Υπάρχουν φορές που πρέπει να αλλάξετε τη θέση εργασίας ενός υπαλλήλου ή όταν πρέπει να αναθέσετε συγκεκριμένο έργο σε έναν υπάλληλο για ένα ειδικό έργο ή για ένα πεπερασμένο χρονικό διάστημα, όπως η περίοδος διακοπών ή η απουσία του άλλου εργαζομένου. Ανεξάρτητα από τις περιστάσεις, η επικοινωνία είναι ένα σημαντικό στοιχείο της ανάθεσης εργασίας. Η επικοινωνία μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ εξαιρετικής απόδοσης και ατελούς εργασίας.
Καθορίστε τους λόγους για την ανάθεση εργασίας στους υπαλλήλους σας. Η διαδικασία ανάθεσης εργασίας είναι διαφορετική για τον επανασχεδιασμό μιας περιγραφής της θέσης εργασίας απ 'ό, τι για την ανάθεση καθηκόντων για ένα ομαδικό έργο. Ο επανασχεδιασμός μιας περιγραφής της εργασίας είναι σχετικά εύκολος επειδή έχετε έναν κενό καμβά από τον οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε την ανάθεση καθηκόντων. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να αναθέσετε εργασία για έναν εκτελεστικό βοηθό, διεξάγετε έρευνες σχετικά με τα τυπικά καθήκοντα ενός βοηθού της ανώτερης διοίκησης. Από την άλλη πλευρά, εάν η ομάδα σας εργάζεται σε ένα συγκεκριμένο έργο, καθορίστε ποια καθήκοντα αποτελούν μέρος του συνολικού έργου και καθορίστε τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας.
Απογραφή των δεξιοτήτων, της εμπειρίας και των δυνατοτήτων των εργαζομένων σας. Επιπλέον, ρωτήστε τους υπαλλήλους για την προηγούμενη επαγγελματική τους εμπειρία και τα ενδιαφέροντα σταδιοδρομίας τους. Σύμφωνα με τα ΜΜΕ των γυναικών, η ανάθεση απαιτεί αποτελεσματικά την προσοχή στο σετ δεξιοτήτων ενός υπαλλήλου. Δηλώνει: "Βεβαιωθείτε ότι μεταβιβάζεστε σε κάποιον που μπορεί να ολοκληρώσει επιτυχώς το έργο στο χέρι." Αυτή είναι η ευκαιρία σας να παρακινήσετε τους εργαζόμενους που θέλουν να επιδείξουν τις ικανότητές τους και να βελτιώσουν την αξία τους στην οργάνωση.
Κατασκευάστε μια λίστα αναθέσεων. Χρησιμοποιήστε την ανασκόπηση των βιογραφικών, των εφαρμογών και των εισροών των εργαζομένων για να προσδιορίσετε ποιος έχει τις απαιτούμενες δεξιότητες για να εκτελέσει το έργο. Αν έχετε δύο ή περισσότερους υπαλλήλους που είναι εξίσου εξειδικευμένοι και έχουν συμφέρον να εκτελέσουν την ίδια δουλειά, επινοήστε έναν τρόπο να χωρίσετε τις ευθύνες έτσι ώστε ένας υπάλληλος να μην ευνοείται πάνω από τον άλλο.Εάν υπάρχουν ελάχιστες διαφορές όσον αφορά τα προσόντα των εργαζομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να ανατεθεί στον υπάλληλο με τα καλύτερα προσόντα και να ορίσετε έναν αναπληρωτή σε περίπτωση που ένας μόνο υπάλληλος δεν μπορεί να ολοκληρώσει την εργασία.
Αναπτύξτε μια μέθοδο επικοινωνίας που εξηγεί το έργο που έχει ανατεθεί, τα απαιτούμενα προσόντα και τις προσδοκίες. Αυτό είναι το πιο σημαντικό βήμα στην ανάθεση καθηκόντων εργασίας, επομένως η επικοινωνία σας πρέπει να είναι σαφής και πρέπει να απευθύνεται σε κάθε στοιχείο του έργου. Τα προσδοκώμενα αποτελέσματα και οι προσδοκίες απασχόλησης αποτελούν μέρος των προτύπων απόδοσης. Τα πρότυπα απόδοσης είναι μετρήσεις που χρησιμοποιείτε για εκτιμήσεις επιδόσεων. Ένα δείγμα επιδόσεων δείγματος για την εκχωρηθείσα εργασία θα μπορούσε να είναι "Χρησιμοποιήστε την Microsoft Access για να εισάγετε 100 εγγραφές πωλήσεων ανά εβδομάδα με ακρίβεια τουλάχιστον 98 τοις εκατό." Χρησιμοποιώντας αυτό το παράδειγμα, αναθέτετε μια νέα εργασία καθώς και καθορίζοντας ένα πρότυπο απόδοσης για να ενσωματωθεί στην αξιολόγηση απόδοσης του υπαλλήλου.
Συζητήστε τη νέα εργασία με τον υπάλληλο. Να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με το πώς να εκτελέσετε την εργασία, τις προθεσμίες και σε ποιους θα πρέπει ο εργαζόμενος να κατευθύνει τυχόν ερωτήσεις σχετικά με την αποστολή. Αυτό είναι μέρος της μεθόδου επικοινωνίας σας. Πρέπει να είστε σε θέση να εξηγήσετε πλήρως το έργο, γιατί είναι σημαντικό για τον οργανισμό, ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες και πώς ο εργαζόμενος επωφελείται από την ανάληψη του νέου έργου. Οι εργαζόμενοι που ενδιαφέρονται για την επαγγελματική εξέλιξη ή τη βελτίωση των δεξιοτήτων ενδιαφέρονται να μάθουν πώς επωφελούνται από την αποδοχή νέων ευθυνών.
