Τα συστήματα αρχειοθέτησης προσφέρουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα στις ρυθμίσεις γραφείου. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης, όπου τα έντυπα έγγραφα κατατίθενται σε αρχειοθήκες. Ο συνηθέστερος τύπος συστήματος αρχειοθέτησης που χρησιμοποιείται είναι ένα αλφαβητικό σύστημα.
Σκοπός
Τα συστήματα αρχειοθέτησης χρησιμοποιούνται για την οργάνωση των εγγράφων και την εύκολη εύρεση των υπαλλήλων. Εγκαθίσταται ένα σύστημα αρχειοθέτησης και οι υπάλληλοι ακολουθούν το σύστημα που χρησιμοποιείται.
Πλεονεκτήματα
Τα αλφαβητικά συστήματα αρχειοθέτησης είναι ένας τύπος συστήματος που είναι εύκολο να διδάξει και να μάθει. Τα έγγραφα υποβάλλονται με αλφαβητική σειρά κατά κανόνα από το όνομα του πωλητή. Οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί να βρει ένα απαραίτητο έγγραφο εφόσον είναι γνωστό το όνομα του πωλητή.
Μειονεκτήματα
Ένα μειονέκτημα αυτού του συστήματος είναι ότι τα έγγραφα συχνά παραπλανούνται λόγω των γραμμάτων. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι αν υπάρχει κάτι που έχει κατατεθεί κάτω από έναν πωλητή πρώτο όνομα έναντι του επωνύμου, τα έγγραφα είναι δύσκολο να εντοπιστούν. Οι αλλαγές στις επωνυμίες των εταιρειών ενδέχεται να μην καταγράφονται σωστά, γεγονός που προκαλεί επίσης σύγχυση με αυτό το σύστημα αρχειοθέτησης.
