδράτε με τους ελεγκτές στο μέλλον.
