Οι εκδηλώσεις συγκέντρωσης κεφαλαίων διοικούνται από μικρές κοινωνικές ομάδες και θεματικές γλάλες σε δημόσιες εκδηλώσεις. Σύμφωνα με τον Π. Burke Keegan, συγγραφέα του "Fundraising for Nonprofits," πριν προγραμματίσετε ένα γεγονός, πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίσετε το 50% των συμμετεχόντων σας για μια μικρή, ιδιωτική συγκέντρωση. Για μια υπερβολή, το 35% θα κάνει, λέει. Παρόλο που μια ανακοίνωση στο χαρτί προσελκύει όλους τους συμμετέχοντες σε μια δημόσια εκδήλωση στο πάρκο, τα γεγονότα που χρειάζονται μεγάλη οικονομική δέσμευση ή περιορισμένη λίστα προσκεκλημένων απαιτούν προσωπική πρόσκληση για να διασφαλιστεί η συμμετοχή αυτής της ομάδας.
Επιλέξτε τη μορφή. Διατηρήστε λεπτομερείς επιστολές πολλαπλών σελίδων για πιθανούς χορηγούς γεγονότων ή σε σημαντικούς δωρητές του δικαστηρίου. Για την πραγματική λίστα των επισκεπτών, η παρουσία του ατόμου ή του ζευγαριού στην εκδήλωση παραμένει ο πρωταρχικός στόχος. Επιλέξτε μια τυπωμένη ή χαραγμένη κάρτα μονής πλάκας για τα πιο επίσημα γεγονότα. Για casual φόρεμα γεγονότα, ένα τυπωμένο γράμμα αρκεί.
Ανοίξτε την πρόσκληση με χαιρετισμό ή με ανακοίνωση ένταξης. Για μια επιστολή, απευθύνετε την πρόσκληση χρησιμοποιώντας τον κοινωνικό τίτλο του ατόμου, όπως ο Δρ, ο κ., Η κυρία ή η κυρία. Επέκταση της πρόσκλησης εξ ονόματος του οργανισμού. Εάν η πρόσκληση δεν είναι εξατομικευμένη, παραλείψτε να απευθυνθείτε στο άτομο με το όνομα και να ξεκινήσετε με το μήνυμα του οργανισμού. Για παράδειγμα, "Το Ίδρυμα συλλέκτη Widget σας προσκαλεί να παρευρεθείτε στο Gala Under the Stars".
Επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης. Ορίστε τη μορφή και τον σκοπό της εκδήλωσης, για παράδειγμα: "Ένα επίσημο δείπνο με έσοδα που ωφελούν το Πρόγραμμα Εξωχώρησης του WCF". Τραβήξτε τον παραλήπτη με νέα για μια διασημότητα που παρευρέθηκε ως κύριος της τελετής ή ένας κύριος ομιλητής.
Συμπεριλάβετε την ώρα, την ημερομηνία και την τοποθεσία. Οι αιτήσεις συμμετοχής απευθύνονται σε συγκεκριμένο εθελοντή ή φιλανθρωπικό υπάλληλο ή σε συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Καταχωρίστε το τέλος εγγραφής. Υποδείξτε εάν αξιολογείται ανά άτομο, συμβαλλόμενο μέρος, πίνακα ή ομάδα. Ανακοινώστε τυχόν εκπτώσεις που εκτιμήθηκαν για την προχωρημένη αγορά εισιτηρίου
Προσθέστε τον κύριο αριθμό του χώρου έτσι ώστε οι χαμένοι συμμετέχοντες να μπορέσουν να διευκρινίσουν τις οδηγίες την ημέρα της εκδήλωσης. Διευκρινίστε τον σκοπό του αριθμού. Για παράδειγμα, γράψτε, "Για οδηγίες μόνο." Εναλλακτικά, εκτυπώστε έναν μικρό χάρτη στην πίσω πλευρά ενός γράμματος ή συμπεριλάβετε ένα μικρό ένθετο χάρτη μέσα σε μια κάρτα πρόσκλησης.
Κλείστε με ένα γάντζο. Ράλλυ προσκαλεί να συμμετάσχει με μια τελευταία λόγο. Υπενθυμίστε τους λόγους για τους οποίους το γεγονός είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, "Ας σώσει τα σκυλιά στην Orange County μαζί."
