Η διατύπωση και το στυλ μιας πρόσκλησης για επίσημη παρουσίαση των επιχειρήσεων, όπως η έναρξη ενός προϊόντος, η ιατρική διάσκεψη ή η συνάντηση της εκτελεστικής επιτροπής, μπορούν να βοηθήσουν στη ρύθμιση του τόνος για την εκδήλωση. Η διάδοση της διακριτικής φύσης του γεγονότος και η αποκλειστικότητα του καταλόγου προσκεκλημένων μπορεί να πείσει τους παραλήπτες να παραστούν.
Γράψτε την πρόσκληση στο πρώτο άτομο, όπως θα έπρεπε να προέρχεται από τον οικοδεσπότη του συμβάντος. Οδηγήστε με ένα ισχυρό ανοιχτήρι που αναφέρει τη φύση της παρουσίασης. Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να πει, "Θα μου τιμήσει αν θα παρακολουθήσετε την αποκάλυψη των τελευταίων προϊόντων τεχνητής νοημοσύνης μας".
Προσαρμόστε κάθε επιστολή πρόσκλησης στον παραλήπτη. Εισαγάγετε το όνομά τους στο χαιρετισμό. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Δρ Klein." Δηλώστε την αξία του να έχει ο παραλήπτης να παρακολουθήσει την παρουσίαση, όπως: "Λαμβάνοντας υπόψη την προηγμένη δουλειά σας στην επεξεργασία φυσικής γλώσσας, η ομάδα ανάπτυξης προϊόντων μας θα ήταν ενθουσιασμένη να ακούσει την εμπειρογνωμοσύνη σας για το νέο μας λογισμικό εξελίξεις."
Περιγράψτε τα περιεχόμενα της παρουσίασης. Για παράδειγμα, ο Tom Harris, διευθύνων σύμβουλος της ομάδας ανάπτυξης προϊόντων μας, θα δώσει μια σύντομη διάλεξη για την τελευταία τεχνολογική μας έρευνα. Στη συνέχεια, θα αποκαλύψουμε τα τρία τελευταία καταναλωτικά προϊόντα που αναπτύχθηκαν με βάση τα ερευνητικά μας ευρήματα."
Αναφέρετε τυχόν αναψυκτικά, δείπνα ή ψυχαγωγία που θα παρασχεθούν. Για παράδειγμα, "Μια δεξίωση κοκτέιλ θα ακολουθήσει την παρουσίαση."
Εξηγήστε τον κατάλληλο κώδικα ενδυμασίας για την εκδήλωση, όπως επαγγελματική επαγγελματική ή επαγγελματική ενδυμασία.
Ζητήστε από τον παραλήπτη να αποδώσει μια συγκεκριμένη ημερομηνία, συνήθως σε 2 έως 4 εβδομάδες πριν από την παρουσίαση.Παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας και την προτιμώμενη μέθοδο με την οποία πρέπει να απαντήσουν, όπως μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κλείστε την πρόσκληση εκφράζοντας την ελπίδα ότι ο προσκεκλημένος θα παρευρεθεί και ότι ανυπομονούμε να τον δούμε. Έχετε υπογράψει την κάθε πρόσκληση.
Συμβουλές
-
Εκτυπώστε τις προσκλήσεις στο επιστολόχαρτο της εταιρείας για επαγγελματική εμφάνιση και αίσθηση. Εκτελέστε τους φακέλους μέσω του εκτυπωτή, αν είναι δυνατόν, που παράγει μια πιο γυαλισμένη εμφάνιση από αυτή των ετικετών διευθύνσεων.
